Importér parter, og erstat aktparter

Importér parter

Brugere med privilegiet ”Partsredaktør” kan bruge menupunktet ”Importer parter” i båndet for fanen ”Administrator” i hovedvinduet.

Ved klik på Importér parter åbner dialogen ”Importér parter”, hvorfra eksterne parter kan importeres eller opdateres vha. en CSV-fil — et format, som anvendes til at overføre større mængder af data mellem forskellige computerprogrammer og databaser.

Hver linje i CSV-filen svarer til en ekstern part. Eksisterer parten allerede i F2’s partsregister, opdateres parten med data fra den pågældende fil, der importeres. Eksisterer parten ikke, oprettes den i partsregistret

image91
Figur 1. Importer parter

I dialogen ”Importér parter” skal følgende felter udfyldes:

Felt Beskrivelse

”Vælg importfil”

Filen udpeges ved at klikke på Gennemse…​

”Vælg placering af nye parter”

Her vælges den placering i partsregistret, hvor nye parter skal oprettes.

Skal parterne i importfilen placeres i en ny knude i partsregisteret, oprettes denne først ved hjælp af Tilføj kontakt.

”Tilføj kontakt”

Åbner dialogen ”Opret enhed”. Her kan der oprettes en ny knude i partsregisteret. Herefter kan den nye enhed vælges som placering for de nye parter.

”Sæt 'E-maildomænet tilhører parten'”

Afgør, om der bliver sat kryds i feltet ”E-maildomænet tilhører parten” i oprettelsesdialogen for de parter, der er nævnt i importfilen.

Importen afsluttes ved klik på OK.

Hvis importfilen indeholder data for parter, der allerede er importeret til F2, opdateres data i F2, så de svarer til det, der er angivet i importfilen.

Hvis nogle af parterne ikke kan importeres, er det muligt at gemme en ny CSV-fil. Den indeholder de parter, der ikke blev importeret med en ekstra kolonne, der indeholder fejlbeskeder.

CSV-fil til import af parter

En CSV-fil til import af parter skal indeholde de 31 kolonner i nedenstående tabel. Eksternt ID og navn skal udfyldes, mens resten af kolonnerne kan være tomme.

# Kolonnenavn Beskrivelse

1

Eksternt ID

ID, der gemmes sammen med parten. Hvis parten importeres igen, opdateres parten med dette ID med nye oplysninger fra CSV-filen.

2

Skal ikke udfyldes, men kolonnen skal indgå i filen.

3

Navn

Navn

4

Navn, fortsat

5

Skal ikke udfyldes, men kolonnen skal indgå i filen.

6

Kontaktperson

7

Adresse

Adresse

8

Adresse, fortsat

9

Postnummer

10

By

11

Landekode

12

Skal ikke udfyldes, men kolonnen skal indgå i filen.

13

Telefon

14

Fax/mobil

Værdien i dette felt gemmes både som fax og mobil.

15

Portogruppe

Portogruppe. Vises på parten sammen med adressen.

16

E-mail

17

Website

18

CVR-/CPR-nummer

CVR- eller CPR-nummer på parten.

19

CVR P-nummer

20

Oprettet dato

Hvis feltet er blankt, anvendes dags dato for de importerede parter.

21

Rettet dato

Hvis feltet er blankt, anvendes dags dato.

22

Gruppekode01

DB07-koder. Koderne gemmes på parten. Det er nødvendigt at konfigurere partsegenskabsdialogen for at koderne kan vises her. Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain.

23

Gruppekode02

24

Gruppekode03

25

Gruppekode04

26

Gruppekode05

27

Gruppekode06

28

Gruppekode07

29

Gruppekode08

30

Gruppekode09

31

Gruppekode10

Partens private telefonnummer kan tilføjes gennem en konfiguration, der tilføjer feltet "Tlf. privat". Læs mere under Parter. Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain.

Bemærk, at kolonnerne i ovenstående tabel er vist på rækker. I importfilen skal de stå som kolonner. Der skal ikke skrives kolonneoverskrifter i filen. Figuren nedenfor viser et eksempel på en CSV-importfil i Excel med eksterne parter.

image89
Figur 2. Importfil i Excel

Hvis du opretter CSV-filen som kommasepareret liste i f.eks. Notesblok, skal semikolon anvendes som separator mellem kolonnerne. Skal en kolonne være tom, skrives intet mellem separatorerne.

image92
Figur 3. Kommasepareret importfil

Erstat aktparter

I forbindelse med import af eksterne parter kan der opstå en situation, hvor en deaktiveret ekstern part har samme e-mailadresse som en aktiv ekstern part. En sådan situation kan opstå, hvis en række eksterne parter er blevet deaktiveret manuelt, og der siden er foretaget en import af eksterne parter med samme e-mailadresse.

Det er muligt at erstatte alle sådanne aktparter automatisk.

Det gøres ved at klikke på Erstat aktparter i båndet for fanen ”Administrator”.

image93
Figur 4. Menupunktet ”Erstat aktparter”

For de deaktiverede parter udskiftes en reference (docId) alle de steder, hvor parterne er blevet brugt på en akt, så aktparten i stedet peger på den aktive part.

Det er kun muligt at erstatte eksterne parter på denne måde, ikke interne F2-brugere.

Med F2 Adgangsbegrænsning på parter på parter er det muligt at sætte adgangsbegrænsning på eksterne parter i F2’s partsregister, så en ekstern part med adgangsbegrænsning kun kan fremsøges og anvendes af den enhed, som har sat adgangsbegrænsningen.

Hvis en part med adgangsbegrænsning erstattes med en part uden adgangsbegrænsning, peger aktparten på en part uden adgangsbegrænsning. Adgangsbegrænsningen på den part, der beholdes, ændres ikke. Erstatning af aktparter sker udelukkende ud fra e-mailadresse.