På vegne af
Der kan opstå en lang række situationer, hvor det kan være nødvendigt at give en bruger adgang til en anden brugers indbakke, enten for en given periode eller på en mere permanent basis, eksempelvis en sekretærs adgang til en chefs indbakke.
Der er grundlæggende to måder at tildele ”på vegne af”-rettigheder:
-
Den permanente tildeling som gives via administrator
-
En ad hoc-tildeling, som også kan gives af den enkelte bruger.
Den permanente tildeling af ”på vegne af” administreres af en bruger med privilegiet ”På-vegne-af-administrator”.
En bruger, der får tildelt ”på vegne af”-rettigheder, har ”på vegne af”-adgang til den anden brugers F2, også dennes akter, som ligger i ”Min private akter”. Der kan vælges mellem følgende ”på vegne af”-rettigheder:
-
”Kan udføre alle handlinger”
Nedenfor gennemgås, hvordan en bruger med privilegiet ”På-vegne-af-administrator”. kan tildele ”på vegne af”-rettigheder til andre brugere.
| Det er under visse omstændigheder også muligt at gå på vegne af en deaktiveret bruger. |
Opsætning af ”På vegne af”
Ved klik på menupunktet På vegne af, på ”Administrator”-fanen åbner dialogen ”På vegne af”.
Her vises, hvilke brugere der har ”på vegne af”-rettigheder til andre brugere. I dialogen kan der tildeles og/eller fjernes ”på vegne af”-rettigheder.
Klik på Ny for at oprette en ny ”på vegne af”-relation. En dialog åbner, og i denne dialog angiver administrator, hvilken bruger der skal have ”på vegne af”-rettigheder til en anden brugers F2.
Derudover vælges, hvilke rettigheder brugeren skal kunne udføre ”på vegne af”:
-
”Kan udføre alle handlinger”. Det vil sige fulde ”på vegne af”-rettigheder.
-
”Kan håndtere godkendelser”. Det vil sige delvise ”på vegne af”-rettigheder.
Hvis en bruger får adgang til at håndtere godkendelser for f.eks. en chef, er det muligt at vælge, hvor vedkommende skal notificeres, når der kommer en ny godkendelse.
Der vælges mellem en notifikation i brugerens personlige indbakke, alle brugerens enhedsindbakker eller en specifik enhedsindbakke.
Vælges en specifik enhedsindbakke, vises feltet ”Enhed”. Her angives den enhedsindbakke, som notifikationen skal modtages i.
Der kan angives et tidsrum, hvori ”på vegne af”-adgangen skal være aktiv. Vælges der intet tidsrum, er adgangen aktiv fra den oprettes, og indtil den fjernes igen.
Afslut ved klik på OK.
På vegne af deaktiveret bruger
Det kan være nødvendigt at gå på vegne af en deaktiveret bruger. Det kan eksempelvis være for at ændre den ansvarlige på en akt eller for at skifte adgangsbegrænsningen på akter og sager.
Det er ikke muligt at fremsøge en deaktiveret bruger i "På vegne af"-dialogen. Du kan gå på vegne af en deaktiveret bruger, hvis på vegne af-rettigheden blev sat op, mens brugeren stadig var aktiv.
For det tilfælde, at du har brug for at opsætte en på vegne af-rettighed efter, at en bruger er blevet deaktiveret, skal du aktivere brugeren, før du kan sætte rettigheden op. Når rettigheden er sat op, kan du efterfølgende deaktivere brugeren igen.