Afslut møde
Et møde kan først afsluttes, når alle dagsordenspunkter er sat til ”Endelig”. Det vil typisk være mødeplanlægger, der afslutter et møde. Mødeplanlægger, deltagere og interessenter kan dog afslutte et møde. Klik på Afslut møde for at afslutte et møde.
Dialogen ”Luk møde?” åbner. Med klik på Ja afsluttes mødet.
Når mødet er afsluttet, flyttes mødet til mappen ”Afsluttede møder [årstal]” under det mødeforum, som mødet er tilknyttet. Hovedvinduet skal opdateres, før det afsluttede møde vises i mappen med afsluttede møder. Dette kan gøres ved at klikke på Genindlæs søgelister på fanen "Indstillinger", som vist nedenfor.
Herefter findes det afsluttede møde under mappen ”Afsluttede møder” i mappen med det relevante årstal, eksempelvis ”2023”. Alle brugere, som har adgang til mødet, kan nu læse mødematerialet og åbne dagsordenspunktakter.
Mødesagens delreferater
Når mødet afsluttes, opretter F2 automatisk en PDF-fil for hvert dagsordenspunkt med tilknyttede akter. PDF-filen indeholder delreferatet for det pågældende punkt. Denne PDF lægger F2 på den samme sag, hvor den oprindelige akt, der blev kopieret til dagsordenspunktet, ligger. F2 opretter en ny akt på sagen til delreferatet.
Sagsbehandlere og andre interesserede brugere med adgang til akten kan således hurtigt tilgå og læse delreferatet på aktens oprindelige sag.
| Der oprettes kun akter med delreferater for oprindelige akter, der ligger på en sag. |
Ovenstående figur viser sagen ”Sag hørende til mødet: Introduktionsmøde 2022”, hvorpå der ligger et delreferat fra mødet ”Introduktionsmøde 2022”. Dette skyldes, at én eller flere akter på sagen har været tilknyttet et dagsordenspunkt på mødet.
Hvis flere af en sags akter ligger på forskellige dagsordenspunkter, oprettes der en akt med et delreferat for hvert dagsordenspunkt på den pågældende sag. Det betyder, at der kan forekomme flere delreferatakter på en sag.
Det vil typisk være mødeplanlægger, der afslutter et møde. Den bruger, som afslutter mødet, vil stå som ansvarlig på den akt, som indeholder delreferatet. Vedkommende er som udgangspunkt den eneste, som har læse- og skriveadgang til akten. Skal læse- og skriveadgang ændres for andre brugere, skal dette gøres efterfølgende af den aktansvarlige.