Opret ny sag

Ved oprettelse af en ny akt er det muligt at tilknytte akten til en eksisterende sag eller at oprette en ny sag. Oprettelse af en ny sag udføres fra dialogen ”Ny akt” i feltet ”Sag” ved at skrive enten ”+” eller ”Ny sag” og derefter trykke Enter.

Dialogen ”Ny sag” åbner, og her udfyldes sagens titel og relevante metadata, som journalplan, handlingsfacet, kassationskode og sagsforløb. Afhængigt af F2’s opsætning kan der også være mulighed for at vælge en sagsskabelon, som kan påvirke, hvilke metadatafelter der skal udfyldes.

Sagsskabeloner er et modul til F2. Det er muligt at have flere sagsskabeloner i samme F2-installation alt efter, hvad der findes af arbejdsområder i organisationen. Det kan for eksempel være en sagsskabelon til HR-sager, der foreslår et specifikt journalplansnummer og automatisk sætter en sikkerhedsgruppe på sagen. Læs mere om sagsskabeloner.

Klik på OK for at oprette sagen.

Det er muligt at tilknytte en eksisterende akt til en ny sag. Dette gøres enten i aktvinduet eller via højrekliksmenuen i hovedvinduet.

I aktvinduet (når akten er i redigeringstilstand) skrives enten ”+” eller ”Ny sag” i feltet ”Sag”, og derefter trykkes Enter. Dialogen ”Ny sag” åbner (se figuren ovenfor).

Udfyld dialogen ”Ny sag” med de relevante metadata, og klik på OK, og sagen oprettes. F2 foreslår at bruge aktens titel som sagens titel ved oprettelse af en sag på en eksisterende akt. Dette kan ændres til en sagsrelevant titel, både inden den nye sag oprettes og efter oprettelsen.

Når akten efterfølgende gemmes ved klik på Gem, er akten tilknyttet den nye sag.

Ved tilknytning af eksisterende akt til ny sag via hovedvinduet markeres den eller de pågældende akter i resultatlisten i hovedvinduet, og fra højrekliksmenuen vælges Tilknyt akter til sag.

Herefter åbner dialogen ”Tilknyt akter til sag”, hvor der i feltet ”Sag” enten skrives ”+” eller ”Ny sag”. Ved tryk på Enter åbner dialogen ”Ny sag”.

Udfyld dialogen ”Ny sag” med de relevante metadata, og klik på OK, og sagen oprettes.

Klik på OK i dialogen ”Tilknyt akter til sag”, når sagen er oprettet, for at tilknytte akterne den nye sag. Er de valgte akter allerede tilknyttet en sag, flyttes akterne til den nye sag.

Det anbefales at arbejde efter enkeltsagsprincippet for at sikre, at det kun er relevante akter og dokumenter, der gemmes på en sag. Denne fremgangsmåde letter samtidig afslutning og journalisering af en sag. Enkeltsagsprincippet vil sige, at du udtænker en sagstype for hver arbejdsproces i dit arbejde.

Hvis du eksempelvis arbejder med tilskudsadministration, kan det give mening at oprette en ny sag for hver afgørelse, der skal træffes. Derved kunne en simpel tilskudsadministration indeholde tre sagstyper:

Det er en god idé at navngive sagerne efter en fast struktur. En navngivningsstruktur kunne være [myndighedsservice] - [arbejdsproces] - [borgernavn].

Ved at følge enkeltsagsprincippet og en fast navngivningsstruktur er det nemmere at oprette personlige, dynamiske søgninger i F2. Søg fx efter sagstitlen "Tilskud til vilde haver - Udbetaling." Listen viser dig alle sager, hvor disse ord indgår i titlen.