Chat

Deltagere til chatten kan tilføjes via feltet ”Tilføj deltager” på tre måder:

Når chatdeltagere er tilføjet til chatten, fremgår de på listen over deltagere i chatvinduets højre side. Deltagere i en chatsamtale kan også selv tilføje yderligere deltagere til samtalen. Har deltagerne i en chatsamtale tilføjet et billede til deres brugerprofil, vil det fremgå på deltagerlisten i chatsamtalen.

Hvis du er den eneste deltager i en chatsamtale, vises en advarselsbesked i chatvinduet.

Det er muligt for en chatdeltager at se, om de øvrige chatdeltagere er online, offline eller har markeret sig som ”ikke til stede”. Dette fremgår i chatdialogens højre side, hvor chatdeltagerne ses. Tooltippet for en chatdeltager, som er markeret som ”ikke til stede”, viser, hvornår chatdeltageren er tilbage, hvis den pågældende bruger har angivet dette.

Klik på ”fjern deltager”-ikonet ud for en chatdeltager for at fjerne deltageren fra chatten. Det er kun opretteren af chatsamtalen, der kan fjerne sig selv fra chatten. Øvrige deltagere kan fjerne sig selv eller andre deltagere på chatten.

Du skriver din chatbesked i skrivefeltet nederst i chatvinduet.

Send chatbeskeden ved at klikke på ”send chat”-ikonet eller taste Ctrl + Enter. Chatsamtalen vises over skrivefeltet.

Ikke-gemte beskeder og chatdeltagere huskes ved skift mellem chats og noter i vinduet. Der gives en advarsel, hvis vinduet forsøges lukket, mens der er ikke-afsendte beskeder. Chatvinduet husker også, hvis der er tilføjet chatdeltagere på en ikke-gemt chat.

Når en chat sendes til én eller flere chatdeltagere, modtager deltageren akten med chatten i deres indbakke. Læs mere om modtagelse af en chat.

Hvis en chatdeltager har set den seneste chatbesked, markeres dette med ”læst”-ikonet ud for chatdeltageren.

I venstre side af chatvinduet er oversigten over chatsamtaler og noter, som du er involveret i på den pågældende akt. Her vises chatsamtalernes titler og deltagere. Tallet i parentes angiver antallet af chatdeltagere.

Hvis en chat ikke er navngivet, vises deltagernes initialer som chattens overskrift. Deltagernes fulde navne vises i et tooltip. Er der kun to deltagere på chatten, vises den anden brugers navn som chattens overskrift.

Listen af chatdeltagere i titlen er prioriteret efter seneste chatindlæg. Det vil sige, at den bruger, der senest har skrevet et indlæg, står forrest.

Funktionerne for chatvinduet er samlet i en dropdown-menu i højre hjørne af chatvinduet.

I det følgende gennemgås funktionerne.

En chatmodtager modtager akten, chatten ligger på, i sin indbakke. Akten er markeret med fed skrift, og chatikonet vises i resultatlisten med en blå cirkel, hvis kolonnen ”Beskedikon” er vist i den pågældende liste. Ikonet indikerer, at der er mindst én ulæst chat på akten. Den blå cirkel forsvinder, når alle nye chats er åbnet, da de dermed er læst. Er kolonnen ikke synlig, kan den tilføjes resultatlisten.

Chatindholdet kan læses i chatikonets tooltip som vist nedenfor.

Hvis preview er slået til i hovedvinduet, vises chatikonet over aktindholdet. Klik en enkelt gang på chatikonet for at se et kort uddrag af chattens indhold i previewvisningen. Er der flere chats på samme akt, vises disse chats under hinanden som vist i eksemplet nedenfor.

Det er desuden også muligt via previewvisningen at markere modtagne chats som læst. Samme visning af chats findes også i aktvinduet.

I aktvinduet er chats på akten placeret i højre side over dokumentområdet.

Hold markøren over en chat for at se et tooltip, som viser alt indhold i chatten, hvis chatten eksempelvis er særlig lang. Tooltippet vises i ti minutter.

Den enkelte bruger kan læse sine chats i alle de enheder, som brugeren har jobroller i, uanset hvilken jobrolle brugeren er logget ind med. Der skal således ikke skiftes rolle for at læse de chats, som brugeren personligt modtager i andre enheder end den, som brugeren er logget ind i.

Set/uset-markeringen for chats sker for brugeren selv samt for alle de enheder, som brugeren har jobroller i.

Når en akt deles ved brug af chatten, vil det følge det grundlæggende princip for adgangsrettigheder til en akt. Så medmindre chatmodtageren allerede har en højere adgangsrettighed til akten, får chatmodtageren adgangsrettigheden under den, som chatafsenderen har.

Det betyder, at hvis en bruger med fuld skriveadgang til akten chatter denne til en anden bruger, får modtageren skriveadgang til dokumenter. Adgangsrettigheder ved chat er beskrevet i nedenstående tabel.

En chatmodtagers adgangsforhold til en akt er bestemt af adgangsniveauet på akten og hvilke adgangsrettigheder chatafsenderen har.

Eksempel 1: Hans i HR opretter en akt, som automatisk får adgangsniveauet ”Involverede”. Som aktopretter har Hans fuld skriveadgang til akten og dens dokumenter. Hans chatter herefter akten til sin kollega, Hugo. Fordi Hugo bliver involveret i akten gennem chatten, bliver hans adgangsrettigheder bestemt som vist i skemaet: Hugo får skriveadgang til dokumenter.

Eksempel 2: Hans udvider nu adgangsniveauet på akten til ”Enhed”, dvs. ”HR”, og chatter den til Hilda, der arbejder i HR sammen med Hans og Hugo. Som chatmodtager får Hilda skriveadgang til aktens dokumenter, men fordi Hans har udvidet adgangsniveauet, får både Hilda og Hugo fuld skriveadgang til akten og dens metadata. Det er altså det højeste niveau af rettigheder, der er gældende.

Eksempel 3: Hans sætter nu adgangen på akten til ”Alle” og chatter den til Ann i Administration. Det nye adgangsniveau giver alle i myndigheden læseadgang til akten, og som chatmodtager får Ann desuden skriveadgang til dokumenter. Hildas og Hugos rettigheder bliver ikke påvirket af denne ændring.

Funktionen ”Ny chat til alle” anvendes på e-mails for at chatte til alle involverede. Funktionen findes i hoved- og aktvinduets bånd.

I stedet for manuelt at skulle indtaste parter fra hhv. ”Fra”-, ”Til”- og ”Xbc”-feltet i en ny chat, kan i stedet klikkes på Ny chat til alle.

F2 opretter dermed en chat, hvor alle e-mailens parter automatisk tilføjes som deltagere i chatten.

Klik på Ny chat til alle for at chatte til følgende parter: