Akter
Ny proces for akt- og dokumentsamarbejde
Arbejdet med vedhæftede dokumenter på akter er blevet forbedret og tillader nu i højere grad samarbejde internt i organisationen. Dokumenter og den akt, de ligger på, kan åbnes i redigeringstilstand uafhængigt af hinanden. Det betyder, at forskellige brugere kan redigere forskellige dokumenter på akten samtidig. Det er dog ikke muligt for brugere at redigere samme objekt (akt eller dokument) samtidigt.
| Det er en begrænset række filtyper, der kan redigeres på denne måde. Filtyperne fra Office-pakken er inkluderet som standard. Filtyperne kan konfigureres i samarbejde med cBrain. |
Redigér akter og dokumenter separat
Når du sætter en akt eller et dokument i redigeringstilstand i F2 version 10, er det kun pågældende akt eller dokument, der åbner til redigering. Det betyder for eksempel, at du kan arbejde med et vedhæftet dokument, mens en anden bruger samtidigt kan redigere aktens metadata uden at påvirke dit arbejde. Det kræver fortsat skriveadgang til dokumenter at redigere aktens vedhæftede dokumenter og fuld skriveadgang til akten for at redigere dens metadata. Læs mere i Adgang til akter.
| Sætter du en akt i redigeringstilstand, sætter du også dens akt- og eventuelle godkendelsesdokument i redigeringstilstand. Det er derfor ikke muligt for én bruger at redigere fx aktdokumentet, mens en anden redigerer aktens metadata. |
Dobbeltklik på et dokument for at åbne det. Du kan her vælge, om dokumentet skal åbnes i læse- eller redigeringstilstand. Du kan også åbne dokumentet ved at højreklikke på det og vælge Ret dokument. Mens du arbejder på dokumentet, kan en af dine kolleger rette akten ved at klikke på Ret i aktvinduets bånd, og en anden kan arbejde med et af aktens andre vedhæftede dokumenter ved at følge samme fremgangsmåde som dig.
Nye ikoner viser, at akter og dokumenter redigeres
F2 bruger nu blyantikoner 
til at indikere, at et vedhæftet dokument redigeres af en anden bruger. Du kan se ikonet på vedhæftede dokumenter i alle F2’s vinduer. Hold markøren over dokumentet for at se et tooltip om, hvem der redigerer dokumentet, og hvornår de begyndte deres arbejde.
Funktionen Ret i aktvinduets bånd har også fået nyt ikon.
Når en anden bruger har sat akten i redigeringstilstand, skifter ikonet til Overtag redigering. Du kan derfor se, at akten redigeres, og du får muligheden for at overtage arbejdet som beskrevet i Overtag arbejdet med en akt.
Overtag arbejdet med en akt
Processen for at overtage akter, andre brugere redigerer, er blevet markant forbedret. Ud over at det er blevet mere synligt, at akten redigeres, sikrer nye navne og dialoger, at processen er gennemskuelig. Overtagelse af en akt kræver, at du har fuld skriveadgang til akten.
Du kan overtage arbejdet med en akt, inklusive dens akt- eller godkendelsesdokument, ved at klikke på Overtag redigering i båndet. Menupunktet erstatter Ret, når en anden bruger sætter akten i redigeringstilstand.
I dialogen Akten redigeres af en anden bruger kan du se, hvem der redigerer akten, og hvornår de begyndte. Klik Overtag redigering for at fortsætte.
Når du overtager redigeringen, bliver den anden bruger straks notificeret af F2 om, at du har overtaget akten. Du kan gemme akten, når brugeren, du overtog fra, har klikket Fortryd i aktens bånd.
| Har du overtaget redigeringen ved en fejl, er det muligt at gøre det om. Klik på Fortryd i båndet for at give brugeren, du overtog akten fra, mulighed for igen at gemme sit arbejde. |
Du kan også vælge at overtage arbejdet med et af aktens vedhæftede dokumenter. Læs mere om denne proces i Overtag arbejdet med et dokument.
Fortsæt arbejdet med akter fra en anden computer
F2 giver nu besked, hvis du er ved at overskrive dine egne ændringer til akt- og godkendelsesdokumenter. Det kan ske, hvis du arbejder på samme akt fra to forskellige computere, som i eksemplet nedenfor.
Eksempel: Albert redigerer et aktdokument på en computer, der står arbejdspladsen, men glemmer at gemme det. Senere åbner han samme akt fra en anden computer på sit hjemmekontor og sætter den i redigeringstilstand. F2 tilbyder her at gendanne de ugemte rettelser, som Albert tidligere har foretaget i aktdokumentet. Dermed kan han arbejde videre med akten på sin hjemmecomputer og gemme rettelserne. Når han vender tilbage til sin arbejdscomputer og forsøger at gemme aktdokumentet, gør F2 ham opmærksom på, at han allerede har gemt en nyere version. Albert klikker derfor Nej i dialogen Du har allerede gemt dette Aktdokument for at bevare den version af akten, som han gemte fra sit hjemmekontor.
Forbedret proces for gendannelse af akt- og godkendelsesdokumenter
Processen for gendannelse af akt- og godkendelsesdokumenter efter uventede lukninger af F2 er blevet forbedret. Den nye proces giver bedre overblik over akt- og godkendelsesdokumenter med ændringer, der kan gendannes. F2 viser desuden, hvilke ændringer gendannelsen indebærer via en direkte sammenligning mellem det eksisterende og det gendannede akt- eller godkendelsesdokument.
Den forbedrede proces gør det med dialogen Dokumentgendannelse nemmere at overskue og håndtere gendannelser, hvor andre brugere har lavet ændringer i mellemtiden. Her er det bl.a. muligt at gemme de gendannede rettelser i en ny akt. Læs mere om, hvordan dette påvirker processen under En anden bruger har ændret aktdokumentet.
Dialogen Dokumentgendannelse åbner ikke, hvis det er dig selv, der har foretaget ændringer i akt- eller godkendelsesdokumentet på en anden computer. Læs mere om denne situation i Fortsæt arbejdet med akter fra en anden computer.
Automatisk gendannelse ved genstart
Hvis F2 lukkede uventet, mens du arbejdede på en akt, bliver du automatisk tilbudt at gendanne akt- og godkendelsesdokumenter ved næste opstart.
Når du starter F2 efter lukningen, åbner dialogen Dokumentgendannelse. Dialogen viser de akt- og godkendelsesdokumenter, du ændrede og ikke nåede at gemme før den uventede lukning.
| Hvis du også havde vedhæftede dokumenter åbne til redigering, da F2 lukkede uventet, åbner de og deres akter i forgrunden og kan potentielt skjule dialogen Dokumentgendannelse. |
Fra dialogen kan du tage stilling til hver enkelt akt- og godkendelsesdokument ved at klikke på Vis ændringer… eller Kassér ændringer. Vil du vente med at tage stilling til de viste akt- og godkendelsesdokumenter, skal du klikke på Udsæt.
Når du klikker Vis ændringer… for et akt- eller godkendelsesdokument, åbner dialogen Der er ugemte ændringer i akt-/godkendelsesdokumentet.
I venstre side vises et preview af din version af dokumentet, der er blevet gendannet. Vælg Gendan ugemte ændringer under previewet (1), hvis denne version af aktdokumentet skal gemmes. I højre side vises et preview af det aktuelle indhold af akten, som sidst er gemt i F2. Vælg Bevar aktuelt indhold under previewet (2) for at kassere dine ændringer og bevare den aktuelle version af dokumentet. Når du har valgt en af mulighederne, kan du klikke Udfør og åbn valgte for enten at gemme eller kassere rettelserne. Herefter åbner den relevante akt.
Du kan på ethvert tidspunkt klikke Fortryd nederst til højre for at lukke dialogen og vende tilbage til oversigten i Dokumentgendannelse.
Manuel gendannelse
Du kan når som helst håndtere udsatte gendannelser af akt- og godkendelsesdokumenter. Det gør du i dialogen Dokumentgendannelse, som åbnes fra fanen F2 i hoved-, akt- eller sagsvinduet.
Håndtér en enkelt akt ved at åbne den. Når akten åbner, vises den som et tomt aktvindue, og dialogen Der er ugemte ændringer i akt-/godkendelsesdokumentet åbner i forgrunden. Herfra har du samme behandlingsmuligheder som beskrevet i Automatisk gendannelse ved genstart. Når du har gemt eller kasseret de gendannede rettelser, indlæses det valgte indhold i aktvinduet, og du kan arbejde videre med akten.
En anden bruger har ændret aktdokumentet
Det kan ske, at en anden bruger retter et akt- eller godkendelsesdokument, før du når at gendanne det. Her kan F2 ikke kan afgøre, hvilken version der er den rigtige at gemme. Du skal derfor håndtere situationen manuelt.
Når du åbner dialogen Dokumentgendannelse, kan du i kolonnerne Senest ændret af og Senest ændret se, hvem der sidst har ændret dokumentet og hvornår. Du kan derfor udlede fra kolonnerne, om andre brugere har ændret og gemt akt- eller godkendelsesdokumentet, du ønsker at gendanne.
Du håndterer konflikter ved at vælge et akt- eller godkendelsesdokument i oversigten og klikke Vis ændringer…. Dialogen Der er ugemte ændringer i akt-/godkendelsesdokumentet åbner. Informationen og behandlingsmulighederne i dialogen viser, at der findes to versioner af dokumentets indhold.
I vinduet kan du se et preview af dine gendannede ændringer (venstre) og den anden brugers gemte ændringer (højre). Du kan vælge at kassere dine ændringer ved at klikke på Kassér ændringer, eller du kan gemme dem i en kopi af den oprindelige akt ved at klikke på Gem kopi og åbn akter. Vælger du at gemme en kopi, åbner akten med kopien efterfølgende.
| F2 opretter kun en kopi af akt- eller godkendelsesdokumentet. Vedhæftede dokumenter og metadata såsom adgangsniveau og sagstilknytning kopieres ikke. |
Du kan klikke Fortryd nederst til højre for at lukke dialogen og vende tilbage til oversigten i Dokumentgendannelse.