E-mail

Når du opretter en ny e-mail i simpel tilstand, åbner det enkle vindue ”Ny e-mail” i stedet for aktvinduet. I det enkle vindue er forsendelsesfelterne foldet ud.

I simpel tilstand er det muligt at vedhæfte filer fra brugerens PC ved klik på Vedhæft i båndet.

I vinduet ”Ny e-mail” er størstedelen af F2’s funktionalitet relateret til sagsbehandling deaktiveret. Det betyder, at simple e-mails er hurtigere at oprette og sende end detaljerede e-mails, men en række funktioner er ændret:

Ved klik på Sagsbehandling i øverste højre hjørne skifter vinduet fra simpel tilstand til aktvinduet med forsendelsesfelterne foldet ud. E-mailen er nu i detaljeret tilstand. I aktvinduet er alle aktens funktioner tilgængelige i båndet.

E-mails afsendt i simpel tilstand påvirker ikke modtagelsen af e-mailen. Sendes en e-mail i simpel tilstand internt i F2, modtages den som enhver anden indkommende e-mail, og modtageren har mulighed for at behandle den. Adgangsniveauet for e-mails i simpel tilstand afhænger af organisationens valgte adgangsniveau for nye akter. Dette er som standard ”Involverede”.

Nye e-mails åbner i detaljeret tilstand afhængig af brugerens personlige opsætning eller efter klik på Sagsbehandling på en e-mail i simpel tilstand.

I forbindelse med oprettelse af en e-mail, uanset tilstand, angives følgende informationer i metadatafelterne:

En part kan kopieres mellem ”Til”-, ”Cc”- og ”Xbc”-felterne på en akt ved at markere parten og holde venstre musetast nede, mens den flyttes (”drag and drop”).

Modtagere i felterne ”Til”, ”Cc” og ”Xbc” kan vises i en listeform, så det er tydeligt for afsender at se, hvem der er angivet som modtagere af en e-mail.

Ved klik på foldes linjerne ud, og en overskuelig liste over samtlige modtagere vises.

Det er muligt at få vist flere oplysninger om en tilføjet part ved at holde musen over partens navn.

Er det en intern part viser tooltippet onlinestatus, om parten er ”Ikke til stede” og oplysninger om partens jobroller.

Partens egenskaber kan tilgås fra e-mailen ved at højreklikke på parten og vælge Vis egenskaber.

Herefter åbner partsegenskabsdialogen med brugerens navn som titel.

En ukendt part kan gemmes i F2’s partsregister ved hjælp af dialogen ”Opret parter i partsregisteret”.

Her er det muligt at oprette en ny part eller erstatte den ukendte part med en eksisterende part ved enten at vælge ”Opret parter” eller ”Erstat valgt”. I dialogen vælges også placering for parten.

Markér en eller flere parter i dialogen for at tage stilling til dem. Når der er taget stilling til en part, forsvinder den fra dialogen.

Hvis en ukendt part skal erstattes med en part, der allerede findes i partsregisteret, klikkes på Erstat valgt. Dette åbner dialogen ”Vælg part”, hvorfra en eksisterende part kan fremsøges.

Klik eventuelt på Vælg placering for at oprette de markerede parter under en anden knude i partsregisteret end den, der foreslås i kolonnen ”Placering”.

Klik på Opret parter nederst til højre for at oprette de markerede parter som nye parter i partsregisteret.

Hvis de markerede parter ikke skal oprettes, klikkes på Spring valgte over, hvorefter de fjernes fra dialogen. Al oprettelse kan også springes over ved at klikke på Spring over nederst til højre i dialogen. Næste gang dialogen åbnes, vil parterne fremgå igen, såfremt de stadig ikke er oprettet i partsregisteret.

Klik på Vælg placering i dialogen ”Opret parter i partsregisteret” for at åbne dialogen ”Vælg part”. Dobbeltklik på den ønskede placering, eller markér den og klik på OK for at oprette parten her.

F2 foreslår som standard, at en ny part oprettes i knuden ”Eksterne parter”. Dette kræver dog privilegiet ”Partsredaktør”, ellers kan parten kun oprettes i knuden ”Private”. Den foreslåede standardknude kan konfigureres i forbindelse med installationen.

Det er muligt at sætte F2 op til at relatere svar fra eksterne brugere til den akt, der svares på. Dette slås til eller fra som en del af F2-installationen.

Hvis dette er slået til, kobles e-mailsvaret fra den eksterne e-mailadresse automatisk til den oprindelige e-mail. Hvis akten, som den indkomne e-mail relateres til, er tilknyttet en sag, lægges den indkomne e-mail automatisk på samme sag.

I aktvinduet er det muligt at se andre akter i samme korrespondance, hvis denne autokobling er sat op. Fra fanen ”Avanceret” kan dialogen ”Relaterede akter” åbnes, hvor en oversigt er tilgængelig.

En administrator kan indstille, at alle udgående e-mails fra en myndighed skal indeholde akt-id og/eller sagsnummer i feltet ”Titel”. Læs mere her.

Hvis F2 er sat op til at importere e-mails fra en e-mailserver, vil akterne automatisk blive tildelt et adgangsniveau ved oprettelse i F2. Dette er et kritisk punkt at overveje for F2-organisationen.

For mange organisationer vil det være en fordel, at e-mails, der IKKE er private, kan ses og behandles på tværs af medarbejdere, og at disse e-mails er tilgængelige for organisationen, når medarbejdere er syge eller forlader deres job.

F2 er som standardopsætning sat til at respektere den enkelte medarbejders privatliv. Det betyder, at F2 automatisk tildeler e-mails, der er importeret, adgangsniveauet ”Involverede”. Dette betyder i praksis, at kun modtageren kan se den pågældende e-mail, indtil adgangsniveauet udvides af denne bruger.

Det er også muligt at sætte e-mailimporten op til som standard at give importerede e-mails adgangsniveauet ”Enhed”. Dette skal konfigureres i samarbejde med cBrain.

Adgangsniveauet for importerede e-mails kan ses og opsættes på fanen "Generelt" i dialogen "Opsætning". Dialogen åbnes fra fanen ”Indstillinger” i hovedvinduet.

Akter, der besvares eller videresendes, får automatisk samme adgangsniveau, som når en ny akt oprettes og dermed samme mulighed for aktivering af sagshjælp. Adgangsniveauet vil variere fra organisation til organisation afhængigt af konfiguration.

F2 kan sættes op til at understøtte, at adgangsniveauet på formelle e-mails udvides således, at den enkelte bruger kan beholde sine private e-mails som private, mens de e-mails, der er underlagt formel behandling automatisk gives udvidet adgangsniveau. Dette gøres via sagshjælpen.

Hvis en importeret e-mail kræver formel behandling, kan brugeren, der modtager den, sætte hak i feltet ”Sagshjælp” i aktvinduet. Akten skal være i redigeringstilstand.

Læs mere om sagshjælpen og dens funktioner.