Emneord
Emneord faciliterer vidensdeling på tværs af organisationen. Emneord kan sættes på akter og sager og giver organisationen større fleksibilitet til blandt andet at fremfinde og organisere information i F2.
Brugere med privilegiet ”Emneordsopretter” opsætter, vedligeholder og fjerner emneord i F2.
Administration af emneord
Menupunktet ”Administration af emneord” under fanen ”Administrator” bruges til at vedligeholde emneord.
Ved klik på menupunktet Administration af emneord åbner nedenstående dialog, hvor emneord kan oprettes, slettes og/eller redigeres.
| Emneord er de samme for alle brugere i alle myndigheder i en F2-installation. |
Emneord er inddelt efter fagområder. Nye fagområder oprettes ved klik på Nyt fagområde.
Når der skal oprettes nye emneord, markeres et fagområde, derefter klikkes der på Nyt emneord. Det nye emneord oprettes dermed under det valgte fagområde.
Der kan knyttes en beskrivelse og aktiv periode til et emneord. Dvs. en specifik tidsperiode, hvor emneordet er aktivt. Det er ikke nødvendigt at angive en slutdato.
Kun aktive emneord kan sættes akter eller sager. Et emneord kan kun bruges, hvis det er aktivt. Emneord, der ikke længere er aktive, bliver stående på de akter og sager, hvor de er blevet brugt. Deaktiverede emneord kan stadig bruges i søgninger.
Emneordet oprettes efter klik på Gem.
| Hvis et emneord er anvendt på akter og/eller sager, kan emneordet i emneordsoversigten ikke slettes. Det kan kun gøres inaktivt, ved at der sættes en slutdato i feltet ”Aktiv periode”. Dvs. emneordet kan ikke bruges efter slutdato, men der kan fortsat søges på det. |
| Redigeres et emneord, der er anvendt på akter og/eller sager, erstattes det oprindelige emneord automatisk med det redigerede emneord på samtlige akter og sager, hvor emneordet er anvendt. |
Relevante emneord for enheder
Menupunktet ”Relevante emneord for enheder” på fanen ”Administrator” bruges til at allokere specifikke emneord til den enkelte enhed, og derved understøtte brugeren i at udvælge relevante emneord.
I vinduet ”Relevante emneord for enheder”, vist i figuren nedenfor, kan organisationen vælge at tildele relevante emneord til de enkelte enheder. Dette letter den enkelte brugers opgave med at vælge det rigtige emneord til sine akter og sager.
Allokeringen pr. enhed resulterer endvidere i, at når brugeren starter med at skrive et givent emneord, viser F2 automatisk de relevante emneord.
Nedenfor gennemgås de tre kolonner i vinduet ”Relevante emneord for enheder”:
| Kolonne | Indhold |
|---|---|
”Enheder” |
Viser de organisatoriske enheder opsat i F2. |
”Alle emneord” |
Viser en oversigt over tilgængelige emneord, der kan til-/fravælges for den enhed, der er valgt i kolonnen ”Enheder”. |
”Relevante emneord for enheden [enhedens navn]” |
Viser de emneord, der er valgt som relevante for den enhed, der er valgt i kolonnen ”Enheder”. |
Tildel emneord til enhed
Den enhed, der skal have tildelt et eller flere relevante emneord vælges i kolonnen ”Enheder”. De ønskede emneord tildeles ved at trække dem med musen fra kolonnen ”Alle emneord” til kolonnen ”Relevante emneord for enheden [enhedens navn]”. Det er også muligt at højreklikke på et emneord og vælge ”Tilføj emneord”.
Ved klik på OK er emneordet markeret som relevant for den pågældende enhed.
Fjern emneord fra enhed
Emneord fjernes igen ved at trække dem med musen fra kolonnen ”Relevante emneord for enheden [enhedens navn]” til kolonnen ”Alle emneord”. Det er også muligt at højreklikke på et emneord i kolonnen ”Relevante emneord for enheden [enhedens navn]” og vælge ”Fjern emneord”.
Ved klik på OK er emneordet ikke længere markeret som relevant for den pågældende enhed.