Designskabelonen

I designskabelonen definerer du de sagstrin, som sagsforløbet skal bestå af, og vælger om der skal tilknyttes en selvbetjening og en styringsreol til sagsforløbet.

Denne vejledning tager udgangspunkt i et eksempel på en sagsproces, hvor en borger skal ansøge en myndighed om tilladelse til et arrangement. Ansøgningsprocessen foregår på en selvbetjeningsside, hvor borgeren udfylder en række oplysninger. Ansøgningen lander herefter automatisk som en sag i F2, hvor en medarbejder kan foretage sagsbehandlingen via et sagsforløb. Medarbejdere og leder kan følge sagsafviklingen med den tilhørende styringsreol, som giver et grafisk overblik over aktive sager fordelt på de relevante sagstrin og i forhold til deadline.

Når du gemmer designskabelonen, er det vigtigt, at filnavnet er unikt, da F2 anvender denne til at overskrive eksisterende filer med samme navn, hvis designskabelonen indlæses flere gange i F2. Filnavnet må kun bestå af bogstaver, heltal uden mellemrum og underscore. Filnavnet må ikke indeholde æ, ø, å eller specialtegn.

Opbygning af designskabelonen

I designskabelonen er to faner, der skal udfyldes:

Sagsforløb
Selvbetjening.

Figur 1. De to faner i designskabelonen

Designskabelonen skal udfyldes med stamdata for både sagsforløb og selvbetjening på de relevante faner. De enkelte sagstrin for sagsforløbet defineres på fanen ”Sagsforløb”, og de enkelte sider og felter for selvbetjeningen defineres på fanen ”Selvbetjening”. Skal der tilknyttes en styringsreol til sagsforløbet, defineres den på fanen ”Sagsforløb”.

Skal du definere en løsning uden selvbetjening, kan du gå direkte til afsnittet Udfyld stamdata for sagsforløb. Skal du knytte en selvbetjening til løsningen, er det derimod nemmest at udfylde fanen ”Selvbetjening” i designskabelonen først. Læs mere i afsnittet Udfyld stamdata for selvbetjening.

En selvbetjening kan ikke oprettes uden sagsforløb, men et sagsforløb behøver ikke at have en selvbetjening tilknyttet.

Forudsætninger

Inden du kan udfylde designskabelonen, er der en række F2-relaterede elementer, der skal være på plads, fordi ID’er og titler fra F2 skal bruges til at udfylde designskabelonen.

Element	Beskrivelse	Obligatorisk/Frivilligt
Statuskoder	Statuskoder er et styringsværktøj i F2. De skal være oprettet i F2, inden designskabelonen indlæses. Navnene på statuskoderne, der skrives i designskabelonen, skal stemme overens med statuskodernes navne i F2. Statuskoder bruges til at opmærke sager alt efter, hvor i sagsforløbets proces sagen befinder sig. Statuskoden skifter automatisk, når sagen går fra en fase til den næste. I designskabelonen kan du selv definere, hvornår en sag skal skifte statuskode.	Frivilligt. Hvis der skal tilknyttes en styringsreol til sagsforløbet, er det nødvendigt at definere statuskoder i designskabelonen. Statuskoder kan også bruges i forbindelse med ledelsesrapportering.
Emneord	Emneordet ”Styringsakt” skal oprettes i F2. Sager, der oprettes med sagsforløb genereret med F2 Service Builder oprettes automatisk med en navigationsakt (det gælder både manuel og automatisk sagsoprettelse via en selvbetjening). Navigationsakterne tildeles automatisk emneordet ”Styringsakt”.	Obligatorisk.
Ansvarlig enhed	Den ansvarlige enhed angiver navnet på den enhed i F2, der skal være ansvarlig for de sager, der oprettes med sagsforløb genereret med F2 Service Builder (både manuel og automatisk sagsoprettelse via en selvbetjening). Navnet på enheden, der skrives i designskabelonen, skal stemme overens med enhedens navn i F2.	Obligatorisk.
Dokumentskabeloner	Det er muligt at anvende dokumentskabeloner i de forskellige opgaver i sagsforløbet. F2 kan f.eks. automatisk udsende en e-mail med en kvittering, når en borger har oprettet en henvendelse via selvbetjeningen. Det eksterne ID for dokumentskabelonen i F2 skal skrives i designskabelonen.	Frivilligt.
Journalplan	Journalplaner bruges til at opmærker sager ift. sagens emne. Har organisationen en defineret journalplan i F2, kan den anvendes i designskabelonen, så sagen automatisk opmærkes med en korrekte journalplanskode. Det eksterne ID for journalplanskoden i F2 skal skrives ind i designskabelonen.	Frivilligt, men obligatorisk, hvis jeres F2-installation er sat op til, at alle sager skal opmærkes med journalplaner.
Handlingsfacet	Handlingsfacetter bruges til at opmærke sager ift. sagens forvaltningsmæssige behandling. Har organisationen defineret handlingsfacetter i F2, kan de anvendes i designskabelonen, så sagen opmærkes korrekt. Det eksterne ID for handlingsfacetten i F2 skal skrives ind i designskabelonen.	Frivilligt, men obligatorisk, hvis jeres F2-installation er sat op til, at alle sager skal opmærkes med handlingsfacetter.
Kassationskode	Kassationskoder bruges til at opmærke sager ift. bevaring og kassation. Har organsationen defineret kassationskoder i F2, kan de anvendes i designskabelonen, så sagen opmærkes korrekt. Det eksterne ID for kassationskoden i F2 skal skrives ind i designskabelonen.	Frivilligt, men obligatorisk, hvis jeres F2-installation er sat op til, at alle sager skal opmærkes med kassationskoder.

Element

Beskrivelse

Obligatorisk/Frivilligt

Statuskoder

Statuskoder er et styringsværktøj i F2. De skal være oprettet i F2, inden designskabelonen indlæses. Navnene på statuskoderne, der skrives i designskabelonen, skal stemme overens med statuskodernes navne i F2.

Statuskoder bruges til at opmærke sager alt efter, hvor i sagsforløbets proces sagen befinder sig. Statuskoden skifter automatisk, når sagen går fra en fase til den næste. I designskabelonen kan du selv definere, hvornår en sag skal skifte statuskode.

Frivilligt.

Hvis der skal tilknyttes en styringsreol til sagsforløbet, er det nødvendigt at definere statuskoder i designskabelonen.

Statuskoder kan også bruges i forbindelse med ledelsesrapportering.

Emneord

Emneordet ”Styringsakt” skal oprettes i F2.

Sager, der oprettes med sagsforløb genereret med F2 Service Builder oprettes automatisk med en navigationsakt (det gælder både manuel og automatisk sagsoprettelse via en selvbetjening). Navigationsakterne tildeles automatisk emneordet ”Styringsakt”.

Obligatorisk.

Ansvarlig enhed

Den ansvarlige enhed angiver navnet på den enhed i F2, der skal være ansvarlig for de sager, der oprettes med sagsforløb genereret med F2 Service Builder (både manuel og automatisk sagsoprettelse via en selvbetjening). Navnet på enheden, der skrives i designskabelonen, skal stemme overens med enhedens navn i F2.

Obligatorisk.

Dokumentskabeloner

Det er muligt at anvende dokumentskabeloner i de forskellige opgaver i sagsforløbet. F2 kan f.eks. automatisk udsende en e-mail med en kvittering, når en borger har oprettet en henvendelse via selvbetjeningen. Det eksterne ID for dokumentskabelonen i F2 skal skrives i designskabelonen.

Frivilligt.

Journalplan

Journalplaner bruges til at opmærker sager ift. sagens emne. Har organisationen en defineret journalplan i F2, kan den anvendes i designskabelonen, så sagen automatisk opmærkes med en korrekte journalplanskode. Det eksterne ID for journalplanskoden i F2 skal skrives ind i designskabelonen.

Frivilligt, men obligatorisk, hvis jeres F2-installation er sat op til, at alle sager skal opmærkes med journalplaner.

Handlingsfacet

Handlingsfacetter bruges til at opmærke sager ift. sagens forvaltningsmæssige behandling. Har organisationen defineret handlingsfacetter i F2, kan de anvendes i designskabelonen, så sagen opmærkes korrekt. Det eksterne ID for handlingsfacetten i F2 skal skrives ind i designskabelonen.

Frivilligt, men obligatorisk, hvis jeres F2-installation er sat op til, at alle sager skal opmærkes med handlingsfacetter.

Kassationskode

Kassationskoder bruges til at opmærke sager ift. bevaring og kassation. Har organsationen defineret kassationskoder i F2, kan de anvendes i designskabelonen, så sagen opmærkes korrekt. Det eksterne ID for kassationskoden i F2 skal skrives ind i designskabelonen.

Frivilligt, men obligatorisk, hvis jeres F2-installation er sat op til, at alle sager skal opmærkes med kassationskoder.