Introduktion til F2 Metadata Remover
De fleste Microsoft Office-dokumenter lagrer informationer om dokumentet. Informationerne tæller blandt andet forfatter, oprettelsestidspunkt og eventuelle rettelser i dokumentets metadata, og det kan til tider være svært at gennemskue, hvilke informationer der ligger i eksempelvis et Word-dokument. Derfor er det ikke altid hensigtsmæssigt, at sådanne informationer videreformidles, når dokumenter eksempelvis sendes ud via e-mail.
Rens dokumenter for metadata inden afsendelse
Med modulet F2 Metadata Remover er det muligt at rense dokumenter for interne og i visse tilfælde forretningskritiske informationer, inden de videresendes. Metadata Remover anvender funktionen ”Dokumentinspektion” i Microsoft Office til at rense dokumentet for dets metadata.
F2 Metadata Remover automatiserer brugen af dokumentinspektion, hvilket betyder, at F2 automatisk spørger, om metadata skal fjernes, når dokumenter sendes eksternt. Denne funktionalitet fremkommer med modulets metadataassistent, som er den, der gør afsenderen opmærksom på, hvilke metadata et dokument udsendes med. Du kan anvende metadataassistenten direkte i aktvinduet i F2.
Når metadataassistenten anvendes, opretter F2 en ny version af e-mailen med de rensede dokumenter, og det er denne nye version af akten, som bliver afsendt.
På den måde kan det senere dokumenteres, at metadata er blevet fjernet fra akten, inden den er blevet sendt.