Opret mødeforum

Et mødeforum kan kun oprettes af brugere, der har privilegiet ”Mødeforaadministrator”. Vælg fanen ”Administrator”, og klik på Mødefora, som vist i nedenstående figur, for at se og redigere myndighedens mødefora.

meeting fora menu item
Figur 1. Oprettelse af mødefora

Herefter åbner nedenstående dialog, som viser en oversigt over alle etablerede mødefora inden for en myndighed. Disse mødefora kan rettes, slettes eller gøres inaktive.

image
Figur 2. Oversigt over etablerede mødefora

Klik på Ny i ovenstående dialog for at åbne en ny dialog, hvori relevante informationer om det nye mødeforum udfyldes, som vist på nedenstående figur.

create meeting forum dialogue
Figur 3. Oprettelse af mødefora

Herunder gennemgås felterne for oprettelsen af et nyt mødeforum:

Felt Beskrivelse

”Titel”

Angiv navnet på mødeforummet.

”Skabelon”

Vælg, hvilken mødeskabelon der anvendes til at danne en ensartet og samlet PDF af dagsordenen og mødereferatet. Skabeloner konfigureres i samarbejde med cBrain ved installation af F2.

”Adgangsbegrænsning”

Anvend til at sikre, at akter og dokumenter, der lægges til behandling på mødeforummets møder, kun kan tilgås af bestemte brugere, enheder, sikkerhedsgrupper og teams.

”Kategori”

Vælg kategori til mødeforummet. Kategorier anvendes kun i F2 Manager.

Mødekategorier kan administreres på fanen ”Administrator” under menupunktet Værdilisteadministration af brugere, der har privilegiet ”Værdilisteadministrator”.

”Planlægger”

Angives mødeforummets planlægger. Det kan være en enkelt bruger, en enhed eller et team.

Mødeplanlæggeren bliver automatisk tilknyttet som supplerende sagsbehandler på dagsordenspunkter og de underliggende akter i følgende tilfælde:

  • Når en bruger, der er involveret i mødet, tilføjer en akt til et mødeforum eller et møde.

  • Når en bruger tilføjer et dagsordenspunkt.

Dermed har mødeplanlæggeren følgende rettigheder:

  • Læseadgang til alle akter på mødet.

  • Ret til at kopiere aktdokumenter og bilag under dagsordenspunkter.

  • Ret til at sætte alle dagsordenspunkter til tilstand ”Endelig”.

Ved oprettelse af nye dagsordenspunkter, som lægges som akter på mødesagen, modtager planlæggeren en besked i sin indbakke. Er mødeplanlæggeren en enhed modtages beskeden i enhedens indbakke.

”Aktiv”

Mødeforummet vises i hovedvinduets venstre side i listen over mødefora, når der er sat hak i ”Aktiv”.
Det er kun muligt at skifte et mødeforums mødeplanlægger fremadrettet, dvs. for nye møder, der oprettes i det pågældende mødeforum. Det betyder, at aktive møder under et mødeforum beholder den mødeplanlægger, som var ansvarlig før ændringen.