Adgang til akten

Alle brugere kan tilgå alt data i F2, hvis brugeren vel at mærke har de rette adgangsrettigheder hertil. F2’s adgangsniveauer, adgangsbegrænsninger og skriverettigheder bestemmer, hvem der har adgang til at læse og rette i hvilke data. Det er den enkelte bruger og delvist en organisations retningslinjer for anvendelsen af F2, der afgør, hvem der må se og rette akter og sager.

I F2 styres adgangen til en akt på selve akten. Adgang i F2 er overordnet bestemt af to elementer:

  • Adgangsniveau

  • Adgangsbegrænsning.

Det er fællesmængden mellem adgangsniveauet og adgangsbegrænsningen, der bestemmer, hvem der har adgang til akten.

Adgangsniveauet sættes i metadatafeltet ”Adgang” på akten, og adgangsbegrænsningen sættes i feltet ”Adgang begrænset til” på akten eller feltet ”Adgangsbegrænsning” på en eventuelt tilknyttet sag.

Læs mere om aktens metadatafelter i afsnittet Aktens metadata.

Læs mere om adgangsbegrænsning af sager.

I de følgende afsnit gennemgås F2’s adgangsniveauer og adgangsrettigheder.

Adgangsniveauer på en akt

I F2 findes der tre adgangsniveauer:

  • Involverede: Det er kun de brugere og enheder, der aktivt involveres i akten, der kan fremsøge akten. Det er den mest afgrænsede adgang.

  • Enhed: Ud over dem, som er aktivt involveret i akten, kan også brugere i den enhed, som den aktansvarlige er en del af, se og fremsøge akten.

  • Alle: Alle brugere under samme organisation kan se og fremsøge en akt.

Når en ny akt oprettes, er adgangsniveauet altid ”Involverede”, indtil den aktansvarlige ændrer adgangsniveau eller deler akten med andre brugere.

Brugere notificeres ikke, når der sker ændringer i forbindelse med aktens adgangsniveau.
Det er gennem en konfiguration muligt at ændre adgangsniveauet, der automatisk tildeles nye akter. Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain.

Brugeres adgangsrettigheder til en akt

Der findes tre typer af adgangsrettigheder, som en bruger kan have til en akt. De er:

  • Læseadgang: Der kan ikke rettes i hverken aktens metadata eller aktens vedhæftede dokumenter (inklusive aktdokumentet).

  • Skriveadgang til dokumenter: Der kan rettes i aktens vedhæftede dokumenter (inklusive aktdokumentet), men der kan ikke rettes i aktens metadata.

  • Fuld skriveadgang: Der kan rettes i både aktens vedhæftede dokumenter (inklusive aktdokumentet) og aktens metadata.

De ovenstående adgangsrettigheder til en akt tildeles af en bruger på en af følgende måder:

  • Adgang på akten: På baggrund af det adgangsniveau, som er angivet på akten i metadatafeltet ”Adgang”.

  • Deling af akten: Ved at dele akten med brugeren i F2 f.eks. via chats, send, angivelse af supplerende sagsbehandler mv. De forskellige måder at dele en akt på gennemgås under Kommunikation.

En bruger kan kun fremsøge og åbne en sag, hvis brugeren har læseadgang til mindst en af akterne på sagen. Det gælder dog ikke, hvis en adgangsbegrænsning på sagen ekskluderer brugeren. Læs mere om, hvordan sagens adgangsbegrænsninger påvirker akten i afsnittet Avancerede metadatafelter.

Brugeres adgangsrettigheder via adgangsniveau på en akt

En akt har altid et adgangsniveau. Hvis akten endnu ikke er delt, er en brugers adgangsrettigheder til akten afhængig af, hvilket adgangsniveau der er sat på akten, og om brugeren er i samme enhed som den aktansvarlige.

Nedenstående tabel giver et overblik over adgangsniveauerne i F2, og hvordan de påvirker andre brugeres adgangsrettigheder:

Adgangsniveau angivet på akten Brugere i samme enhed som den aktansvarlige Brugere ikke i den samme enhed som den aktansvarlige

”Involverede”

Ingen adgang til akten.

Ingen adgang til akten.

”Enhed”

Fuld skriveadgang til akten.

Ingen adgang til akten.

”Alle”

Fuld skriveadgang til akten.

Læseadgang til akten.

Dette gælder som udgangspunkt, indtil akten deles internt i F2. Læs mere herom i næste afsnit.

Brugeres adgangsrettigheder efter deling af en akt

Når en akt deles i F2, involveres andre brugere i akten. Akter kan deles gennem chats, noter, bestillinger, angivelse af supplerende sagsbehandler mv. Det grundlæggende princip for adgang ved deling i F2 er: Brugeren, som akten deles med, får adgangsrettigheder niveauet under det, som brugeren, der deler akten, har.

En brugers adgangsrettigheder til en akt reduceres ikke, selvom akten deles. Rettighederne kan kun udvides gennem deling.

Ovenstående gælder ikke, hvis en bruger sættes på som aktens part eller som supplerende sagsbehandler.

Brugere angivet i feltet ”Aktens parter” får altid læseadgang til akten.

Adgangsrettigheder for en supplerende sagsbehandler afhænger af opsætningen hos den bruger, som angiver dem som supplerende sagsbehandler. Læs mere under Indstilling og opsætning.