Godkendelser i F2 Manager 2
På F2 Manager 2 har du adgang til aktive godkendelser, hvor du er godkender på godkendelsens nuværende trin. En godkendelse overføres til F2 Manager 2, når den sendes til det trin, hvor du er sat på som godkender. Godkendelsen forsvinder fra F2 Manager 2, når du returnerer eller godkender den, og den derved ikke er på dit godkendelsestrin mere.
Tryk på Godkendelser nederst i båndet på F2 Manager 2 for at få vist en liste over alle overførte godkendelser.
I venstre side vises listen af overførte godkendelser (1). Du kan søge efter godkendelser i søgefeltet over listen (2). Når du trykker på en godkendelse i listen, vises godkendelsesdokumentet i et preview i højre side (3). På båndet over previewet er funktioner til at behandle godkendelsen (4). Over båndet er metadata for den valgte godkendelse i form af titel, frist og akt-id for akten med godkendelsen (5).
| Hvis du er slusegodkender, vælger dit sekretariat, hvilke godkendelser der skal overføres til F2 Manager 2. Der kan altså være godkendelser, der ikke er overført til F2 Manager 2, selvom du er godkender på det nuværende trin. Læs mere om modulet F2 Godkendelsessluse. |
Godkendelseslisten
Godkendelser vises i godkendelseslisten med titel, frist og antallet af vedhæftede dokumenter. Listen er sorteret efter godkendelsesfrist. Er der flere godkendelser med samme frist, samles de i en gruppe. Frist og antallet af godkendelser i grupperingen vises i det grå bånd over en gruppe af godkendelser.
Godkendelser markeret som "Haster" findes øverst på listen. Godkendelser uden frist findes nederst på listen. Godkendelser, der både er markeret som "Haster" og har en godkendelsesfrist, samles under gruppen "Haster".
| Hvis brugeren har en godkendelsessluse tilknyttet, vil sekretariatet være i stand til at ændre prioriteringen for den enkelte godkendelse. |
Søg efter godkendelser
I søgefeltet over godkendelseslisten kan du søge efter godkendelser. Du søger efter titlen på godkendelsen.
Funktioner i båndet ved godkendelse
Du finder menupunkter til at arbejde med godkendelsen i båndet over previewet.
Når båndet er kort, samler menupunkterne sig under dropdown-menuen "Mere".
Funktionerne gennemgås her:
| Funktion | Beskrivelse |
|---|---|
"Fuld skærm" |
Vis det valgte indhold på hele skærmen. |
"Opdel skærm" |
Vend tilbage til standardvisningen. |
"Annotér" |
Åbn det valgte dokument i annoteringstilstand for at annotere i dokumentet. |
"Skjul annoteringer"/"Vis annoteringer" |
Skjul eller vis annoteringer i det valgte dokument. Menupunktet er kun synligt, hvis der er foretaget annoteringer i dokumentet. |
"Ny chat" |
Opret en ny chat på godkendelsen. |
"Returner" |
Åbn en dialogboks, hvor du kan returnere godkendelsen til et tidligere godkendelsestrin. |
"Godkend" |
Åbn en dialogboks, hvor du kan godkende godkendelsen. |
Læs og annotér godkendelser
Du kan læse og annotere godkendelser på F2 Manager 2, inden du behandler dem. Her kan du:
-
Læse godkendelsen og dens vedhæftede dokumenter igennem.
-
Annotere godkendelsen og dens vedhæftede dokumenter.
Læs godkendelse og dens vedhæftede dokumenter
Når du trykker på en godkendelse i listen i venstre side, vises godkendelsesdokumentet i højre side. Vedhæftede dokumenter til godkendelsen foldes ud i listen, når du trykker på godkendelsen. Antallet af vedhæftede dokumenter til en godkendelse vises ud for vedhæft-ikonet på godkendelsen. Ulæste dokumenter er markeret med fed i listen.
Tryk på et vedhæftet dokument i listen for at læse det i previewet til højre.
Tryk på Fuld skærm i båndet for at vise det valgte dokument på hele skærmen. Tryk på Opdel skærm for at vende tilbage til standardvisningen.
Annotér dokumenter
Du kan annotere godkendelsesdokumentet og godkendelsens vedhæftede dokumenter. Tryk på det ønskede dokument i godkendelseslisten, så det vises i previewet i højre side. Tryk på Annotér i båndet for at åbne det valgte dokument i annoteringstilstand.
I annoteringstilstand er kassen med annoteringsværktøjer som standard i bunden af skærmen. Du kan flytte kassen ved at trykke på den og rykke den til det ønskede sted. F2 Manager 2 husker, hvor du har placeret kassen, når du åbner et dokument i annoteringstilstand.
Tryk på det ønskede værktøj i kassen for at anvende det. Læs mere om værktøjerne.
Tryk på Kassér i værktøjslinjen øverst for at fortryde dine seneste annoteringer og gå tilbage til godkendelseslisten.
Tryk på Gem i værktøjslinjen øverst for at gemme dine seneste annoteringer og gå tilbage til godkendelseslisten.
Dokumentet med annoteringerne gemmes som PDF-fil på godkendelsen på både F2 Manager 2 og i F2 Desktop. Når du åbner dokumentet igen på F2 Manager 2, kan du vælge at se PDF-filen med dine annoteringer eller du kan vælge at skjule annoteringerne og se det originale dokument.
| Er der sket ændringer i det originale dokument efter du har annoteret det, f.eks. hvis en anden bruger har opdateret dokumentet i F2 Desktop, skal du være opmærksom på, at du kan komme til at overskrive dine oprindelige annoteringer, hvis du annoterer den nye version af det originale dokument. |
PDF-filen med annoteringerne kan tilgås fra F2 Desktop for de andre godkendere på godkendelsen. Filnavnet for PDF’en bliver "[Oprindelig titel] (annoteret af [brugernavn]), som i nedenstående eksempel.
I godkendelseslisten markerer et blyantsikon, at dokumentet er annoteret.
| Der kan kun ligge én F2 Manager 2-PDF på hver godkendelse. Det betyder, at hvis en godkender på et tidligere eller det nuværende trin allerede har annoteret dokumentet, risikerer brugeren at overskrive andres arbejde. Derudover vil filnavnet indikere navnet på den, der oprettede det oprindelige annotationsdokument, og derfor ikke vise hvem der sidst har annoteret. |
Behandl godkendelser
| Når du behandler en godkendelse som slusegodkender, kan det være dit sekretariat, der effektuerer eller tilpasser din beslutning om enten returnering eller godkendelse, inden godkendelsen sendes til det relevante godkendelsestrin. Læs mere om F2 Godkendelsessluse. |
Returnér godkendelse
Tryk på Returner i båndet for at returnere den valgte godkendelse til et tidligere godkendelsestrin. En dialogboks åbner, hvor du vælger, hvem godkendelsen skal returneres til og hvem godkendelsen skal genoptages hos efterfølgende. Du kan skrive en bemærkning om, hvorfor du returnerer godkendelsen.
Tryk på OK for at returnere godkendelsen til dit valgte godkendelsestrin.
Tryk på Fortryd, hvis du ikke ønsker at returnere godkendelsen.
Læs mere om returnering af godkendelser.
Godkend godkendelse
Tryk på Godkend i båndet for at godkende den valgte godkendelse. En dialogboks åbner, hvor du kan skrive en bemærkning, inden du godkender.
Tryk på OK for at godkende godkendelsen. Godkendelsen sendes videre til det næste godkendelsestrin, eller godkendes endeligt, hvis du er den sidste godkender.
Tryk på Fortryd, hvis du ikke ønsker at godkende godkendelsen.
Læs mere om behandling af godkendelser.
Chat på godkendelser
Du kan chatte på godkendelser, der ligger på F2 Manager 2. Er der en chat på en godkendelse, vises den på fanen "Chat" over previewet for godkendelsesdokumentet. Fra båndet kan du oprette en ny chat.
Du kan også modtage chats på godkendelser, som du ikke er godkender på. Den type chat vil kun optræde på chatlisten i sektionen "Chats". Godkendelsen vil ikke ligge på godkendelseslisten.
Du har en samlet oversigt over alle dine chats på F2 Manager 2 i chatlisten.
Opret ny chat på godkendelse
Tryk på Ny chat i båndet for at oprette en chat på den valgte godkendelse.
En dialogboks åbner, hvor du kan tilføje chatdeltagere. F2 Manager 2 foreslår dine hyppigst brugte chatdeltagere. Når du begynder at skrive i feltet "Søg efter deltagere", søger F2 Manager 2 efter brugere i F2’s partsregister. Du kan tilføje flere chatdeltagere på én gang.
Når du har tilføjet dine ønskede deltagere, trykker du på OK for at oprette chatten. Tryk på Fortryd, hvis du ikke ønsker at oprette chatten.
Når du trykker OK åbner chatvinduet.
Dine valgte chatdeltagere vises øverst i chatvinduet. Du kan skrive din besked i skrivefeltet nederst. Tryk på send chat-ikonet for sende din besked.
Chatten er også tilgængelig på chatlisten.
Se chat på godkendelser
Når der er en eller flere chats på en godkendelse, vises fanen "Chat" over previewet af godkendelsesdokumentet. Er der en ulæst chat på en godkendelse, vil fanen "Chat" være markeret med fed på den pågældende godkendelse og selve chatten vil også være markeret med fed.
Tryk på en chat for at åbne chatvinduet.
