Ansvarsplacering

I F2 kan du ansvarsplacere e-mails og akter til enheder og brugere for at fordele arbejdet. Du kan fx fordele indkomne e-mails uden at det er nødvendigt at videresende dem som e-mails.

Har en organisation eksempelvis en central postfordeling, som modtager e-mails, kan postfordelingen ansvarsplacere e-mails til de relevante enheder, som så igen kan ansvarplacere til de enkelte brugere i afdelingen. Den valgte enhed eller bruger vil derefter stå som ansvarlig på akten.

Ansvarlig for akten

Ansvarsplaceringen afspejler typisk, at det formelle ansvar lægges hos en bestemt enhed eller bruger.

Alle akter tildeles automatisk en ansvarlig, hvad enten de oprettes direkte i F2 eller overføres via et e-mailsystem. Den aktansvarlige er brugeren eller enheden, som opretter eller modtager akten. Den aktansvarlige kan altid ændre den ansvarlige på akten til en anden person eller en enhed.

Ændres den ansvarlige på akten, modtager den nye ansvarlige bruger eller enhed akten i sin indbakke.

Når en bruger ændrer den ansvarlige på en akt til sig selv, lægges akten ikke i brugerens personlige indbakke. Det er muligt at tilføje akten til den personlige indbakke ved at klikke på ikonet

i aktens bånd. Læs mere om personlig styring.

Yderligere konsekvenser ved at skifte ansvarlig:

Hvis ”Ansvarlig” opdateres til en enhed, svarer det til, at akten lægges i den valgte enheds indbakke. Den forsvinder således fra listen ”Under behandling: Mig”.
Hvis ”Ansvarlig” opdateres til en bruger, svarer det til, at akten lægges i den givne brugers indbakke. Når ”Ansvarlig” sættes til en bruger, sætter F2 automatisk brugerens enhed som den ansvarlige enhed. Det betyder, at akter, der er fordelt til brugere, også optræder i listen ”Under behandling: Enhed” og at ”Ansvarlig enhed” kan ses som kolonne i F2’s resultatvindue.

Ændring af ansvarlig

Akten skal være i redigeringstilstand for, at den ansvarlige kan ændres. Ændr brugeren eller enheden i feltet ”Ansvarlig” og klik på Gem.

Figur 1. Ændr ”Ansvarlig”

Når akten er i redigeringstilstand, vises partsikonet i feltet ”Ansvarlig”. Klik på ikonet for at åbne F2’s partsregister, hvor en relevant bruger eller enhed kan fremsøges i dialogen ”Vælg parter”.

Det er muligt at konfigurere bedre forslag til parter i felterne ”Til”, ”Cc” og ”Xbc”, så forslagene bliver mere relevante for brugeren. Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain.

Aktopretters adgang ved ændring af ansvarlig

Aktopretteren kan miste fuld skriveadgang til akten, når der sættes en ny ansvarlig. Det sker eksempelvis, hvis aktopretteren sætter en bruger i en anden enhed som ansvarlig. I dette tilfælde får den nye bruger fuld skriveadgang til akten, mens aktopretteren kun har læseadgang. Med læseadgang til akten kan aktopretter ikke rette i aktens metadata. Det er i så fald ikke længere muligt for aktopretteren at ændre den aktansvarlige tilbage til sig selv.

Hvis den nye aktansvarlige senere slettes, får aktopretteren igen fuld skriveadgang til akten. På fanen ”Parter” kan du se, hvem der er henholdsvis ansvarlig og opretter på akten. Læs mere om fanen ”Parter”.

Figur 2. Fanen ”Parter”

Brugere, der fjernes som ansvarlig fra en akt, får også fjernet deres læseadgang til akten, hvis der ikke er andre forhold, der bevirker, at de har adgang til akten. Det betyder, at når adgangen på akten er sat til ”Involverede”, er det kun de aktuelt involverede, der har læseadgang til akten. Aktopretter vil altid optræde som involveret på akten.