Introduktion til oprydningslister
Oprydningslister imødekommer flere behov for oprydning og sletning af data. Databeskyttelseslovgivningen stiller krav til, at organisationer opbevarer data, herunder persondata, sikkert og efterfølgende sletter dem i henhold til organisationens slettepolitik. Der kan være behov for at slette sager eller akter, hvis data er flyttet til et andet F2-system, for eksempel i forbindelse med en aflevering til Rigsarkivet. Endelig kan der være behov for at slette sager eller akter, der er oprettet ved en fejl.
Oprydningslister imødekommer disse behov for overblik og sletning ved at hjælpe organisationer med løbende at skabe lister over sletningsmodne akter og sager i installationen, så organisationen kan vedligeholde deres data.
Oprydningslister er et værktøj, der støtter organisationer i deres regelmæssige oprydning af sager uden at diktere organisationens slettepolitik. De er designet til større, periodiske oprydningsopgaver, der giver et aktuelt overblik over sager eller akter, som kræver oprydning. Oprydningslisternes design lægger derfor op til oprydning og eventuel sletning af flere sager eller akter samtidigt baseret på relevante, fastlagte parametre såsom kassationskoder og emneord. Enkelte sager eller akter, eksempelvis fejloprettede dubletter, slettes fra henholdsvis sagsvinduet eller fra akt- eller hovedvinduet.
Brugere med adgang til at bruge oprydningslister kan se en række udvalgte metadata på både akter og sager såvel som personoplysninger på involverede parter. De tilgængelige metadata er relevante for at vurdere, om en sag eller akt kan slettes, og inkluderer blandt andet ansvarlig bruger og enhed, kassationskode, emneord og journalplan. Oprydningslister udstiller ikke indholdet af akter eller vedhæftede dokumenter. Brugere, der udfører oprydningen, får derfor ikke unødvendig adgang til følsomme data.
Yderligere detaljer om adgang er beskrevet i Adgang til oprydningslister, mens sikkerhedsmæssige forhold uddybes nedenfor. Efter en beskrivelse af hvordan brugere får adgang til modulet, og hvad det betyder for datasikkerhed, gennemgås arbejdet med oprydningslisterne og deres indhold i Administration af oprydningslister. Endelig gennemgår Oprydning med oprydningslister selve oprydningsarbejdet inklusive sletningen og de medfølgende muligheder for rapportering.
Sikkerhedshensyn
Brugere med adgang til oprydningslister får potentielt adgang til udvalgte metadata på alle akter og sager i F2-installationen og desuden rettigheder til permanent at slette disse akter og sager.
| Brugere kan få adgang til at se titel, ansvarlig, emneord og anden metadata på akter og sager. Oprydningslister giver aldrig adgang til indhold på akten, som brugeren ikke har i forvejen. Det gælder både aktdokumentet og aktens vedhæftede dokumenter. |
Oprydningslister kan tilgås via både en standardrolle og et privilegium, der kan tildeles brugere. De bør uddeles med yderste omhu af hensyn til datasikkerhed. For at imødekomme behovet for sikkerhed og overvågning af oprydningslisters brug findes der desuden indbyggede rapporteringsmuligheder. Det betyder, at der under oprydningen kan oprettes automatisk dokumentation af det slettede samt en begrundelse.
Sletning af materiale dokumenteres også i F2’s database, således at denne dokumentation ikke kan slettes. Det er muligt at udtrække denne dokumentation med modulet cPort. Læs mere om disse udtræk i cPort Kontrol.