Vinduet "F2 Analytics" for administratorer
Brugere med privilegiet "F2 Analytics Administrator" opsætter og trækker rapporter fra vinduet "F2 Analytics". Åbn vinduet fra fanen "Administrator" ved at klikke på menupunktet F2 Analytics.
Vinduets layout
I vinduet kan du danne dig et overblik over organisationens rapportopsætninger og deres detaljer i resultatlisten (1). Vælg en opsætning for at se et preview (2) af den. Previewet viser detaljer såsom beskrivelse af opsætningens formål, dens faste filtre, og hvilke felter brugere skal udfylde for at kunne trække en meningsfuld rapport.
I båndet (3) finder du menupunkter til at oprette, redigere og slette opsætninger såvel som at trække rapporter baseret på den valgte opsætning. Når du trækker en rapport, kan du få vist et preview af den eller hente den som Excel-fil.
Menupunkter i vinduets bånd
Tabellen nedenfor beskriver de menupunkter, du finder i båndet i vinduet "F2 Analytics", og hvordan du bruger dem.
| Menupunkt | Beskrivelse | ||
|---|---|---|---|
"Ny rapportopsætning" |
Åbn dialogen "Opret ny rapportopsætning", hvor du kan oprette en ny opsætning for rapporter. I dialogen skal du give opsætningen en titel og vælge den rapporttype, du vil opsætte.
Figur 3. Dialogen "Opret ny rapportopsætning"
Når du har klikket Opret i dialogen, åbner den nye rapportopsætning til redigering. Herfra kan du arbejde med opsætningen og evt. gemme den. |
||
"Ret" |
Åbn den valgte rapportopsætning til redigering. Du har samme redigeringsmuligheder, som når du opretter en ny opsætning. |
||
"Kopiér" |
Åbn dialogen "Opret en kopi", hvor du kan oprette en kopi af den valgte opsætning. Dialogen præudfyldes baseret på den kopierede opsætning, men du kan give kopien en ny titel og sætte en adgangsbegrænsning, før du opretter den. 
Figur 4. Dialogen er præudfyldt baseret på valgte opsætning
Når du klikker Opret, gemmes kopien med det samme og bliver tilgængelig i oversigten. Herfra kan du åbne den til redigering. |
||
"Slet" |
Slet den valgte rapportopsætning. F2 beder dig bekræfte, inden opsætningen slettes fuldstændigt. |
||
"Vis rapport" |
Træk en rapport baseret på den valgte opsætning, og vis det som et preview direkte i vinduet. Læs mere om at trække rapporter. |
||
"Hent rapport" |
Træk en rapport baseret på den valgte opsætning, og hent den som en Excel-fil. Læs mere om at trække rapporter. |
Træk rapport
For at trække en rapport skal du først vælge en opsætning i resultatlisten i vinduet "F2 Analytics". Det kan eksempelvis være udtræk på ”Alle aktfelter”, hvis du vil udtrække data om akters metadatafelter. I vinduets preview kan du se detaljer om opsætningen såsom kolonner, filtre, felter til udfyldelse og egenskaber.
I vinduets bånd har du to muligheder for at trække en rapport baseret på den valgte opsætning:
-
Vis et preview af rapporten direkte i vinduet ved at klikke på Vis rapport. Previewet bliver vist i samme preview som opsætningens detaljer.
-
Hent rapporten som en Excel-fil med Hent rapport. Filen tager udgangspunkt i den skabelon, der eventuelt er valgt for opsætningen, og gemmes automatisk i mappen "Overførsler" på din computer.
En dialog åbner, hvor du eventuelt skal udfylde prædefinerede felter. Klik her på Vis eller Hent for at trække rapporten.
Udfyld eventuelle felter
Nogle opsætninger kræver, at visse felter udfyldes, før et meningsfyldt udtræk kan dannes. Det kan eksempelvis være, hvis kun data fra en begrænset tidsperiode er relevant, men at den specifikke tidsperiode afhænger af, hvem der trækker rapporten eller hvornår rapporten trækkes.
Når du trækker en rapport, enten for at få vist et preview eller for at hente den som Excel-fil, åbner dialogen "Vis rapport" eller "Hent rapport". Dialogen viser eventuelle felter til udfyldelse.
Udfyld felterne med relevante data og klik på Vis eller Hent for at trække rapporten.