Sammensæt dagsorden

Det er muligt at kopiere eller flytte et dagsordenspunkt til et andet møde ved klik på -symbolet i dagsordenspunktets bånd på fanen ”Dagsorden” og ”Referat”. Det kan være nyttig, hvis man ikke når at behandle et dagsordenspunkt under et aktuelt møde og vil behandle det på et senere møde.

Herefter åbner nedestående dialog, hvor der kan vælges et møde som dagsordenspunktet skal lægges på.

Klik på Kopiér for at lægge en kopi af dagsordenspunktet på det valgte møde. Det pågældende møde åbnes automatisk og i kommentarfeltet af det kopieret dagsordenspunkt står ”(Kopieret fra mødet [mødets titel])”. Den bruger, som kopierer dagsordenspunktet til et andet møde, står som ansvarlig for dagsordenspunktet, som blev tilføjet til det andet møde.

Klik på Flyt for at flytte dagsordenspunktet til det valgte møde. Mødevinduet åbnes automatisk, og dagsordenspunktet er markeret med ”(Flyttet fra mødet [mødets titel])”. Dagsordenspunktet findes ikke længere på det oprindelige møde. For at flytte et dagsordenspunkt, skal tilstanden være ”Kladde” eller ”Udkast”. Punkter, som står som ”Endelig”, kan kun kopieres.

Det er også muligt at ændre dagsordenspunkternes rækkefølge. Brug musen til at trække dagsordenspunkterne op eller ned i mødevinduet. Alle brugere involveret i mødet kan ændre rækkefølgen på dagsordenen. Det kræver følgende:

Når en akt er tilknyttet et dagsordenspunkt, kan den kopieres til mødet, såfremt mødet er i læsetilstand. Dette giver mulighed for at dele akten med F2-brugere, som ikke har adgang til akten, eller eksterne mødedeltagere eller interessenter. Akten kopieres til mødesagen ved at klikke på Kopier til møde ved siden af aktdokumentet eller eventuelle vedhæftede dokumenter. Akten ”fryses”. Kopierede aktdokumenter og vedhæftede dokumenter markeres med dette symbol .

Når akten kopieres til mødet, dannes en kopi af aktens dokumenter i samme format som på den oprindelige akt. Denne fil lægges som bilag på dagsordenspunktet. Bilaget er et ”stillbillede” af den originale akt på kopieringstidspunktet. Efterfølgende ændringer på den originale akt vil derfor ikke blive overført til kopiakten. Er der ændringer på den originale akt, der skal med på dagsordenen, skal akten kopieres til dagsordenspunktet på ny.

Adgangen til den originale akt med vedhæftede dokumenter ændres ikke ved kopiering til mødet. Der lægges en kopi af akten med vedhæftede dokumenter på mødets sag. Alle mødedeltagere og interessenter har som udgangspunkt adgang til alle akter og dokumenter, som ligger på den pågældende mødesag.

I nedenstående eksempel betyder det, at en kopi af det oprindelige aktdokument for akten vedhæftes den nyoprettede akt for dagsordenspunktet ”Punkter fra IT Kontor”, som vist nedenfor.

Muligheden for at kopiere dokumenter til et møde kan anses som en beskyttet måde at dele indhold med involverede brugere og eksterne deltagere eller interessenter, som ikke har adgang til den oprindelige akt. Disse brugere får ikke adgang til at se eller redigere i den oprindelige akt.

Aktdokumentet og eventuelle vedhæftede dokumenter kopieres automatisk til mødet, når dagsordenspunktets tilstand angives som ”Endelig”. Det betyder, at bilagene på et dagsordenspunkt kan kopieres på en gang, uden at brugeren behøver at kopiere hver enkelt bilag til mødet.

Når der højreklikkes på et aktdokument eller et bilag, fremkommer tre muligheder:

Når der højreklikkes på et aktdokument eller bilag, som ikke er angivet som ”Endelig”, kan der kun vælges Åbn akt og Åbn dokument.

Muligheden Kopier til møde igen vises ved siden af aktdokumentet eller bilaget, når et originalbilag ændres, efter det er blevet kopieret til mødet. Ændringer til det originale aktdokument eller dets vedhæftede dokumenter vil ikke automatisk blive vist på den kopierede akt.

Originalbilaget kopieres igen ved klik på Kopier til møde igen for at medtage seneste ændringer.

Mødeplanlægger har ret til at kopiere akter og dokumenter til mødet og sætte dagsordenspunkter til ”Endelig”. Det kræver to ting, for at en bruger, som er deltager eller interessent, kan kopiere aktdokumenter og vedhæftede dokumenter:

De samme krav gælder, hvis en akt eller eventuelle vedhæftede dokumenter ønskes fjernet fra et dagsordenspunkt ved at fjerne hakket ved siden af dokumentet. Aktdokumentet og/eller dokumenter fjernes fra dagsordenspunktet ved klik på Gem.

Som udgangspunkt er bilag under et dagsordenspunkt grupperet efter de oprindelige akter, dvs. at der ikke kan laves om på rækkefølgen af akterne under et dagordenspunkt.

Det er muligt at ændre rækkefølgen på et dagsordenspunkts bilag under den enkelte akt ved at markere bilaget og holde venstre musetast nede, mens det flyttes ("drag and drop").

For at kunne ændre i bilagenes rækkefølge skal følgende være opfyldt:

Når et dokument, som ligger under en akt på et dagsordenspunkt, er blevet kopieret til mødet, er det ikke længere muligt at flytte dokumenter under den pågældende akt.

Dagsordenen kan vises som PDF-fil ved at klikke på Vis dagsorden, som vist nedenfor.

Hvis et eller flere dagsordenspunkter er markeret som ”lukket”, kan der vælges følgende:

Uanset typen af dagsorden, åbner dialogen, som vist i nedenstående figur, hvor det vælges, om bilagene skal medtages, udelades, eller om handlingen skal fortrydes.

F2 genererer herefter en PDF-version af dagsordenen. Indholdet af PDF-versionen vil variere f afhængigt af organisations opsætning. Opsætningen af PDF-skabeloner laves i samarbejde med cBrain, når F2 installeres.

PDF’en gemmes ikke automatisk i F2. Det er derfor nødvendigt at oprette en e-mailakt med dagsordenen for at sende den til mødets deltagere. Dette gennemgås nedenfor.

Alle brugere, som har adgang til mødet, kan udsende en dagsorden. Det inkluderer mødeplanlæggere, interne deltagere og interessenter.

En dagsorden udsendes fra fanen ”Møde” ved at klikke på Opret e-mail med dagsorden, hvorefter F2 automatisk opretter en e-mail med en PDF-version af dagsordenen.

F2 spørger, om bilagene skal medtages eller udelades. Se figuren nedenfor.

Klikkes der på Ja, vedhæftes bilagene i forlængelse af dagsordenen i PDF’en. Den genererede PDF er den samme, som bliver vist, når der klikkes på Vis dagsorden.

Dagsordenen er nu klar til at blive udsendt. E-mailen knyttes automatisk til mødesagen.

F2 danner en e-mail med dagsorden, som lægger sig i indbakken hos den bruger, som opretter e-mailen. Mødedeltagere er automatisk inkluderet i feltet ”Til” og alle interessenter i feltet ”Xbc”. Dagsordenspunkter, som er markeret som ”lukket”, er ikke inkluderet i PDF-filen.