E-mailhåndtering
F2 tilbyder flere varianter af e-mailintegration mellem F2 og gængse e-mailsystemer.
Det er muligt at konfigurere e-mailindstillinger i F2 på hhv. myndigheds-, enheds-, og brugerniveau. Med F2 Funktionspostkasser er det muligt at opsætte funktionspostkasser til administration af flere postkasser/e-mailadresser pr. enhed.
I dette afsnit beskrives administrators muligheder i forbindelse med opsætning af e-mail dels ved installation og dels i det løbende arbejde med F2.
E-mailopsætning for brugere foretages ved installation.
Opsætning af enhedspostkasser til myndigheder og enheder
I dette afsnit beskrives, hvordan enhedspostkasser sættes op til en F2-myndighed og dennes enheder. En enhedspostkasse er en postkasse, som hører til en F2-enhed/myndighed, og ikke en specifik bruger. Det kan f.eks. være en HR-enhedsindbakke til henvendelser om HR-sager.
Enhedspostkasser kan importeres automatisk til F2 fra en fælles e-mailadresse i f.eks. Exchange. Dette sættes op af administrator i dialogen ”Egenskaber for enheden”.
Vælg menupunktet ”Enheder og brugere” i båndet på administratorfanen. Vælg den relevante enhed fra træet i dialogen, og klik på Egenskaber.
Dialogen ”Egenskaber for enheden [enhedens eller myndighedens navn]” åbner, som vist i figuren nedenfor.
På fanen ”E-mailindstillinger” skal følgende felter udfyldes for at oprette en enhedspostkasse til en myndighed eller en enhed:
| Felt | Beskrivelse | ||
|---|---|---|---|
”Konto” |
Angiv e-mailadresse på postkasse i e-mailsystem. |
||
”E-mailserver” |
Her indtastes navn på e-mailserver (den enkelte organisations IT-afdeling kender dette navn).
|
||
”Hent e-mail” |
Sæt hak for automatisk at hente indkomne e-mails fra e-mail-serveren ind i enhedens indbakke i F2. |
||
”Modtag e-mail eksternt” |
Sættes der hak i dette felt, modtager enhedspostkassen altid kun e-mails i eksternt e-mailprogram som f.eks. Outlook, dvs. også e-mails sendt internt fra F2 til enhedspostkassen. Ingen andre kommunikationsformer påvirkes af hakket i ”Modtag e-mail eksternt”. Dvs. chats, godkendelser og akter, der er ansvarsfordelt til enheden findes fortsat kun i F2. |
||
”Ekstern notifikationsmail” |
Her indsættes en part fra enhedens eksterne e-mailadresse, hvis parten skal modtage en notifikations-e-mail, når enheden modtager en e-mail eller en bestilling. Parten modtager også en notifikations-e-mail, hvis der ændres i en bestilling til enheden. Dermed har en tredjepart mulighed for at modtage og svare på bestillinger, f.eks. i Outlook. Tredjeparten vil modtage en e-mail med bestillingen som PDF, når en bestilling sendes eller redigeres. Den eksterne notifikations-e-mail indeholder også en metadatafil. Denne fil gør det muligt for F2 at genkende koncernbestillingen som et svar, når den sendes retur. Eksterne notifikations-e-mails er primært tiltænkt brugt i forlængelse af koncernbestillinger. Læs mere om dette her.
|
||
”Læst-markeringer” |
Sæt hak, hvis antallet af ulæste e-mails i enhedens indbakke ikke skal fremgå efter navnet på enhedens indbakke i højre side af hovedvinduet i F2. |
Når felterne er udfyldt, kan F2 importere e-mails fra den angivne e-mailadresse. På baggrund af de importerede e-mails oprettes der automatisk akter, som får den angivne enhed som modtager.
Når e-mails er importeret til F2, flyttes de automatisk til mappen ”Overført til F2” i F2. E-mails sendt til den fælles e-mailadresse lægges i ”Enhedens indbakke” i F2, så alle i enheden kan se det.
Relatér svarmails til afsendte e-mails
Når der afsendes en e-mail fra F2, vil en svarmail automatisk relateres til den oprindeligt afsendte e-mail. Svarmailen vil også automatisk tilknyttes til den samme sag, som den oprindeligt afsendte e-mail er tilknyttet. Svar og efterfølgende korrespondance bliver fortsat forbundet til den afsendte e-mail i F2. Identifikationen af e-mails sker via et unikt skjult ID-nummer.
Som standard knyttes svarmails automatisk til afsendte e-mails. En administrator med privilegiet ”Enhedsadministrator” kan indstille, om myndighedens svarmails skal relateres til afsendte e-mails, og om svarmails skal tilknyttes den samme sag, som den oprindeligt afsendte e-mail er tilknyttet. Det gøres på fanen ”E-mailindstillinger” i dialogen ”Egenskaber for enheden”. Dialogen vises ved at vælge menupunktet ”Enheder og brugere” på fanen ”Administrator”. Vælg den relevante myndighed i listen, og klik på Egenskaber.
I feltet ”Identifikation af e-mailsvar” er der følgende muligheder:
| Felt | Handling |
|---|---|
”Marker importeret e-mail som svar på oprindelig akt” |
Sæt hak, hvis F2 skal relatere en svarmail på en afsendt e-mail til den afsendte e-mail. |
”Tilknyt importeret e-mail til sag” |
Sæt hak, hvis F2 skal tilknytte en svarmail på en afsendt e-mail til den sag, den afsendte e-mail ligger på. |
| Det er ikke muligt at forbinde e-mails, der sendes til og fra ældre F2-systemer (før version 6.2). |
Opsæt endelser i emnefelt for eksterne e-mails
Det er muligt at indstille, at F2 relaterer afsendte e-mails til svarmails ved at indsætte et unikt ID-nummer i den afsendte e-mails emnefelt. En administrator med privilegiet ”Enhedsadministrator” kan indstille, at alle udgående e-mails fra en myndighed indeholder akt-id og/eller sagsnummer i emnefeltet, som F2 bruger til at relatere en afsendt e-mail med modtaget svarmail.
Emnefeltet for alle myndighedens udgående e-mails indstilles på fanen ”E-mailindstillinger” i dialogen ”Egenskaber for enheden”. Dialogen vises ved at vælge menupunktet ”Enheder og brugere” på fanen ”Administrator”. Vælg den relevante myndighed i listen, og klik på Egenskaber.
Sæt hak i ”Anvend suffiks i emnefeltet som identifikation af oprindelig akt eller sag” for at anvende et suffiks som identifikationsmetode for afsendte e-mails.
Feltet ”Suffiks til emnefelt” bruges til at relatere emnefeltet for udgående e-mails til aktens id-nr. eller til den sag, den udgående e-mailakt ligger på.
Følgende kan indsættes i feltet:
-
Indsæt ”{IdNr}” i feltet for at inkludere aktens id-nr. i emnefeltet for udgående e-mails.
-
Indsæt ”{F2CaseNumber}” i feltet for at inkludere sagsnummeret for den sag, en e-mailakt ligger på, i emnefeltet for udgående e-mails.
-
Indsæt ”{IdNr}{F2CaseNumber}” i feltet for at inkludere både akt-id og sagsnummer i emnefeltet for udgående e-mails.
| Det er ikke muligt at relatere besvarelsen til den oprindelige e-mailakts id-nr., hvis kun ”{F2CaseNumber}” er indsat i feltet ”Suffiks til emnefelt”. |
Det er muligt at indsætte statisk tekst i emnefeltet. Det er tekst, der sættes på alle udgående e-mails sammen med evt. ID-nummer eller sagsnummer. Det kan for eksempel være en forkortelse for myndighedens navn eller lignende.
Eksempel: ”FM – ID-nr: {IdNr}, sagsnr.: {F2CaseNumber}”
Teksten uden for tuborgklammerne {} vil stå på alle udgående e-mails. Teksten inde i tuborgklammerne erstattes af det relevante akt-ID og sagsnummer.
Det er muligt via konfiguration at fjerne administrators mulighed for at vælge, at F2 skal sætte suffiks i udgående e-mails. Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain.
Opsætning til automatisk overførsel af svar på F2-e-mails
Det kan være hensigtsmæssigt at modtage svar på e-mails afsendt fra F2 i F2, mens e-mails, der ikke er svar på e-mails sendt fra F2, ønskes håndteret i Outlook. I den forbindelse er det muligt at opsætte Outlook, så e-mails, der er svar på e-mails sendt fra F2, automatisk placeres i mappen ”Flyt til F2” og følgelig overføres til F2-indbakken. Opsætningen af automatisk overførsel skal håndteres i det pågældende e-mailsystem.