Dan aktindsigt

Inden du kan danne en aktindsigt, skal de akter, der skal gives indsigt i, altid først være søgt frem i F2, så de optræder samlet i en søgning som vist nedenfor. Hvis materialet er placeret på mere end én sag, kan du med fordel bruge en mappe til indsamling.

Markér de relevante akter ved at holde Ctrl-knappen nede, mens du klikker på de ønskede akter. Åbn højrekliksmenuen, vælg Rapporter og klik på Dan aktindsigt.

Figur 1. Dan aktindsigt via højrekliksmenu i hovedvinduet

Efter du har klikket på Dan aktindsigt, åbner dialogen Ny aktindsigt. I dialogen skal du oprette en ny sag, som aktindsigtsrapporten lægges på. Derudover skal du vælge en titel på aktindsigten i feltet "Titel". Du kan også vælge, hvem der skal være ansvarlig for aktindsigtsrapporten.

Figur 2. Dialogen ”Ny aktindsigt”

Det er gennem en konfiguration muligt at knytte nye aktindsigtsrapporter til eksisterende sager i stedet for at skulle oprette en ny sag. Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain.

Klik på OK når du har valgt en titel. Derefter åbner dialogen Aktindsigt, hvor du kan se din valgte titel og har mulighed for at ændre den. Derudover kan du vælge indholdet af aktindsigtsrapporten.

Figur 3. Dialogen ”Aktindsigt”

Klik på dropdown-menuen i feltet ”Indhold” for at åbne oversigten over de forskellige detaljeringsniveauer, som en aktindsigtsrapport kan laves med.

Figur 4. Vælg indhold i aktindsigten

Der er følgende detaljeringsniveauer:

Fuld (m. dokument-, bestillings- og påtegningsindhold)
Sag og akter
Sag
Oversigt.

Alle detaljeringsniveauer indeholder en oversigt over de valgte akter (også kaldet aktlisten). Læs mere om detaljeringsniveauerne i afsnittet Detaljeringsniveauer for aktindsigtsrapport.

Funktionerne i dialogen ”Aktindsigt” gennemgås i de følgende afsnit.

Tilpas aktindsigtsrapport

I de næste underafsnit gennemgås de forskellige muligheder, der er for at tilpasse aktindsigtsrapporten i dialogen ”Aktindsigt”. I dialogen kan du vælge detaljeringsniveau og hvilket indhold, der skal medtages i aktindsigtsrapporten.

Detaljeringsniveauer for aktindsigtsrapport

Aktindsigtsrapporten kan dannes med forskellige grader af detaljering. Detaljeringsniveauerne for indholdet i aktindsigtsrapporten kan du vælge i dropdown-menuen i feltet ”Indhold” i dialogen ”Aktindsigt”.

Fuld oversigt

Klik på Fuld (m. dokument-, bestillings- og påtegningsindhold) i dropdown-menuen i feltet ”Indhold” i dialogen ”Aktindsigt” for at danne en komplet aktindsigtsrapport, der viser de markerede akter, fordelt på de sager, som de er tilknyttet.

Aktindsigtsrapporten indeholder akternes dokumenter og eventuelle bestillinger og påtegninger.

Figur 5. Eksempel på aktindsigtsrapport med valg af fuldt indhold

Aktnumre fremgår først på relevante akter, når akterne ligger på en sag og er journaliseret.

Sag og akter

Klik på Sag og akter i dropdown-menuen i feltet ”Indhold” i dialogen ”Aktindsigt” for at få en komplet liste over de markerede akter, fordelt på de sager, som de er tilknyttet. Derudover vises der for hver akt en oversigt over de dokumenter, påtegninger og bestillinger, som akten indeholder - dog vises indholdet af disse ikke.

Figur 6. Eksempel på aktindsigtsrapport med indhold ved valg af ”Sag og akter”

Sag

Vælg Sag i dropdown-menuen i feltet ”Indhold” i dialogen ”Aktindsigt” for at få en komplet liste over de markerede akter, fordelt på de sager, som de er tilknyttet.

Ved valg af ”Sager” laves aktindsigtsrapporten med en side pr. sag. Akter, der ikke er knyttet til en sag, ligger på en side for sig selv.

Aktindsigtsrapporten giver en gruppering af akter for hver sag, som de er tilknyttet. Akter, der ikke er knyttet til en sag, vil ligge i en gruppering for sig.

example foi request report cases records

Figur 7. Eksempel på aktindsigtsrapport med indhold ved valg af ”Sag”

Oversigt

Vælg Oversigt i dropdown-menuen i feltet ”Indhold” i dialogen ”Aktindsigt” for at få en komplet oversigt over de markerede akter, fordelt på de sager, som de er tilknyttet.

Ved valg af ”Oversigt” fjernes unødige sideskift, så du får en kompakt liste over alle sagerne, når aktindsigtsrapporten dannes. Detaljeringsniveauet er egnet som oversigtsvisning til f.eks. en aktindsigtsbegærer, hvis brugeren er i dialog om, hvilket materiale der skal udleveres.

Figur 8. Eksempel på aktindsigtsrapport med indhold ved valg af ”Oversigt”

Filtrering af uønsket indhold

På installationsniveau kan der opsættes et filter, der automatisk fjerner uønsket indhold, som eksempelvis akter eller filindhold med bestemt navngivning, inden en aktindsigtrapport dannes.

Filtreringen finder kun sted, hvis du sætter hak i ”Fjern uønsket indhold” i dialogen ”Aktindsigt”. Se nedenfor.

Figur 9. Fjern uønsket indhold i dialogen "Aktindsigt"

Klik på spørgsmålstegnikonet ud for feltet ”Fjern uønsket indhold” for at få vist en oversigt over, hvad der præcist bliver fjernet af filtret. Se eksemplet nedenfor.

Figur 10. Aktindsigtsfilter

Konfiguration af, hvilket uønsket indhold der fjernes, udføres i samarbejde med cBrain.

Udelad indhold

Det er i dialogen ”Aktindsigt” muligt manuelt at vælge de akter, bestillinger, påtegninger og/eller dokumenter, der ikke skal med i aktindsigtsrapporten.

Højreklik på den akt eller det dokument, som ikke skal medtages. Klik derefter fluebenet væk ud for "Medtages" i højrekliksmenuen. Den pågældende akt og/eller dokument bliver hermed udeladt i aktindsigtsrapporten.

Figur 11. Højrekliksmenu til at udelade akter m.m. i aktindsigtsrapporten

Fjerner du fluebenet i højrekliksmenuen, fjernes det grønne flueben i dialogen ”Aktindsigt” også. Se nedenfor.

Figur 12. Dokument medtages ikke i aktindsigtsrapporten

Tilføj kommentar

Højreklik på en akt eller et dokument for at tilknytte kommentarer til aktindsigtsrapporten. Dette kan du eksempelvis bruge, hvis akter, bestillinger og/eller dokumenter fravælges, og i så fald kan du skrive begrundelsen herfor i kommentarfeltet. Det kan for eksempel være af hensyn til personfølsomme oplysninger.

Klik på Tilføj kommentar i højrekliksmenuen på den pågældende akt, bestilling og/eller dokument for at tilføje en kommentar.

Figur 13. Tilføj kommentar til aktindsigtsrapporten

Skriv en kommentar i dialogen der åbner. Klik på OK.

Figur 14. Dialogen ”Tilføj kommentar”

Kommentaren fremgår under kommentarfeltet i aktoversigten, når den er tilføjet efter klik på OK.

Figur 15. Eksempler på kommentarer i aktindsigtsrapport

Slet eller ret kommentar

Du kan slette eller rette en kommentar, der er blevet tilføjet, inden aktindsigtsrapporten dannes.

For at slette eller rette kommentaren, er der følgende handlinger som kan udføres:

Klik i højrekliksmenuen på Tilføj kommentar på den pågældende akt, bestilling eller dokument.
Dialogen med kommentaren, der ønskes slettet eller rettet, åbner.
Slet hele kommentaren eller ret i teksten.
Afslut ved at klikke på OK.

Den endelige aktindsigt

Klik på Dan aktindsigt i dialogen ”Aktindsigt”, når du har valgt det ønskede indhold til aktindsigten. Du modtager herefter aktindsigtsrapporten som ulæst akt i ”Min indbakke”, når F2 har dannet aktindsigten.

Figur 16. Aktindsigtsrapporten i ”Min indbakke”

Aktindsigtsrapporten er vedhæftet akten. Se eksempel nedenfor.

Figur 17. Akt med genereret aktindsigtsrapport

Du kan behandle akten med aktindsigtsrapporten som enhver anden akt, f.eks. sende den videre eller ansvarsplacere den hos en kollega, eller lave ekstrahering i et eksternt program som f.eks. Adobe Reader.

Ekstrahering vil sige, at du kan overstrege dele af teksten, som er fortrolig, så de ikke kommer med i aktindsigtsrapporten, som du skal sende til modtageren.

Hvis du retter eller ekstraherer i en PDF-fil, skal du sikre, at sådanne PDF-filer låses og/eller på anden måde beskyttes, for at andre brugere eller eksterne modtagere ikke efterfølgende kan rette i aktindsigtsrapporten. Dette kan du f.eks. gøre med programmer som Acrobat Reader Pro eller LibreOffice.