Hvilke data overføres?

Følgende afsnit beskriver, hvordan data fra dokumenter, akter og sager overføres fra kildesystem til modtagersystem, samt hvilke data der ikke overføres.

Når data, der vedrører en bruger, enhed, team, sikkerhedsgruppe eller ekstern part, overføres, bruges partens ”Partsnummer”. Det vil sige, at kun hvis en part findes med samme partsnummer og navn i både kildesystem og modtagersystem, vil F2 opfatte parten som den samme.

Data fra dokumenter

Datafelt	Kommentarer
Titel	Overføres.
Indhold	Overføres.
Beskrivelse	Overføres.
Arkiveringsform	Overføres.
Arkivplacering	Overføres.
Gemt af	Overføres. Hvis brugeren ikke findes i modtagersystemet sættes ”Gemt af” til den bruger, der importerer. Det noteres i importakten.
Gemt dato	Overføres.
Forfatter	Sættes til ”Gemt af”.
Forfattet dato	Sættes til ”Gemt dato”.
Filtype	Overføres.
Intern version	Sættes til 1.
Id	Dokumentet gives et nyt id.
Eksternt id	Overføres.
PDF-version	Overføres ikke. PDF-filen produceres automatisk i modtagersystemet.
Vedhæftningsformat (PDF/original)	Overføres.

Datafelt

Kommentarer

Titel

Overføres.

Indhold

Overføres.

Beskrivelse

Overføres.

Arkiveringsform

Overføres.

Arkivplacering

Overføres.

Gemt af

Overføres. Hvis brugeren ikke findes i modtagersystemet sættes ”Gemt af” til den bruger, der importerer. Det noteres i importakten.

Gemt dato

Overføres.

Forfatter

Sættes til ”Gemt af”.

Forfattet dato

Sættes til ”Gemt dato”.

Filtype

Overføres.

Intern version

Sættes til 1.

Dokumentet gives et nyt id.

Eksternt id

Overføres.

PDF-version

Overføres ikke. PDF-filen produceres automatisk i modtagersystemet.

Vedhæftningsformat (PDF/original)

Overføres.

Data fra akter

Datafelt	Kommentarer
Titel	Overføres.
Akt-id	Akten får et nyt akt-id.
Ansvarlig	Overføres. Hvis brugeren ikke findes i modtagersystemet, eller hvis vedkommende ikke længere er i den ansvarlige enhed, sættes brugeren, der importerer som ansvarlig, og det noteres i importakten. Hvis ”Ansvarlig” er en enhed, der ikke findes i modtagersystemet, sættes enhed for brugeren der importerer som ansvarlig, og det noteres i importakten.
Fra	Overføres. Hvis afsenderen ikke findes i modtagersystemet, oprettes i stedet en aktpart med navn og e-mail, og det noteres i importakten.
Til/Cc/Xbc	Overføres. Hvis modtageren ikke findes i modtagersystemet, oprettes i stedet en aktpart med navn og e-mail, og det noteres i importakten.
Status	Overføres.
Frist	Overføres.
Adgang begrænset til	Overføres. Hvis der er brugere, enheder, teams eller sikkerhedsgrupper, som ikke findes i modtagersystemet bliver de ikke tilføjet til aktens adgangsbegrænsningen. Det noteres i importakten. Hvis akten har parter i feltet ”Adgang begrænset til” og ingen af parterne kan findes i modtagersystemet, sættes brugeren, der importerer i feltet ”Adgang begrænset til”, for at undgå at akten overføres uden adgangsbegrænsning. Det noteres i importakten. Hvis brugeren, der importerer, herefter ikke har adgang til akten, bliver vedkommende tilføjet til adgangsbegrænsningen. Det noteres i importakten.
Sagsadgang	Overføres.
Brevdato	Overføres.
Sag	Sættes til det nye sagsnummer.
Journaliseret	Overføres.
Akt nr.	Overføres.
Supplerende sagsbehandlere	Overføres. De supplerende sagsbehandlere, der ikke findes i modtagersystemet, springes over. Det noteres i importakten.
Aktparter	Overføres. De aktparter, der ikke findes i modtagersystemet, springes over. Det noteres i importakten.
CPR/CVR	Overføres.
Adgang	Overføres.
Emneord	Overføres. De emneord, der ikke findes i modtagersystemet, springes over. Det noteres i importakten. Inaktive emneord overføres også.
Oprettet dato	Overføres.
Oprettet af	Overføres. Hvis brugeren ikke findes i modtagersystemet sættes ”Oprettet af” til den bruger, der importerer. Det noteres i importakten.
Ekstern adgang	Overføres.
Akttype	Overføres.
Tidligere sagsnummer	Overføres.
Erindringsdato	Overføres.
Modtaget dato	Overføres.
Forsendelsestype	Overføres.
Oprydning ved send	Overføres.
Bekræft oprydning	Overføres.
Sagshjælp	Overføres.
Linje til enhedens sagsbehandling	Overføres ikke.
Relaterede akter	Overføres ikke.
Historik	Overføres ikke.
Versioner	Overføres ikke.
M4 begrænsning	Overføres.

Datafelt

Kommentarer

Titel

Overføres.

Akt-id

Akten får et nyt akt-id.

Ansvarlig

Overføres. Hvis brugeren ikke findes i modtagersystemet, eller hvis vedkommende ikke længere er i den ansvarlige enhed, sættes brugeren, der importerer som ansvarlig, og det noteres i importakten. Hvis ”Ansvarlig” er en enhed, der ikke findes i modtagersystemet, sættes enhed for brugeren der importerer som ansvarlig, og det noteres i importakten.

Fra

Overføres. Hvis afsenderen ikke findes i modtagersystemet, oprettes i stedet en aktpart med navn og e-mail, og det noteres i importakten.

Til/Cc/Xbc

Overføres. Hvis modtageren ikke findes i modtagersystemet, oprettes i stedet en aktpart med navn og e-mail, og det noteres i importakten.

Status

Overføres.

Frist

Overføres.

Adgang begrænset til

Overføres. Hvis der er brugere, enheder, teams eller sikkerhedsgrupper, som ikke findes i modtagersystemet bliver de ikke tilføjet til aktens adgangsbegrænsningen. Det noteres i importakten.

Hvis akten har parter i feltet ”Adgang begrænset til” og ingen af parterne kan findes i modtagersystemet, sættes brugeren, der importerer i feltet ”Adgang begrænset til”, for at undgå at akten overføres uden adgangsbegrænsning. Det noteres i importakten.

Hvis brugeren, der importerer, herefter ikke har adgang til akten, bliver vedkommende tilføjet til adgangsbegrænsningen. Det noteres i importakten.

Sagsadgang

Overføres.

Brevdato

Overføres.

Sag

Sættes til det nye sagsnummer.

Journaliseret

Overføres.

Akt nr.

Overføres.

Supplerende sagsbehandlere

Overføres. De supplerende sagsbehandlere, der ikke findes i modtagersystemet, springes over. Det noteres i importakten.

Aktparter

Overføres. De aktparter, der ikke findes i modtagersystemet, springes over. Det noteres i importakten.

CPR/CVR

Overføres.

Adgang

Overføres.

Emneord

Overføres. De emneord, der ikke findes i modtagersystemet, springes over. Det noteres i importakten. Inaktive emneord overføres også.

Oprettet dato

Overføres.

Oprettet af

Overføres. Hvis brugeren ikke findes i modtagersystemet sættes ”Oprettet af” til den bruger, der importerer. Det noteres i importakten.

Ekstern adgang

Overføres.

Akttype

Overføres.

Tidligere sagsnummer

Overføres.

Erindringsdato

Overføres.

Modtaget dato

Overføres.

Forsendelsestype

Overføres.

Oprydning ved send

Overføres.

Bekræft oprydning

Overføres.

Sagshjælp

Overføres.

Linje til enhedens sagsbehandling

Overføres ikke.

Relaterede akter

Overføres ikke.

Historik

Overføres ikke.

Versioner

Overføres ikke.

M4 begrænsning

Overføres.

Data fra godkendelser, bestillinger og forelæggelser

Godkendelser bliver overført som almindelige akter. Der tilføjes et PDF-dokument på akten med statusinformation fra godkendelsen.
Information fra bestillinger overføres som et PDF-dokument på akten.
Forelæggelser bliver overført som almindelige akter. Der tilføjes et PDF-dokument med statusinformation fra forelæggelsen.

Data fra sager

Datafelt	Kommentarer
Titel	Overføres.
Sagsnummer	Der oprettes et nyt sagsnummer på den nye sag i modtagersystemet. Det oprindelige sagsnummer fra kildesystemet findes i feltet ”Tidligere sagsnummer” sammen med navnet på kildesystemet.
Tidligere sagsnummer	Sagsnummeret på sagen i kildesystemet sættes i feltet ”Tidligere sagsnummer” på sagen i modtagersystemet.
Ansvarlig	Overføres. Hvis brugeren ikke findes i modtagersystemet, eller hvis vedkommende ikke længere er i den ansvarlige enhed, sættes brugeren, der importerer, som ansvarlig, og det noteres i importakten. Hvis ”Ansvarlig” er en enhed, der ikke findes i modtagersystemet, efterlades feltet tomt, og det noteres i importakten.
Status	Overføres.
Supplerende sagsbehandlere	Overføres. De supplerende sagsbehandlere, der ikke findes i modtagersystemet, springes over. Det noteres i importakten.
Adgangsbegrænsning	Overføres. Hvis der er brugere, enheder, teams eller sikkerhedsgrupper, som ikke findes i modtagersystemet, bliver de ikke tilføjet til sagens adgangsbegrænsningen. Det noteres i importakten. Hvis sagen har parter i feltet ”Adgangsbegrænsning”, og ingen af parterne kan findes i modtagersystemet, sættes brugeren, der importerer, i feltet ”Adgangsbegrænsning” for at undgå, at sagen overføres uden adgangsbegrænsning. Det noteres i importakten. Hvis brugeren, der importerer, herefter ikke har adgang til sagen, bliver vedkommende tilføjet til adgangsbegrænsningen. Det noteres i importakten.
Frist	Overføres.
Journalplan	Overføres. Hvis journalplanen ikke findes i modtagersystemet, efterlades feltet tomt, og det noteres i importakten. Inaktive journalplaner overføres også.
Handlingsfacet	Overføres. Hvis handlingsfacetten ikke findes i modtagersystemet, efterlades feltet tomt, og det noteres i importakten. Inaktive handlingsfacetter overføres også.
Kassationskode	Overføres. Hvis kassationskoden ikke findes i modtagersystemet, efterlades feltet tomt, og det noteres i importakten. Inaktive kassationskoder overføres også.
Emneord	Overføres. De emneord, der ikke findes i modtagersystemet, springes over, og det noteres i importakten. Inaktive emneord overføres også.
Sagens parter	Overføres. De sagsparter, der ikke findes i modtagersystemet, springes over, og det noteres i importakten.
CPR/CVR	Overføres.
Eksternt id	Overføres.
Statuskode	Overføres. Hvis statuskoden ikke findes i modtagersystemet, efterlades feltet tomt, og det noteres i importakten.
Ekstern adgang	Overføres.
Sagsmapper	Overføres.
Oprettet dato	Overføres.
Oprettet af	Overføres. Hvis brugeren ikke findes i modtagersystemet, sættes ”Oprettet af” til den bruger, der importerer. Det noteres i importakten.
Afsluttet dato	Overføres.
Afsluttet af	Overføres. Hvis brugeren ikke findes i modtagersystemet, sættes ”Afsluttet af” til den bruger, der importerer. Det noteres i importakten.

Datafelt

Kommentarer

Titel

Overføres.

Sagsnummer

Der oprettes et nyt sagsnummer på den nye sag i modtagersystemet. Det oprindelige sagsnummer fra kildesystemet findes i feltet ”Tidligere sagsnummer” sammen med navnet på kildesystemet.

Tidligere sagsnummer

Sagsnummeret på sagen i kildesystemet sættes i feltet ”Tidligere sagsnummer” på sagen i modtagersystemet.

Ansvarlig

Overføres. Hvis brugeren ikke findes i modtagersystemet, eller hvis vedkommende ikke længere er i den ansvarlige enhed, sættes brugeren, der importerer, som ansvarlig, og det noteres i importakten. Hvis ”Ansvarlig” er en enhed, der ikke findes i modtagersystemet, efterlades feltet tomt, og det noteres i importakten.

Status

Overføres.

Supplerende sagsbehandlere

Overføres. De supplerende sagsbehandlere, der ikke findes i modtagersystemet, springes over. Det noteres i importakten.

Adgangsbegrænsning

Overføres. Hvis der er brugere, enheder, teams eller sikkerhedsgrupper, som ikke findes i modtagersystemet, bliver de ikke tilføjet til sagens adgangsbegrænsningen. Det noteres i importakten.

Hvis sagen har parter i feltet ”Adgangsbegrænsning”, og ingen af parterne kan findes i modtagersystemet, sættes brugeren, der importerer, i feltet ”Adgangsbegrænsning” for at undgå, at sagen overføres uden adgangsbegrænsning. Det noteres i importakten.

Hvis brugeren, der importerer, herefter ikke har adgang til sagen, bliver vedkommende tilføjet til adgangsbegrænsningen. Det noteres i importakten.

Frist

Overføres.

Journalplan

Overføres. Hvis journalplanen ikke findes i modtagersystemet, efterlades feltet tomt, og det noteres i importakten. Inaktive journalplaner overføres også.

Handlingsfacet

Overføres. Hvis handlingsfacetten ikke findes i modtagersystemet, efterlades feltet tomt, og det noteres i importakten. Inaktive handlingsfacetter overføres også.

Kassationskode

Overføres. Hvis kassationskoden ikke findes i modtagersystemet, efterlades feltet tomt, og det noteres i importakten. Inaktive kassationskoder overføres også.

Emneord

Overføres. De emneord, der ikke findes i modtagersystemet, springes over, og det noteres i importakten. Inaktive emneord overføres også.

Sagens parter

Overføres. De sagsparter, der ikke findes i modtagersystemet, springes over, og det noteres i importakten.

CPR/CVR

Overføres.

Eksternt id

Overføres.

Statuskode

Overføres. Hvis statuskoden ikke findes i modtagersystemet, efterlades feltet tomt, og det noteres i importakten.

Ekstern adgang

Overføres.

Sagsmapper

Overføres.

Oprettet dato

Overføres.

Oprettet af

Overføres. Hvis brugeren ikke findes i modtagersystemet, sættes ”Oprettet af” til den bruger, der importerer. Det noteres i importakten.

Afsluttet dato

Overføres.

Afsluttet af

Overføres. Hvis brugeren ikke findes i modtagersystemet, sættes ”Afsluttet af” til den bruger, der importerer. Det noteres i importakten.

Data, der ikke overføres

Følgende data overføres ikke, når en sag eksporteres og importeres:

Sagsforløb
Chats
Noter
Påtegninger
Extensiondata
Flag på akten
Linje til enhedens sagsbehandling
Partstyper
Kvalitetssikring
GIS-information
Byg-og-miljø-information
Historik fra akter og sager
- Det vil f.eks. ikke være muligt at se, om en akt har været i flere enheder, eller hvornår den sidst er tilgået. Versionsinformation vil heller ikke være tilgængelig, da kun den seneste version kopieres.