Chats i F2 Manager 2
På F2 Manager 2 kan du chatte på godkendelser og dagsordenspunkter på møder. Du kan også modtage og besvare chats på godkendelser, som du ikke er godkender på.
Tryk på Chats nederst i båndet for at få vist en oversigt over alle dine chats på F2 Manager 2.
I venstre side vises listen af chats (1). Du kan søge efter chats i søgefeltet over listen (2). Når du trykker på en chat i listen, vises chatvinduet i et preview i højre side (3). På båndet over previewet er funktioner til at arbejde med godkendelsen eller dagsordenspunktet, der er chattet på (4). Over båndet er metadata for godkendelsen i form af titel, frist og akt-id for akten med godkendelsen eller metadata for dagsordenspunktet i form af akttitel og mødetitel (5).
Chatliste
Chats vises i chatlisten med titel på godkendelsen eller dagsordenspunktet, chatdeltagernes initialer og tidspunktet for den sidst afsendte chatbesked. Listen er sorteret kronologisk efter den sidst afsendte chatbesked. Det vil sige, at de nyeste chats ligger øverst på listen. Er der flere chats på den samme godkendelse eller det samme dagsordenspunkt, vises hver chat i listen. Ulæste chats er markeret med fed i listen.
Du kan også oprette nye chats på de godkendelser og dagsordenspunkter, der allerede ligger på chatlisten.
Chats fjernes fra chatlisten
Chats fjernes fra chatlisten, enten fordi du selv fjerner dem, eller fordi godkendelsen eller dagsordenspunktet ikke ligger på F2 Manager 2 mere.
| Chattype | Hvornår fjernes chat |
|---|---|
Chat på godkendelse, hvor du er godkender. |
Chatten fjernes fra chatlisten, når godkendelsen er endelig godkendt. Har du returneret godkendelsen eller godkendt til et trin efter dig, har du stadig adgang til chatten, indtil godkendelsen er endelig godkendt. Du har mulighed for selv at fjerne chatten ved at trykke på Fjern chat i båndet over previewet. |
Chat på godkendelse, hvor du er kopimodtager. |
Chatten fjernes fra chatlisten, når godkendelsen er endelig godkendt. Har du læstmarkeret godkendelsen, har du stadig adgang til chatten indtil godkendelsen er endelig godkendt. Du har mulighed for selv at fjerne chatten ved at trykke Fjern chat i båndet over previewet. |
Chat på godkendelse, hvor du ikke er godkender. |
Chatten fjernes fra chatlisten, når godkendelsen er endelig godkendt eller når du selv fjerner chatten. |
Chat på dagsordenspunkt. |
Chatten fjernes fra chatlisten, når mødet ikke er længere er synkroniseret til F2 Manager 2. |
Søg efter chats
I søgefeltet over chatlisten kan du søge efter chats. Du søger efter titlen på godkendelsen og dagsordenspunktet.
Funktioner i båndet
Båndet over previewet ændrer sig alt efter, om du har valgt en chat på en godkendelse eller et dagsordenspunkt.
Funktioner i båndet ved chat på godkendelse
Du finder menupunkter til at arbejde med godkendelser i båndet over previewet, når du har valgt en chat på en godkendelse.
Når båndet er kort, samler menupunkterne sig under dropdown-menuen "Mere".
Funktionerne gennemgås her:
| Funktion | Beskrivelse |
|---|---|
"Fuld skærm" |
Vis det valgte indhold på hele skærmen. |
"Opdel skærm" |
Vend tilbage til standardvisningen. |
"Vis vedhæftninger" |
Vis vedhæftede dokumenter til godkendelsen i chatlisten. Tryk herefter på et dokument for at åbne det i previewet. |
"Skjul vedhæftninger" |
Skjul vedhæftede dokumenter til godkendelsen i chatlisten. |
"Annotér" |
Åbn det valgte dokument i annoteringstilstand for at annotere i dokumentet. Menupunktet er kun synligt, hvis du har valgt enten godkendelsesdokumentet eller et vedhæftet dokument. |
"Skjul annoteringer"/"Vis annoteringer" |
Skjul eller vis annoteringer i det valgte dokument. Menupunktet er kun synligt, hvis der er foretaget annoteringer i dokumentet. |
"Fjern chat" |
Fjern den valgte chat fra F2 Manager 2. Chatten kan stadig tilgås i F2 Desktop. Menupunktet er kun synligt, hvis du ikke er godkender på godkendelsen eller godkendelsen ligger på et andet trin end dit godkendelsestrin eller kopimodtagertrin. |
"Ny chat" |
Opret en ny chat på godkendelsen. |
"Returner" |
Åbn en dialogboks, hvor du kan returnere godkendelsen til et tidligere godkendelsestrin. |
"Godkend" |
Åbn en dialogboks, hvor du kan godkende godkendelsen. |
Funktioner i båndet ved chat på dagsordenspunkt
Du finder menupunkter til at arbejde med dagsordenspunkter i båndet over previewet, når du har valgt en chat på et dagsordenspunkt.
Når båndet er kort, samler menupunkterne sig under dropdown-menuen "Mere".
Funktionerne gennemgås her:
| Funktion | Beskrivelse |
|---|---|
"Fuld skærm" |
Vis det valgte indhold på hele skærmen. |
"Opdel skærm" |
Vend tilbage til standardvisningen. |
"Vis vedhæftninger" |
Vis vedhæftede dokumenter til dagsordenspunktet i chatlisten. Tryk herefter på et dokument for at åbne det i previewet. |
"Skjul vedhæftninger" |
Skjul vedhæftede dokumenter til dagsordenspunktet i chatlisten. |
"Annotér" |
Åbn det valgte dokument i annoteringstilstand for at annotere i dokumentet. |
"Skjul annoteringer"/"Vis annoteringer" |
Skjul eller vis annoteringer i det valgte dokument. Menupunktet er kun synligt, hvis der er foretaget annoteringer i dokumentet. |
"Ny chat" |
Opret en ny chat på dagsordenspunktet. |
"Gå til møde" |
Åbn mødet, som dagsordenspunktet er tilknyttet. Mødet åbnes i dagsordensvisning på det valgte dagsordenspunkt. |
Opret ny chat
Du kan oprette nye chats på både godkendelser og dagsordenspunkter fra chatlisten. Tryk på Ny chat i båndet over previewet for at oprette en chat på den valgte godkendelse eller det valgte dagsordenspunkt.
En dialogboks åbner, hvor du kan tilføje chatdeltagere. F2 Manager 2 foreslår dine hyppigst brugte chatdeltagere. Når du begynder at skrive i feltet "Søg efter deltagere", søger F2 Manager 2 efter brugere i F2’s partsregister. Du kan tilføje flere chatdeltagere på én gang.
Når du har tilføjet dine ønskede deltagere, trykker du på OK for at oprette chatten. Tryk på Fortryd, hvis du ikke ønsker at oprette chatten.
Når du trykker OK åbner chatvinduet på den valgte godkendelse i sektionen "Godkendelser" eller det valgte dagsordenspunkt i sektionen "Møder".
Dine valgte chatdeltagere vises øverst i chatvinduet. Du kan skrive din besked i skrivefeltet nederst. Tryk på send-ikonet for sende din besked.
Chatvinduet
I chatvinduet kan du læse og skrive chatbeskeder samt tilføje deltagere til chatten. Øverst vises deltagerne (1). Trykker du på de tre prikker åbner chatdeltagermenuen (2), hvor du kan se status over eksisterende chatdeltagere samt tilføje og fjerne deltagere fra chatten.
Du skriver din besked nederst i skrivefeltet (3). Tryk på send-ikonet for sende din besked.
Det vises i chatsamtalen, hvilken besked chatdeltagerne senest har læst, via deres billede eller forbogstav, som vises under den pågældende besked (4).
Er der flere chats på den samme godkendelse eller det samme dagsordenspunkt, kan du trykke på venstre-pilen ved deltagerlisten for at se en oversigt over de pågældende chats.
Tryk på en chat i oversigten for åbne den.
Chatdeltagermenu
Tryk på de tre prikker ved deltagerlisten i chatvinduet for at åbne chatdeltagermenuen.
Funktionerne gennemgås her:
| Funktion | Beskrivelse |
|---|---|
"Chatdeltagere" |
Åbn en dialogboks, hvor du kan se en oversigt over alle chatdeltagere på chatten og deres status (online, offline, ikke til stede). 
Figur 13. Chatdeltagernes status
Fjern en chatdeltager ved at trykket på krydset ud for deres navn, og tryk derefter på OK for at vende tilbage til chatten. Tryk på Fortryd for at vende tilbage til chatten uden at fjerne nogle deltagere. |
"Tilføj deltagere" |
Åbn en dialogboks, hvor du kan tilføje chatdeltagere. F2 Manager 2 foreslår dine hyppigst brugte chatdeltagere. Når du begynder at skrive i feltet "Søg efter deltagere", søger F2 Manager 2 efter brugere i F2’s partsregister. Du kan tilføje flere chatdeltagere på én gang.
Figur 14. Tilføj chatdeltagere
Når du har fremsøgt dine ønskede deltagere, trykker du på OK for at tilføje dem til chatten. Tryk på Fortryd, hvis du ikke ønsker at tilføje deltagere. |
Adgangsbegrænsning på akt
Sender du en chat til en chatdeltager, der ikke er en del af adgangsbegrænsningen på godkendelsen eller dagsordenspunktet, får du en meddelelse øverst på skærmen. Din chat gemmes som chatkladde på godkendelsen eller dagsordenspunktet.
Chatkladder
Trykker du dig væk fra en nyoprettet chat uden at sende en besked, gemmes chatten som kladde på godkendelsen eller dagsordenspunktet. Du kan herefter genfinde den på godkendelsen eller dagsordenspunktet og i chatlisten
Ulæste chats
Er der ulæste chats vil fanen "Chat" være markeret med fed på den pågældende godkendelse eller dagsordenspunkt og selve chatten vil også være markeret med fed. Ulæste chats vises også som en notifikation ved sektionen "Chats" nederst på skærmen.
Ulæste chats er også markeret med fed i chatlisten.
Chatorientering på godkendelse
Du kan modtage chats på F2 Manager 2 på godkendelser, du ikke er godkender på. Den type chat vil kun optræde på chatlisten i sektionen "Chats". Godkendelsen vil ikke ligge på godkendelseslisten.
Du kan læse og annotere godkendelsen og dens vedhæftede dokumenter, men du kan ikke behandle godkendelsen, da du ikke er godkender eller kopimodtager på den.
Når du har læst chatten, og eventuelt besvaret den, kan du fjerne chatten fra F2 Manager 2 ved at trykke på Fjern chat i båndet over previewet. Chatten fjernes dermed fra F2 Manager 2, men kan stadig tilgås i F2 Desktop.
F2 Manager 2 fjerner som standard chatten efter, at godkendelsen er blevet endelig godkendt. Det er muligt at konfigurere, at chats på godkendelser, hvor du ikke er godkender, bliver liggende på chatlisten, selvom godkendelsen er endelig godkendt. Benyttes denne konfiguration, vil chatten og godkendelsen blive liggende på F2 Manager 2 i et begrænset antal dage, som udgangspunkt syv dage.
Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain.