Opret en koncernbestilling
Du kan kun oprette en koncernbestilling, når akten ikke er i redigeringstilstand. Klik på pil ned i Ny bestilling i aktvinduets bånd og herefter på Ny koncernbestilling i dropdown-menuen for at oprette en ny koncernbestilling.
Aktens titel skifter til ”Bestilling: [Oprindelig titel]”, med mindre akten allerede har en ekstern eller koncernbestilling tilknyttet. I det tilfælde vil en kopi af akten blive oprettet med titlen ”Bestilling: [Titel på den oprindelige akt]”, og flere metadata som "Ansvarlig" og "Sag" kopieres fra den oprindelige akt til den nye akt.
| Du kan kun oprette bestillinger på en akt, så længe den har status ”Behandles”. Afsluttes akten, deaktiveres menupunktet ”Ny bestilling”. |
Et nyt koncernbestillingsvindue med titlen ”Bestilling [bestillingsnummer]” åbner. De eneste felter, der er udfyldt på forhånd, er ”Returner til”, hvor bestillingsopretter står anført, samt ”Informér opretter og ’returner til’ når udført”, hvor der er sat et hak i tjekboksen.
Du skal udfylde følgende felter, før koncernbestillingen afsendes:
| Tjekboksen ”Synlig for enheden” vises kun, hvis feltet ”Bestillingsmodtager” ovenfor er udfyldt med en bruger. |
| Nr. | Felt | Beskrivelse | ||
|---|---|---|---|---|
1 |
”Bestillingsmodtager” |
Tilføj den bruger, der skal modtage bestillingen ved afsendelse.
|
||
2 |
”Synlig for enheden” |
Sæt hak i tjekboksen for at gøre bestillingen synlig for brugere i bestillingmodtagerens enhed. |
||
3 |
”Bestillingstyper” |
Angiv, hvilke typer opgaver det drejer sig om. Klik på dropdown-menuen for at se en liste af valgmuligheder. De konkrete valgmuligheder afhænger af F2’s opsætning. Du kan vælge én eller flere bestillingstyper. |
||
4 |
”Frist” |
Angiv, hvornår koncernbestillingen senest ønskes udført (formel frist). Fristen påvirker, hvor koncernbestillingen figurerer i bestillingslisterne hos bestillingsafsender og -modtager, hvilket muliggør sortering af bestillingerne efter frist i organisationen. Indsæt dato og eventuelt også klokkeslæt i feltet. Du kan skrive datoen i feltet, klikke på kalenderikonet for at åbne datovælgeren, eller skrive eksempelvis ”+7” for at sætte fristen til 7 dage senere. |
||
5 |
”Tilføj intern frist” |
Bestillingsopretter og -modtager eller -udfører kan sætte en intern frist for enheden på koncernbestillinger. Den interne frist er dog primært tiltænkt bestillingsmodtager, da den formelle frist vil udgøre den dato og det tidspunkt, hvorpå bestillingsopretter ønsker bestillingen udført. Farven på bestillingsikonet ændrer sig i forhold til en eventuel intern frist. Den interne frist indsættes ligesom den generelle frist. Den interne frist trumfer den formelle frist, dog med undtagelse af fristoverholdelsen i bestillingshistorikken, der altid udregnes i forhold til den formelle frist. Den interne frist synkroniseres ikke. Det betyder, at bestillingsopretters interne frist ikke bliver synlig for bestillingsmodtager eller påvirker dennes eventuelle interne frist. |
||
6 |
”Returner til” |
Viser, hvor koncernbestillingen sendes hen, når den er blevet besvaret. Bestillingsopretter tilføjes automatisk i feltet. Såfremt bestillingsopretter ikke ønsker at modtage svaret på koncernbestillingen, kan feltets indhold ændres inden afsendelse. |
||
7 |
”Informér opretter og ’returner til’ når udført” |
Sættes der hak i feltet ”Informér opretter og ’returner til’ når udført” på en koncernbestilling, inden den sendes, lægges koncernbestillingen i bestillingsopretters og retur til-modtagers indbakke, når der klikkes på Udført i koncernbestillingen.
|
||
8 |
”Bidragsydere” |
Der kan kun være én bestillingsmodtager på en koncernbestilling. Skal flere brugere bidrage med udførslen af en koncernbestilling, er det muligt at tilføje en eller flere bidragsydere. Bidragsyder(ne) modtager en e-mail med en kopi af bestillingen vedhæftet som PDF-fil. |
||
9 |
”Standardbeskrivelse” |
Vælg mellem tekstskabeloner med foruddefinerede tekster. Vælges en tekstskabelon, indsættes den foruddefinerede tekst i beskrivelsesfeltet.
|
||
10 |
”Beskrivelse” |
Tekst, der vejleder bestillingsmodtager om opgaven eller formelt beskriver krav til svarets indhold. Er der ikke oprettet tekstskabeloner til standardbeskrivelse, eller ønsker bestillingsopretter manuelt at udfylde ”Beskrivelse”-feltet, skrives der direkte i feltet, hvad opgaven går ud på. |
Gem eller send en koncernbestilling
Klik på Gem for at oprette koncernbestillingen. Når bestillingen oprettes, dannes en bestillingshistorik øverst i højre hjørne af bestillingsvinduet.
Du kan slette koncernbestillingen før du sender den, annullere efter du har sendt den eller gemme løbende, mens du arbejder med bestillingen.
Når du klikker på Send, sendes koncernbestillingen som en e-mail. Det vil derfor ikke være muligt at redigere i aktdokumentet efter afsendelse, og modtageren vil modtage en kopi af den oprindelige bestillingsakt. Metadata, noter på akten og andre lignende informationer bliver med andre ord ikke sendt med.
Bestillingsmodtager modtager koncernbestillingen i sin indbakke i F2. Eventuelle bidragsydere modtager en kopi af bestillingen i deres indbakke.
Skal koncernbestillingen sendes med det samme, er det ikke nødvendigt at klikke på Gem først. Er koncernbestillingen ikke gemt, når der klikkes på Send, gemmes koncernbestillingen automatisk ved afsendelse.
Det er også muligt at sende en koncernbestilling sikkert, hvis den skal sendes til et tredjepartssystem via en virtuel myndighed. Ønsker du at gøre dette, så klik på pil ned i feltet ”Send”, og vælg Send sikkert i dropdown-menuen. Læs mere om forsendelse af koncernbestillinger gennem en virtuel myndighed og om sikker forsendelse.
Tilgå koncernbestillingen
Når en koncernbestilling er oprettet, kan den ses og tilgås på den akt, som den ligger på. Koncernbestillingen åbnes ved at klikke på bestillingsikonet over dokumentområdet i aktvinduet. En dropdown-menu åbner med information om den eller de bestillinger, der ligger på akten. Klik på den bestilling i dropdown-menuen, der skal åbnes.
Dropdown-menuen viser også de enkelte koncernbestillingers bestillingsnummer, frist, bestillingsmodtager, behandlingsstatus og de første linjer af beskrivelsen. Bestillingsnummeret tildeles automatisk og kronologisk.
En koncernbestilling vil altid have en bestillingsdatafil vedhæftet. Datafilen gør, at den udførte koncernbestilling kan genkendes som et bestillingssvar, når den sendes tilbage til afsendermyndighedens F2. Det gælder også for koncernbestillinger sendt til et tredjepartssystem.
