Synkronisér materiale fra F2 Desktop
De følgende afsnit beskriver, hvordan du synkroniserer materiale fra F2 Desktop til F2 Manager 2-appen. Du kan synkronisere sager, akter og dokumenter i forbindelse med møder og projekter.
Mødemateriale kan også synkroniseres til F2 Manager 2 med modulet F2 Møder.
Godkendelser synkroniseres til F2 Manager 2-appen, når de rammer det trin, hvor du er sat på som godkender eller kopimodtager.
| Hvis du er slusegodkender, vælger dit sekretariat, hvilke godkendelser der skal synkroniseres til F2 Manager 2. Læs mere om modulet F2 Godkendelsessluse. |
Synkronisér sager og akter
Du kan synkronisere enhver F2-sag til F2 Manager 2. F2 Manager 2 er designet med henblik på adgang til materialer i forbindelse med møder. Derfor foregår synkroniseringen af sager og akter til F2 Manager 2 gennem ad hoc-møder i F2 Desktop. Ad hoc-møder kan også oprettes og ses fra F2 Touch. Læs mere om fremgangsmåden i F2 Touch.
Klik på menupunktet Tilføj F2 Manager i sagsvinduet for at tilføje en sag til F2 Manager 2, som vist nedenfor.
Fanen "F2 Manager" tilføjes dermed til sagen. Fanen er placeret til højre for fanen ”Parter” i sagsvinduet. Figuren nedenfor viser fanen og dens forskellige sektioner. Sektionerne er bygget op efter et mødeformat, hvor sagen, dens akter og dokumenter er tilgængelige i den periode, der vælges, og for de parter, der tilføjes som deltagere eller interessenter til mødet.
Klik på Ret i båndet for at sætte mødet i redigeringstilstand og herved opsætte synkroniseringen af mødet til F2 Manager 2.
Den øvre del af fanen indeholder en række metadatafelter relateret til iPad-synkroniseringen til F2 Manager 2, mens den nederste del er dedikeret styring af akters og dokumenters tilgængelighed.
De relevante metadatafelter gennemgås her:
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
"Synkronisering til iPad" |
Her vælger du tidsrummet for, hvornår sagen skal være synkroniseret til F2 Manager 2. |
"Dato og kategori" |
Her vælger du tidspunkt og kategori for mødet. |
"Parter" |
Her vælger du, hvilke parter der skal have mødet synkroniseret til deres F2 Manager 2. |
"Yderligere information" |
Her kan du give mødet en ny titel og tilføje en beskrivelse. |
"Synkroniseringsliste" |
Her vælger du, hvilke akter på sagen der skal synkroniseres til F2 Manager 2. Her kan du også strukturere rækkefølgen af dagsordenspunkterne. |
Når du har udfyldt de relevante metadatafelter, skal du klikke på Gem i båndet for at gemme dine ændringer og synkronisere sagen til F2 Manager 2.
Synkronisering til iPad
Sætter du hak i tjekboksen ”Aktiveret”, synkroniseres de akter, der står på synkroniseringslisten til F2 Manager 2. Akter synkroniseres udelukkende i det valgte tidsrum og til de parter, der tilføjes i feltet "Parter"
Uden for det angivne tidsrum synkroniseres data ikke til iPad’en.
Feltet ”Nye elementer inkluderes” forklares længere nede.
| Sættes der hak i tjekboksen ”Aktiveret”, udfyldes de resterende dato- og tidsfelter automatisk med standardværdier, medmindre de allerede indeholder værdier. Dette er for eksempel brugbart, hvis du ønsker et møde til tidspunktet ”nu” og med standardsynkroniseringstidsrum. |
Dato og kategori
Felterne under ”Dato og kategori” bruger du til at vælge mødedato og –tidspunkt. Mødet vises på mødelisten på F2 Manager 2 på den valgte mødedato.
Det er muligt at angive start- og sluttidspunkt for mødet. Varer mødet hele dagen, kan du i stedet sætte hak i tjekboksen “Heldags”. Sætter du et hak i “Heldags”, vises mødet øverst på mødelisten for den valgte dag på F2 Manager 2. Møder kan også vare mere end en dag uanset, om de har angivne start- og sluttidspunkter eller er angivet som heldagsmøder.
Yderligere kan du vælge en kategori i dropdown-menuen "Kategori". Dette er et valgfrit felt, der bruges til at kategorisere mødet. Kategorier oprettes af en bruger med privilegiet ”Værdilisteadministrator”. Eksempelvis kan kategorien ”Administration” oprettes, hvis der i den givne myndighed er behov for at indikere, at mødet omhandler administration.
Parter
Mødedeltagere og interessenter, interne såvel som eksterne, tilføjer du i felterne under ”Parter”. Parterne skal være oprettet i F2’s partsregister for at kunne tilføjes.
| Det er muligt at konfigurere F2, så ministre og departementschefer kun kan tilføjes til møder af brugere med rettigheder til at agere på vegne af ministeren. Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain. |
Deltagere
Feltet ”Deltagere” bruger du til at tilføje brugere i F2 som mødedeltagere. Mødedeltagere vil:
-
Få læseadgang til de akter, som dagsordenen består af.
-
Få mødets akter synkroniseret til deres F2 Manager 2 i det valgte tidsrum.
Eksterne
Feltet ”Eksterne” bruger du til at tilføje eksterne parter, der deltager i mødet. Det er muligt at sende en kopi af mødematerialet til de valgte parter med modulet F2 Webmøder.
Yderligere information
Når du opretter et ad hoc-møde, arves sagstitlen som standard. Du kan ændre titlen i feltet ”Titel”.
Feltet ”Beskrivelse” under ”Yderligere information” er et valgfrit felt, der blandt andet bruges til at dele information om mødet, såsom mødested, mødelokale og lignende.
På F2 Manager 2 vises beskrivelsen sammen med mødedeltagerne over dagsordenen i previewet.
Synkroniseringslisten og sagens øvrige akter
Elementerne i synkroniseringslisten er de akter, der synkroniseres til F2 Manager 2, når synkroniseringen starter.
Som navnet ”Sagens øvrige akter” indikerer, består dette felt af de akter, der enten manuelt eller automatisk er valgt til ikke at være en del af synkroniseringslisten. Når du tilføjer fanen "F2 Manager" til en sag, tilføjes sagens akter automatisk til synkroniseringslisten.
Automatisk eller manuel inklusion
Tilføjes nye akter til sagen, synkroniseres de til F2 Manager 2 afhængigt af feltet ”Nye elementer inkluderes” i gruppen ”Synkronisering til iPad” i den øvre halvdel af F2 Manager-fanen. Feltet ”Nye elementer inkluderes” kan enten have værdien Automatisk eller Manuelt, som vælges via en dropdown-menu.
-
Automatisk: Alle akter på sagen tilføjes til synkroniseringslisten ud over de akter, som en bruger manuelt trækker over i feltet ”Sagens øvrige akter”. Den automatiske tilstand anvendes, hvis nye akter, der føjes til sagen, automatisk skal synkroniseres til F2 Manager 2 ved oprettelse.
-
Manuelt: Ingen akter på sagen synkroniseres ud over de akter, som en bruger aktivt trækker til synkroniseringslisten, og akter, der allerede er på synkroniseringslisten. Den manuelle tilstand anvendes, hvis et bestemt antal dagsordenspunkter skal synkroniseres til et møde, og nye akter ikke automatisk skal synkroniseres til F2 Manager 2 ved oprettelse.
| Det er kun muligt at synkronisere akter automatisk, hvis du har adgang til alle sagens akter. Ellers bruges manuel synkronisering. |
Standardværdien (Automatisk/Manuelt) kan konfigureres til at være gældende for alle brugere. Dette konfigureres i samarbejde med cBrain.
Valg af punkter til synkronisering
Akter i synkroniseringslisten synkroniseres til F2 Manager 2, når synkroniseringen aktiveres.
Indholdet af synkroniseringslisten redigeres ved at trække og slippe akter mellem synkroniseringslisten og listen ”Sagens øvrige akter”.
Vær opmærksom på, at der i feltet ”Nye elementer inkluderes” er angivet den ønskede værdi, da denne påvirker, om en akt synkroniseres eller ej. Feltet er beskrevet her.
Strukturering af dagsordenspunkter (akter)
Skal akterne på sagen bruges til dagsordenspunkter, kan du organisere dem i den ønskede rækkefølge via de blå pile til venstre for aktens titel i synkroniseringslisten. Rækkefølgen kan også ændres ved at trække og slippe punkterne i listen. Punkter kan ligeledes trækkes og slippes ind/ud af synkroniseringslisten.
Opret flere ad hoc-møder til den samme sag
Der kan være flere grunde til, at en bruger ønsker at oprette flere møder på samme sag, for eksempel hvis en bruger til et møde ikke har adgang til alle relevante akter.
Klik på menupunktet Ad hoc-møder og vælg Nyt ad hoc-møde i dropdown-menuen for at oprette et nyt ad hoc-møde til samme sag. Fra dropdown-menuen kan du også vælge mellem eksisterende ad hoc-møder.
Klik på Nyt ad hoc-møde for at oprette et nyt møde på fanen ”F2 Manager”. Herefter kan du udfylde de relevante metadatafelter for at synkronisere det nye møde til F2 Manager 2.