Besvar en ekstern bestilling
Du kan besvare en ekstern bestilling på to måder:
-
Den eksterne bestilling udføres og besvares direkte i dialogen i feltet "Udførelseskommentar".
-
Den eksterne bestilling besvares ved at oprette og sende en svarakt. Det gøres ved at klikke på Opret svarakt i bestillingen. Processen gennemgås i følgende afsnit.
Det er værd at bemærke, at der kan klikkes på Opret svarakt, inden den eksterne bestilling accepteres. Besvarelsen kan på den måde påbegyndes, selvom vilkårene ikke er endeligt fastsat.
Opret svarakt
Du kan besvare bestillingen ved at oprette en svarakt. Klik på Opret svarakt, og dialogen ”Ny akt” åbner. I feltet ”Titel” vil der automatisk stå ”Sv: [Bestillingsaktens navn]”, og aktfristen vil være sat til bestillingsfristen eller en eventuel intern frist. Se figuren nedenfor.
| Det kan konfigureres, at bestillingsaktens frist skal anvendes som aktfrist på svarakten i stedet, mens bestillingsfristen skal foreslås som erindringsdato. Konfigurationen foretages i samarbejde med cBrain. |
Er bestillingsakten tilknyttet en sag i modtagersystemet, foreslår F2 automatisk at tilknytte svarakten til samme sag. Som udgangspunkt har svarakten samme frist som den eksterne bestilling, ligesom ”Vedlæg en kopi af bilagene” er markeret. Oprettes en svarakt til en bestilling med en intern frist, bruges den interne frist som forslag til frist på svarakten. Klik på OK for at oprette svarakten.
Det er muligt at tilknytte en godkendelse til svarakten direkte i dialogen ”Ny akt”. F2 vil i så fald foreslå bestillingsfristen eller en eventuel intern frist som frist for godkendelsen. Læs mere om oprettelse af godkendelser.
Svarakten adresseres automatisk til brugeren, der i den eksterne bestilling er angivet i feltet ”Returner til”. Svaret kan således ses i modtagerens indbakke, når svarakten sendes ved klik på Send i båndet på svarakten.
Navigation mellem svarakten og akten med den eksterne bestilling foregår nemt, da der i svarakten er et unikt bestillingsikon i aktens bånd, der åbner akten med den eksterne bestilling.
Svarakten kan, når den er oprettet, ligeledes tilgås fra selve den eksterne bestilling. Det gøres ved at klikke på akt-id-linket, der figurerer ud for posten ”Svarakt oprettet” i bestillingshistorikken øverst i den eksterne bestillings højre hjørne.
Svarakten ses herefter i bestillingsmodtagers indbakke. At svarakten sendes, svarer til, at der klikkes på knappen ”Udført”.
Når den eksterne bestilling er udført, optræder den ikke længere i listen ”F2 Bestillinger til enheden” i F2-modtagersystemet.