Møders opbygning og funktioner
Tilgå F2 Møder ved at klikke på mødeikonet 
i navigationslinjen øverst til venstre i F2’s hovedvindue.
De grundlæggende elementer i F2 Møder er:
Disse gennemgås i de følgende afsnit.
Mødeforum
Alle møder, der organiseres i F2 Møder, oprettes under et mødeforum. En myndighed kan have flere mødefora. Et mødeforum kan bruges til at gruppere møder af den samme type, for eksempel afdelingsmøder, årsmøder, chefgruppemøder og så videre. Du kan oprette lige så mange møder under hvert mødeforum, som du ønsker.
Mødefora oprettes af brugere med privilegiet ”Mødeforaadministrator”. Mødefora er synlige for alle i myndigheden. En mødeplanlægger udpeges til hvert mødeforum.
Et mødeforum kan bruges til at samle akter, der er relevante for forummets møder. Alle brugere i en myndighed kan lægge akter på et mødeforum. Akter kan lægges direkte på et mødeforum, og ikke på et specifikt møde, hvis det skal være tilgængeligt for flere møder. Dette kan også være brugbart, f.eks hvis det endnu ikke vides, hvilket møde akten er relevant for, eller hvis det relevante møde endnu ikke er oprettet.
Alle brugere i en myndighed har adgang til at se akter på et mødeforum. Så snart akten er kopieret til et dagsordenspunkt på et møde, er akten kun synlig for det pågældende mødes mødeplanlægger, deltagere og interessenter.
Læs om oprettelse af mødefora i afsnittet Opret mødeforum.
Møde
Alle brugere i en myndighed kan oprette et møde. Det vil dog være hensigtsmæssigt, at det udelukkende er mødeforummets mødeplanlægger, der opretter møder.
Et møde er altid knyttet til et mødeforum. Et møde kan kun ses af mødeplanlæggeren, mødets deltagere og interessenter.
Mødeplanlægger kan enten være en enhed eller en bruger. Opretter en enhed et møde, kan mødet ses af alle i den enhed. Opretter en person et møde, kan mødet kun ses af denne person, mødedeltagere samt eventuelle interessenter. Mødeplanlægger kan tilføje deltagere og/eller interessenter til mødet.
Når et nyt møde oprettes, opretter F2 automatisk en sag til mødet med titlen ”Sag hørende til mødet: [Mødets navn]”. På mødesagen fremgår blandt andet metadatafelter, datoer, tidspunkt, interessenter, deltagere, dagsorden, referat og evt. synkronisering til F2 Manager.
En akt kan lægges som forslag til et givent møde, under forudsætning af at mødet er synlig for brugeren.
Læs mere om oprettelse af møder i afsnittet Opret møde.
Dagsorden
Alle møder struktureres ved at tilføje dagsordenspunkter. Hvert dagsordenspunkt har en titel og en beskrivelse.
For hvert dagsordenspunkt, der tilføjes til et møde, oprettes en tilhørende akt med titlen ”Akt hørende til dagsordenspunktet [dagsordenstitel]” på selve mødesagen. Opretteren af dagsordenspunktet vil stå som ansvarlig for akten, der hører til dagsordenspunktet.
Læs mere om dagsorden i afsnittet Sammensæt dagsorden.
Akter som bilag til møder
Alle akter, der skal behandles på et møde, skal tilføjes et dagsordenspunkt. Akter skal dog først lægges på enten et mødeforum eller et møde, før de kan tilføjes til et dagsordenspunkt.
Akter, der er lagt på et møde eller på det tilhørende mødeforum, vises i feltet ”Akt endnu ikke sat på dagsorden” på mødet. Herfra er det muligt at tilføje akten til et dagsordenspunkt. Skal en akt lægges på flere dagsordenspunkter eller på flere møder, skal akten overføres flere gange til mødeforummet eller mødet.
Alle brugere, der har adgang til et givent møde, har mulighed for at lægge akter til behandling på mødet. Læs mere i afsnittet Tilføj akt til mødeforum eller møde.
Bilag på den originale akt kan opdateres, så længe tilstanden på et givent dagsordenspunkt ikke er sat til ”Endelig”. Så længe en akt ikke er kopieret til mødet, vil alle ændringer på originalakten automatisk kunne ses på mødet.
Når alle relevante akter er tilføjet som bilag på dagsordenspunkter kan tilstanden for alle mødets dagsordenspunkter sættes til ”Endelig”, mødeforberedelsen afsluttes, og dagsorden fremsendes til deltagere og interessenter.
Referat
Efter et møde er afholdt og afsluttet, tilknyttes automatisk et delreferat til hver af de enkelte dagsordenspunkter, som er blevet behandlet på mødet. Dette delreferat lægges på den sag, som de respektive akter, der er blevet behandlet, oprindeligt tilhører. Mødeplanlægger kan give andre brugere adgang til den akt, der indeholder et delreferat.
Læs mere om afslutning af mødet og oprettelsen af delreferater i afsnittet Afslut møde.
Brugere og eksterne parters involvering i F2 Møder
Der er fire måder, en F2-bruger eller en ekstern part kan blive involveret i et møde på:
-
Som mødeplanlægger
-
Som mødedeltager
-
Som mødeinteressent
-
Som sagsbehandler.
De fire roller gennemgås nedenfor.
Mødeplanlægger
Mødeplanlæggeren er ansvarlig for mødefora og for møder. Ved oprettelse af et mødeforum udpeger en bruger med privilegiet ”Mødeforaadministrator” en bruger, et team eller en enhed i F2 til at være mødeplanlægger.
En bruger med privilegiet ”Mødeforaadministrator” kan også sætte en ny mødeplanlægger på et eksisterende mødeforum.
Som udgangspunkt er det mødeplanlæggeren, som opretter møder, tilføjer dagsordenspunkter, udsender dagsorden og sikrer, at mødereferatet efterfølgende vedlægges den rette sag.
Mødeplanlæggeren bliver automatisk sat som supplerende sagsbehandler (med skriverettigheder) på de akter, som tilføjes til et mødeforum eller til et møde.
Mødedeltager
F2-brugere og eksterne parter kan tilføjes til møder som mødedeltagere. Eksterne parter får dermed adgang til mødets dagsorden og referat via e-mail. F2-brugere, der er tilføjet som mødedeltager, får adgang til mødesagen, når de tilføjes af mødeplanlægger. En F2-bruger, der er mødedeltager, kan oprette dagsordenspunkter og tilføje akter, aktdokumenter og tilhørende bilag til disse og kopiere akter på de dagsordenspunkter, de har oprettet. F2-brugere, der mødedeltagere, kan også angives som ordfører på dagsordenspunkter.
Alle mødedeltagere tilføjes automatisk i ”Til”-feltet, når der udsendes akter med dagsorden og referat. Mødedeltagere, der er brugere i F2, har desuden adgang til mødematerialet både via F2 Møder og via synkronisering til F2 Manager på iPad (kun muligt med modulet F2 Manager).
Mødeplanlæggeren kan dele mødemateriale med eksterne mødedeltagere via e-mail.
Mødeinteressent
F2-brugere og eksterne parter kan tilføjes et møde som interessenter – primært til orientering. Mødeinteressenter får adgang til mødesagen, når de tilføjes af mødeplanlægger. Alle mødeinteressenter tilføjes automatisk i ”Xbc”-feltet, når der udsendes akter med dagsorden og referat.
F2-brugere, der er tilføjet et møde som interessent, kan oprette dagsordenspunkter og tilføje akter, aktdokumenter og tilhørende dokumenter til disse. De kan også kopiere akter på dagsordenspunkter, dog kun på de dagsordenspunkter, de selv har oprettet. Ligesom mødedeltagere kan interessenter også få synkroniseret materialet til deres F2 Manager på iPad’en (kun med modulet F2 Manager).
Mødeplanlægger kan dele mødemateriale med eksterne mødeinteressenter via e-mail.
Sagsbehandler
Alle myndighedens F2-brugere omtales i F2 Møder som ”sagsbehandlere”. Sagsbehandlere kan se myndighedens mødefora og kan føje materiale til mødefora og møder.
Når en sagsbehandler i myndigheden ønsker en akt behandlet på et møde, kan denne anmode mødeplanlæggeren om at tilføje materialet til det ønskede møde. Dette gør sagsbehandleren ved at tilføje akten til et mødeforum.
Det er mødeplanlæggeren, som endeligt vurderer, om en given akt skal lægges på mødet til behandling.
Mødets flow
Mødets elementer, der er præsenteret tidligere i afsnittet, spiller uløseligt sammen med de forskellige roller i mødet og de opgaver, rollerne hver især skal løse. Figuren nedenfor viser et mødeflow og illustrerer de forskellige rollers arbejde med de forskellige elementer i F2 Møder.
