Fritekstsøgning
Fritekstsøgning er den simpleste søgning i F2. Du kan basere fritekstsøgninger på en kombination af fritekst, søgeoperatorer og filtre. Fritekstsøgefeltet er placeret over resultatlisten i F2’s hovedvindue.
Når du søger med fritekst, skal du vælge en liste med relativt få data. Skal du søge gennem større mængder data eller efter specifik metadata, bør du lave en avanceret søgning.
Sådan laver du en fritekstsøgning
Søgninger foretages altid i en given liste. Sådan søger du i en liste:
-
Klik på den liste, du vil søge i. Du finder listerne i venstre side af hovedvinduet.
-
Indtast et søgeord i søgefeltet, og klik på forstørrelsesglasset (søg) eller tryk på Enter.
F2 skelner ikke mellem store og små bogstaver.
Har du valgt ”Arkivet”, foretages søgningen i det samlede arkiv. Du kan også vælge kun at søge i eksempelvis ”Min indbakke” eller ”Mit arkiv”.
Slettede og private akter indgår ikke i ”Arkivet”. Vælg ”Søg overalt” for også at søge i ”Mine private akter”, ”Bibliotek” og ”Mine slettede akter”. Du finder listen "Søg overalt" nederst i knuden ”Diverse” i venstre side af hovedvinduet.
Når der foretages en søgning med fritekstsøgefeltet i hoved- eller sagsvinduet, vises tre prikker i nederste højre hjørne, der indikerer, at søgningen er i gang.
Akter på lister i hovedvinduet indlæses som standard ad flere omgange, når søgeresultaterne indlæses. Det betyder, at du får vist de første akter og kan begynde at arbejde på disse, mens de resterende søgeresultater indlæses i baggrunden.
Antallet af akter kan justeres i samarbejde med cBrain.
Hvad søges der i med fritekstsøgning?
Som udgangspunkt foretages en simpel søgning i alle akter på listen, som du har adgang til. Den søgbare tekst omfatter:
| Type | Beskrivelse |
|---|---|
Dokumenter, inklusive aktdokumenter |
|
Parter |
|
Påtegninger |
|
Aktens metadata |
|
Den sag akten er tilknyttet |
|
Chat og noter på akten, hvor brugeren er deltager |
|
Tilpas din søgning
Til højre for fritekstsøgefeltet findes knapperne Filter og Søgekriterier, som giver mulighed for yderligere at tilpasse søgningen.
I fritekstsøgefeltet søges der som standard efter hele ord. Ved at indtaste f.eks. dag i fritekstsøgefeltet og trykke Enter eller klikke på forstørrelsesglasset indsætter F2 automatisk et mellemrum efter søgeordet. Det betyder, at F2 fremsøger de resultater på listen, som indeholder præcis dette ord, mens ord som ”daglig” og ”dagsorden” ikke medtages. Skrives flere ord efter hinanden, for eksempel minister kontor, fremsøges resultater, hvori begge ord indgår. Du kan styre, hvordan F2 skal fortolke enkelte og kombinationer af ord med søgeoperatorer såsom stjerne * og parenteser ().
Filtrér efter søgeord
Du kan filtrere dine søgeresultater med fritekstsøgefeltet. Det kan for eksempel være nyttigt, hvis en søgning har givet et meget stort søgeresultat.
Filtrering fungerer ved, at du skriver et ord i fritekstsøgefeltet. F2 begynder automatisk kun at vise de søgeresultater, hvori ordet i fritekstsøgefeltet indgår. Funktionen bruges til at give et hurtigt overblik, hvis der er mange søgeresultater. Filtrering udfører ikke en ny søgning, men filtrerer den eksisterende søgning. Det bliver således muligt også at bruge filtreringen i gemte lister, der indeholder mange akter eller sager.
F2 foretager en ny søgning efter de valgte søgekriterier, når du trykker på Enter eller klikker på forstørrelsesglasset.
Knappen ”Filter”
Knappen Filter findes til højre for fritekstsøgefeltet i hovedvinduet.
Med knappen kan du anvende filtrene ”Ulæste”, ”Med chats”, ”Med dokumenter” og ”Med flag”. Dette er en yderligere filtrering af søgeresultaterne, når resultatlisten i hovedvinduet vises som akter.
Ved klik på Filter vises filtreringsmulighederne i en dropdown-menu. Klik på et filter for at slå det til, og klik igen for at slå filteret fra. Det er muligt at slå flere filtre til på samme tid, og aktive filtre markeres med et grønt flueben.
I tabellen nedenfor beskrives de enkelte filtreringsmuligheder på en søgning.
| Filter | Beskrivelse |
|---|---|
|
Viser alle ulæste søgeresultater. |
|
Viser akter, hvorpå der er chats. |
|
Viser alle søgeresultater, der har vedhæftede dokumenter. |
|
Viser alle søgeresultater, der er markeret med et flag. |
Filtreringsmulighederne er også tilgængelige ved sagsvisning af resultatlisten. De kan anvendes til filtrering af aktlisten under resultatlisten, og inkluderer desuden filteret ”Match”. Læs mere om dette filter i afsnittet Se sager.
Knappen ”Søgekriterier”
Knappen Søgekriterier findes til højre for fritekstsøgefeltet i hovedvinduet, ved siden af knappen Filter.
Når der er aktive avancerede søgekriterier, skifter forstørrelsesglas-ikonet på knappen til et grønt flueben.
Det er hermed muligt at se, om der er aktive avancerede søgekriterier, selv når avanceret søgning ikke er aktiveret.
Klik på Søgekriterier for at se en dropdown-menu med de aktive søgekriterier.
Fra dropdown-menuen er det muligt at gå til avanceret søgning eller vælge Ryd alle mine søgekriterier. Ved klik på denne knap ryddes aktive søgekriterier i den aktuelle søgning, men ikke eventuelle søgekriterier for den liste, der søges fra.
Udfør samme søgning på en anden liste
Det er muligt at foretage den samme søgning på en anden liste end den valgte uden at indtaste de aktive søgekriterier på ny. Dette gøres ved at højreklikke (uden først at have markeret listen) på den nye liste, f.eks. ”Arkivet”, og i højrekliksmenuen vælge Udfør søgning på denne liste. Der søges nu med de samme søgekriterier på denne liste. Det er vigtigt at højreklikke, før listen markeres, da søgekriterierne ellers forsvinder.
Funktionen Udfør søgning på denne liste kan ikke anvendes til at søge i mapper.
Det er også muligt at genbruge teksten i fritekstsøgefeltet i en anden liste. Højreklik på den ønskede liste og vælg Udfør fritekstsøgning på denne liste. Den nye liste åbner med den ønskede tekst i fritekstsøgefeltet og udfører automatisk en ny søgning. Det er vigtigt at højreklikke, før listen markeres, for ellers starter en ny søgning uden søgekriterierne.
Brug af f2p-links i fritekstsøgefeltet
Det er muligt at bruge f2p-links i fritekstsøgefeltet. F2p-links er links oprettet i F2, som leder direkte til enten en akt, en sag, et dokument eller en part. Et f2p-link oprettes via menupunkterne Kopier link til akten, Kopier link til sagen eller Kopier link til dokument. Læs mere om disse funktioner her. Et f2p-link til en part oprettes via funktionen Kopiér link til parten, som findes i partens højrekliksmenu.
Et f2p-link kan sættes ind i fritekstsøgefeltet via højrekliksmenuen eller ved at bruge tastaturgenvejen Ctrl+V. Ved tryk på Enter åbnes den pågældende akt eller sag direkte.
| Da et f2p-link altid refererer til et bestemt dokument eller en bestemt akt eller sag, vil det pågældende element blive åbnet, uanset om resultatlisten viser akter, sager, dokumenter eller bestillinger. |