Metadata-søgefelter

cSearch understøtter en række metadata-søgefelter, som du kan bruge til at afgrænse søgningen.

Klik i søgefeltet og tryk derefter Pil ned på dit tastatur for at få vist en liste over metadata-søgefelter. Nedenfor kan du se, hvordan det ser ud.

image10
Figur 1. Liste over metadata-søgefelter

Vælg metadata-søgefelter via forslagslisten, eller ved at skrive direkte i søgefeltet efterfulgt af kolon.

Ved nogle af metadata-søgefelterne findes der forslag til, hvad der kan søges efter. For eksempel er der for metadata-søgefeltet ”Akttype” en fast liste af muligheder, som vises, når der er indtastet kolon. Listen vises også ved at trykke på Pil ned på tastaturet.

image12
Figur 2. Valgmuligheder for metadata-søgefelt

For andre metadata-søgefelter er der ikke en fast liste af værdier. Det gælder for eksempel for metadata-søgefeltet ”Fra”. Til gengæld giver cSearch søgeforslag baseret på tidligere søgninger eller kommer med forslag, mens du indtaster et søgeord.

image13
Figur 3. Forslag for metadata-søgefelt baseret på søgehistorik

Gennemgang af metadata-søgefelter

Nedenfor følger en gennemgang af de forskellige metadata-søgefelter og deres funktionaliteter.

Metadata-søgefelt Beskrivelse og eksempel

”Type”

Afgrænser søgningen til en bestemt type resultater. De forskellige typer er:

  • akt

  • bestilling

  • chat

  • dokument

  • note

  • påtegning

  • sag

  • systembesked

Når du søger efter ”Type”, søges der kun inden for den valgte type. Hvis du søger efter Type:akt, søges der således kun efter aktens metadata, aktens titel og i aktdokumentet. Der søges ikke i aktens eventuelt tilknyttede dokumenter, chats, bestillinger mv.

cSearch vil som standard søge efter alle typer, hvis andet ikke er specificeret.

Eksempel:

image14
Figur 4. Søg efter typen ”Akt”

”Titel”

Afgrænser søgningen til kun at søge efter titel. Når der søges på ”Titel”, søger cSearch efter titler på sager, akter og dokumenter.

Eksempel:

image15
Figur 5. Søg efter ”Titel”

”Indhold”

Afgrænser søgningen til indhold. For de forskellige typer er indholdet defineret som følgende:

  • Akter: titel og tekstindhold i aktdokumentet.

  • Bestillinger: bestillingstyperne og teksten, som beskriver bestillingen (dvs. teksten i feltet ”Beskrivelse”).

  • Chats: tekstindholdet i chatten.

  • Dokumenter: titel og tekstindhold i dokumentet.

  • Noter: tekstindholdet i noten.

  • Påtegninger: påtegningstypen og selve påtegningsteksten.

  • Systembesked: selve systembeskeden.

Eksempel:

image16
Figur 6. Søg efter ”Indhold”

”Fra”

Søger efter navn eller e-mailadresse på en afsender af en akt. Når der søges på ”Fra”, finder cSearch akter.

Eksempel:

image17
Figur 7. Søg efter ”Fra”

Du kan ligeledes søge på hele e-mailadresser eller domæner eksempelvis:

  • fra:anders@mail.dk

  • fra:beate@organisation.dk

”Til”

Søger efter navn eller e-mailadresse på en modtager af en e-mailakt.

Eksempel:

image19
Figur 8. Søg efter ”Til”

På samme vis som ved ”Fra” kan du også her søge på hele e-mailadresser eller domæner.

”Ansvarlig”

Søger efter navnet på den ansvarlige enhed eller sagsbehandler. Når du søger efter ”Ansvarlig”, finder cSearch akter og sager.

Eksempel:

image20
Figur 9. Søg efter ”Ansvarlig” på en sag

”Part”

Søger efter navn eller e-mailadresse på en involveret part.

image22
Figur 10. Søg efter ”Part”

  • På akter fremsøges de parter, som er involveret i akten. Dvs. de brugere eller enheder, der enten er direkte involveret eller indirekte involveret, fordi akten er blevet delt med dem.

  • På chats og noter fremsøges de parter, der er angivet som deltagere.

  • På en sag fremsøges de parter, der er angivet i metadatafeltet ”Sagens parter”, ”Supplerende sagsbehandler”, ”Mødedeltager” (hvis det er en mødesag) eller ”Sagens ansvarlige”.

Eksempel:

image23
Figur 11. Søg efter ”Part” på en sag

  • På bestillinger fremsøges de parter, som indgår i bestillingen såsom opretter, bestillingsudfører mv.

”Emneord”

Søger efter emneord på en akt eller sag.

Eksempel:

image25
Figur 12. Søg efter ”Emneord” på en sag

”Status”

Søger efter status på en sag, akt eller bestilling.

Eksempel:

image27
Figur 13. Søg efter ”Status” på en sag

”Brevdato”

Søger efter brevdato på en akt.

Eksempel:

image29
Figur 14. Søg efter ”Brevdato”

”Frist”

Søger efter frist på en sag, akt, godkendelse eller bestilling.

Eksempel:

image30
Figur 15. Søg efter ”Frist” på en sag

”Oprettet”

Søger efter oprettelsesdato. Når du søger på ”Oprettet”, finder cSearch akter, bestillinger, chats, dokumenter, noter, påtegninger, sager og systembeskeder, som er oprettet på den angivne dato.

Eksempel:

image32
Figur 16. Søg efter ”Oprettet” dato

”Id”

Søger efter aktens ID-nummer.

Eksempel:

image33
Figur 17. Søg efter ”Id”

”Akttype”

Søger efter aktens type, som kan være indgående, intern eller udgående.

Eksempel:

image34
Figur 18. Søg efter ”Akttype”

”Filtype”

Søger efter filtypen for et dokument, som for eksempel kan være docx, html, pdf, xlxs eller xml.

Eksempel:

image35
Figur 19. Søg efter ”Filtype” for et dokument

Ovenstående tabel indeholder eksempler på, hvordan du kan anvende metadata-søgefelterne i cSearch. Felterne kan kombineres. For eksempel kan du søge efter akter, hvori ordet Information indgår i titlen. Dette kan du gøre ved at skrive: type:akt titel:information. Du kan eksempelvis også søge efter akter med ordet Information i titlen og emneordet budget: type:akt titel:information emneord:budget*.

cSearch søger kun i de typer (akt, dokument, sag, chat m.m.), hvorpå metadatafeltet eksisterer. Søgningen type:Dokument brevdato: [01-01-2015 31-12-2015] returnerer derfor ikke noget, da feltet ”Brevdato" ikke eksisterer på dokumenter.