Brug Excel-rapportskabeloner
Analytics giver mulighed for brug af Excel-skabeloner til dataudtræk. Brugen består både af oprettelse af skabeloner med udgangspunkt i rapportopsætninger og af eksport af data til Excel-dokumenter. Det er relevant til løbende udtræk af data, som skal præsenteres i et bestemt format. Skabeloner vil typisk matche én specifik opsætning, da regnearkets kolonnenavne skal matche opsætningens valgte kolonner.
Rapportskabeloner opsættes som andre dokumentskabeloner i F2 og gemmes som en del af rapportopsætninger fra vinduet "F2 Analytics". Processen beskrevet her kræver derfor, at brugeren har privilegierne "Skabelonadministrator" og "F2 Analytics Administrator". Afsnittene nedenfor beskriver opsætningsprocessen, mens anvendelsen af skabelonerne som del af rapportopsætninger beskrives i Administration af opsætninger.
Opret skabelon baseret på rapport
Du kan med fordel oprette Excel-skabeloner på baggrund af den rapportopsætning, den skal indgå i. Det sikrer, at de rigtige kolonner indgår i den rigtige rækkefølge. Samtidig giver det dig også mulighed for at opsætte relevante formler, grafer eller pivotering med udgangspunkt i relevant eksempeldata. Hent filen, mens du arbejder med opsætningen eller ved at vælge en eksisterende opsætning i vinduets oversigt.
Opsæt skabelonens layout
Excel-skabeloner til Analytics skal altid have en fane med navnet "xData". Tager du udgangspunkt i et rapportudtræk, du har hentet fra vinduet "F2 Analytics", vil data allerede ligge på en fane med det navn. Når rapporter trækkes med udgangspunkt i skabelonen, vil data blive skrevet ind i denne fane og eventuelt overskrive data, der blev uploadet med skabelonen. Opretter du en skabelon manuelt, er det nødvendigt at oprette en fane med navnet. Her skal du også skrive kolonnenavnene ind i første række i samme rækkefølge, som de optræder i rapportopsætningen i F2.
Når kolonnenavnene er skrevet ind, kan du tilpasse Excel-filen til det ønskede layout. Det inkluderer eventuel opsætning af pivottabeller. Præcise specifikationer for opsætningen kan findes i Microsofts online dokumentation for pivottabeller.
Importér skabelonen til F2
Gå tilbage til F2’s hovedvindue, vælg fanen ”Indstillinger” og klik på Dokumentskabeloner. Vælg mappen "Rapportskabeloner" og opret en ny skabelon fra båndet (1) eller højrekliksmenuen (2).
Klik på Gennemse, og vælg Excel-filen på din computer, som skal udgøre skabelonen. Giv den et sigende navn. Alle Excel-skabeloner kan ses, når du arbejder med en vilkårlig rapportopsætning, så det kan være en fordel at inkludere den oprindelige opsætnings navn i skabelonens navn. Klik til sidst på OK for at tilføje skabelonen i F2.