Søgning i cBrain Archive
Søgning i cBrain Archive er baseret på søgemaskinen Elasticsearch, hvilket gør det muligt at foretage hurtige søgninger i store datamængder.
Organisationen får sin egen URL, hvorfra organisationens brugere kan logge ind. Efter login kan der søges i et fritekstfelt, som ligner det, der bruges til at fortage en søgning med Google. Hvis det ønskes, kan søgningen begrænses til et bestemt ESDH-system og/eller en bestemt enhed ved hjælp af dropdown-menuerne under søgefeltet.
| Løsningen anvender stemming. Det vil sige, at der søges på ordstammer og dermed alle varianter og bøjninger af søgetermen. Løsningens stemmer kan i samarbejde med cBrain konfigureres til også at understøtte andre sprog udover dansk, hvis det ønskes. |
Søgeresultaterne vises som en liste. Det er muligt at filtrere resultaterne, så der søges efter specifikke metadata, såsom sagsnummer, oprettelsesdato eller dokumenttitel. Læs mere i afsnittet Filtrering af søgeresultater.
Typen og antallet af metadatafelter kan tilpasses til at understøtte organisationens behov. Konfiguration foregår i samarbejde med cBrain.
Visning af søgeresultater
Når du foretager en søgning, kommer du til en ny side med visningen af dine søgeresultater.
Siden med søgeresultater består af følgende elementer:
-
Søgefeltet
-
Resultatliste
-
Kolonner (Vælg hvilke kolonner der skal vises i søgeresultater under Indstillinger)
-
Dine muligheder med det valgte søgeresultat
-
Metadata for det valgte søgeresultat
-
Preview af dokument
Søgeresultater vises som sager, akter eller dokumenter, eller som alle tre samlet. Det vælges i dropdown-menuen ”Vis resultater som”, som findes over resultatlisten (denne dukker først op på resultatsiden). Den samme dropdown-menu kan også åbnes fra søgefeltet øverst på siden ved at klikke på Pil ned. Hvis der eksempelvis vælges ”Sager”, vises der kun sager i resultatlisten.
Klik på et resultat i listen for at få vist et preview. Fra previewet kan sagen, akten eller dokumentet åbnes ved at klikke på Åbn i øverste venstre hjørne af previewet eller ved at dobbeltklikke på sagen, akten eller dokumentet direkte i resultatlisten.
Efter åbning vises akten, sagen eller dokumentets placering i en træstruktur. Det kan eksempelvis dreje sig om en akt, som vises sammen med en eventuelt tilhørende sag og tilhørende dokumenter.
Filtrering af søgeresultater
Det er muligt at filtrere søgeresultaterne ved hjælp af søgefiltrene under søgefeltet øverst på siden. Klik på pilen ved siden af søgetermen for at åbne søgefiltrene. Herfra er det for eksempel muligt at begrænse søgningen til et bestemt tidsinterval eller et bestemt sagsnummer. Søgefiltrene kan tilpasses til at understøtte organisationens behov. Konfiguration foregår i samarbejde med cBrain.
Aktive filtre vises i individuelle bokse over resultatlisten og kan fjernes igen ved at klikke på krydset i filterets boks eller ved at klikke på Ryd filtre.
Søgning på tværs af databaser eller i specifikke databaser
Det er muligt både at søge på tværs af databaser eller i specifikke databaser. Det er også muligt at afgrænse, hvilken del af en database, søgningen skal foretages i. Det kan for eksempel dreje sig om en specifik enheds eller myndigheds arkiv. For at søge i en specifik database fra forsiden vælges denne database fra dropdownmenuen ”ESDH-system” under søgefeltet. Det er også muligt at vælge enhed under dropdown-menuen ”Enheder”.
Efter du har foretaget en søgning, kan søgeresultaterne også afgrænses til et specifikt ESDH-system eller udvides til alle ESDH-systemer ved at klikke på arkivikonet i øverste højre hjørne.
| Brugerens valg af arkivsystem og myndighed samt adgang til data er begrænset til den adgangsopsætning, som en administrator har valgt for den enkelte bruger. |