Opret parter

F2’s parter administreres forskelligt afhængigt af deres type:

Interne parter, dvs. brugere og enheder, oprettes af en administrator med de relevante privilegier.
Eksterne parter kan både oprettes i partsregisteret og i kontekst af arbejdet med en e-mail. Uanset hvordan de er oprettet, vedligeholdes eksterne parter i partsregisteret.

En administrator bør løbende sikre sig, at parter oprettes de rigtige steder i hierarkiet af eksterne parter. Fejlplacerede parter kan flyttes efter oprettelse.

Opret eksterne parter i partsregisteret

Eksterne parter kan oprettes manuelt af alle brugere. Hvis de skal oprettes som fælles parter under knuden "Ekstern part", kræver det privilegiet ”Partsredaktør”, ellers kan de kun oprettes under "Private". Parterne organiseres i et hierarki og kan flyttes rundt mellem de knuder, du har rettigheder til at oprette parter i. På denne måde organiseres virksomheder og kontaktpersoner i partsregistret.

Opret en ny ekstern part ved at højreklikke på den relevante knude (her ”Jobansøgere” under "Ekstern part"), som den eksterne part skal oprettes under. Vælg herefter Opret ny part i højrekliksmenuen.

Figur 1. Opret ekstern part

Dialogen ”Opret ny part” åbner. Udfyld de enkelte felter i ”Opret ny part” med relevant information. Se figuren nedenfor.

Figur 2. Dialogen ”Opret ny part”

Klik på OK for at registrere parten i F2.

Opret eksterne parter fra akt

F2 tjekker automatisk, om en ekstern part på en akt allerede findes i partsregisteret. Dette dublettjek foretages på partens værdier ”Navn” og ”E-mail”. Findes der en part på en e-mail, som ikke er registreret i F2’s partsregister, kan den ukendte part blive registreret i partsregistret på to måder.

Hver gang en akt med uoprettede parter i forsendelsesfelterne sættes i redigeringstilstand, beder F2 brugeren tage stilling til, om parterne skal oprettes, såfremt den relevante indstilling er slået til i brugerens opsætning. Opsætningen findes på fanen "Akter" og hedder "Spørg, om jeg vil oprette parter , der ikke findes i partsregistret, når jeg sender/retter en akt".
En part kan oprettes direkte fra felterne ”Til”, ”Cc” eller ”Xbc” ved at højreklikke på den ukendte parts e-mailadresse eller ved klik på Opret parter, som vises, så snart der er uoprettede parter i disse felter. Hvis brugeren arbejder i det private arkiv og sender akter derfra, foreslår F2, at ukendte modtagere oprettes i det private partsregister.

Figur 3. Opret ekstern part i partsregisteret

I begge tilfælde åbner dialogen ”Opret parter i partsregisteret”, hvorfra parter kan gemmes. Administration af de oprettede eksterne parter er beskrevet her.

Dialogen ”Opret parter i partsregisteret”

En ukendt part på en akt kan gemmes i F2’s partsregister ved hjælp af dialogen ”Opret parter i partsregisteret”. Her er det muligt at oprette en ny part eller erstatte den ukendte part med en eksisterende part ved enten at vælge Opret parter eller Erstat valgt.

Figur 4. Opret parter i partsregisteret

Markér en eller flere parter i dialogen for at tage stilling til dem. Når der er taget stilling til en part, forsvinder den fra dialogen.

Hvis en ukendt part skal erstattes med en, der allerede findes i partsregisteret, klikkes på Erstat valgt. Dette åbner dialogen ”Vælg part”, hvorfra en eksisterende part kan fremsøges.

I dialogen vælges også placering for parten. Klik eventuelt på Vælg placering for at oprette de markerede parter under en anden knude i partsregisteret end den, F2 foreslår.

Klik på Opret parter nederst til højre for at oprette de markerede parter som nye eksterne parter i partsregisteret.

Hvis de markerede parter ikke skal oprettes, klikkes på Spring valgte over, hvorefter de fjernes fra dialogen. Al oprettelse kan også springes over ved at klikke på Spring over nederst til højre i dialogen. Næste gang dialogen åbnes, vil parterne fremgå igen, såfremt de stadig ikke er oprettet i partsregisteret.

Det er gennem en konfiguration muligt at tillade flere parter med samme e-mailadresse. Tillades dette, vil dialogen ”Opret parter i partsregisteret” vise en advarsel om, at en part med samme e-mailadresse allerede eksisterer. Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain.

Placering af nye parter

Klik på Vælg placering i dialogen ”Opret parter i partsregisteret” for at åbne dialogen ”Vælg part”. Dobbeltklik på den ønskede placering, eller markér den og klik på OK for at oprette parten her.

Figur 5. Vælg placering for markerede parter

F2 foreslår som standard en placering, der vises i kolonnen "Placering". Forslaget afhænger af flere faktorer:

Hvis andre parter i partsregisteret har samme e-maildomæne, vil F2 foreslå at placere den ukendte part i samme knude.
- Når e-maildomænet findes på en eksisterende part, og der er sat hak i ”Parten er ejer af e-maildomænet”, foreslår F2 placering af en ny part med samme domæne under den eksisterende i træstrukturen. Parten, der ejer emaildomænet, fungerer derved som knude for andre parter.
Hvis du har privilegiet "Partsredaktør" for knuden "Ekstern part", vil F2 foreslå at placere den ukendte part her.
Hvis ingen af disse faktorer gælder, vil F2 foreslå at placere den ukendte part i knuden "Private".