Søgninger
Du kan søge på flere måder i F2. Du kan foretage en fritekstsøgning eller en avanceret søgning, og så kan du søge med modulet cSearch.
I F2 arbejder alle brugere i et stort fælles arkiv. Her samles alle e-mails fra og til alle brugere, dokumenter fra organisationens fælles drev, brugernes pc’er etc. Dermed ligger informationen kun én gang i F2. Dette fælles arkiv hedder i F2-terminologi ”Arkivet”. Al søgning i F2 foretages som udgangspunkt i ”Arkivet”.
Lister og mapper i F2 er hver en delmængde af ”Arkivet”. Det er muligt at søge ud fra enhver af de lister eller mapper, som vises i venstre side af hovedvinduet, ved at klikke på den enkelte liste.
Muligheder i søgninger
|
Fritekstsøgning er den enkleste søgning i F2. Fritekstsøgninger baserer sig på fritekst, som du kan kombinere med søgeoperatorer. Fritekstsøgninger bør udføres i lister med relativt begrænsede mængder data. |
|
Avanceret søgning: Brug operatorer og søge efter specifikke metadata med avanceret søgning for at præcisere søgningen. Du kan gemme en avanceret søgning. En gemt søgning er dynamisk. Derfor er den altid opdateret med de akter og sager, der matcher søgningen. |
|
Søg efter parter: I F2’s partsregister kan du søge efter gemte interne og eksterne parter. Du kan bruge relaterede søgninger til at holde styr på, hvilke parter der er involveret i en række akter eller sager. |
|
Vis resultater: Søgninger viser kun resultater, der optræder i den liste, du søger i. Du kan vælge at få vist søgeresultatet som akter, sager, dokumenter eller bestillinger. |
|
Sortér resultatlisten: I F2 kan du tilpasse, hvilke oplysninger du kan se om dine søgeresultater. Det gør du ved at tilpasse eller til- og fravælge kolonner i resultatlisten. På den måde kan du sortere resultatlisten efter dine behov. |
| Gode søgninger starter med den rette opmærkning af akter og sager. Følg din organisations retningslinjer for fx emneord på akter og navngivning af sager - så gør du det nemt for dig og dine kolleger at finde det, I skal bruge til jeres arbejde. |