Adgang til akter
Det er fællesmængden mellem adgangsniveau og adgangsbegrænsning, der bestemmer, hvem der har adgang til en akt.
Adgangsniveau og adgangsbegrænsning styres gennem metadatafelter. Adgangsniveauet sættes i metadatafeltet ”Adgang” på akten. Adgangsbegrænsningen sættes i feltet ”Adgang begrænset til” på akten eller feltet ”Adgangsbegrænsning” på en eventuelt tilknyttet sag.
Adgangsniveauer på en akt
I F2 findes der tre adgangsniveauer:
-
Involverede: Det er kun de brugere og enheder, der aktivt involveres i akten, der kan fremsøge akten. Det er den mest afgrænsede adgang.
-
Enhed: Ud over dem, som er aktivt involveret i akten, kan brugere se og fremsøge akten, hvis de tilhører samme enhed som aktens ansvarlige.
-
Alle: Alle brugere under samme myndighed kan se og fremsøge en akt.
Når en ny akt oprettes, er adgangsniveauet altid ”Involverede”, indtil den aktansvarlige ændrer adgangsniveau eller deler akten med andre brugere.
| Det er gennem en konfiguration muligt at bestemme, hvilket adgangsniveau nye akter som standard tildeles. Konfigurationen udføres i samarbejde med cBrain. Du kan yderligere selv opsætte, hvilket adgangsniveau importerede e-mails får. |
Sæt adgangsniveau på en akt
Du sætter adgangsniveauet på en akt i metadatafeltet "Adgang" på akten. Akten skal være i redigeringstilstand. I dropdown-menuen vælger du imellem:
-
Involverede
-
Enhed
-
Alle.
Når du gemmer en akt, kan sagshjælpen hjælpe dig med at sætte det rette adgangsniveau ift. din organisations retningslinjer.
| Brugere notificeres ikke, når der sker ændringer i forbindelse med aktens adgangsniveau. |
Hvis en akt er underlagt adgangsbegrænsning i felterne ”Adgang begrænset til” eller ”Sagsadgang begrænset til”, vises en stjerne ”*” i feltet "Adgang".
Hold musen over ikonet 
for at læse mere om adgangen til akten. Teksten tilpasser sig de forhold, der påvirker den givne akt. På en akt med eksempelvis adgang ”Enhed” og en adgangsbegrænsning vises følgende info-tekst.
Adgangsbegrænsning på akter
Du kan begrænse adgangen til en akt til at omfatte specifikke brugere. Det gør du enten ved at sætte en adgangsbegrænsning på den sag, akten er tilknyttet, eller ved at begrænse adgangen direkte på akten.
Begræns adgang til en akt
Du begrænser adgangen direkte på akten ved at tilføje sikkerhedsgrupper, brugere, enheder og/eller teams i feltet ”Adgang begrænset til” i aktvinduet. Akten skal være i redigeringstilstand.
Feltet begrænser adgangen til de brugere og grupper, der er angivet i feltet. Dvs. uanset hvilket adgangsniveau, der er angivet i feltet ”Adgang” på den givne akt, er det kun brugere/grupper angivet i dette felt, der kan se og tilgå den pågældende akt.
Adgangsniveauet gælder fortsat. For at en bruger kan se og tilgå akten, skal vedkommende både have adgang til akten og være anført i feltet ”Adgang begrænset til”.
| Hvis en bruger angiver en ekstra adgangsgruppe på en akt, der allerede har en eller flere adgangsgrupper tilknyttet, vil dette øge antallet af brugere, der kan se akten. |
Lægges der en adgangsbegrænsning på en akt, der forhindrer brugere i at få adgang til akten, åbner dialogen ”Parter har ikke adgang til akten”, som vist nedenfor.
Dialogen, også kaldet adgangshjælp, orienterer brugeren, hvis andre brugere eller enheder ikke har adgang til en akt som følge af en akts adgangsbegrænsning.
Det er muligt at konfigurere, om adgangshjælp for enheder skal være slået til. Det vil sige, at adgangshjælpen åbner, hvis der tilføjes en enhed til akten, som ikke er en del af adgangsbegrænsningen. Som udgangspunkt er dette slået fra. Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain.
| Tilføjes eller fjernes en adgangsgruppe fra adgangsbegrænsningen logger F2, hvem der ændrede det, og hvornår ændringen skete. |
| Sætter du en bruger med begrænset adgang (i brugerens egenskaber) på i feltet ”Adgang begrænset til”, reduceres adgangen til akten til brugeren med begrænset adgang. Du skal tilføje myndigheden, en enhed eller brugerens sikkerhedsgruppe i feltet "Adgang begrænset til" og sætte adgangsniveauet til "Alle" for at undgå det. |