Skabeloner
Menugruppen ”Skabeloner” på fanen ”Indstillinger” i hovedvinduet indeholder de funktioner, der bruges til at administrere en myndigheds skabeloner.
Afhængigt af din F2-installation og dine privilegier vil du se mellem ét og tre menupunkter i menugruppen ”Skabeloner”. Du kan via menugruppen administrere skabeloner for henholdsvis dokumenter, godkendelsesskabeloner og sagsskabeloner. Du kan læse mere om dokumentskabeloner nedenfor. Læs mere om de to andre skabelontyper under henholdsvis Opret godkendelsesskabelon og Opret sagsskabelon.
Dokumentskabeloner
Du kan uploade dokumentskabeloner, som du kan bruge til at oprette nye dokumenter i F2. Det gør du via menupunktet "Dokumentskabeloner". Dokumentskabelonerne skal være i Office-format.
Alle brugere kan lave private dokumentskabeloner til brug i det daglige arbejde. En bruger med privilegiet ”Skabelonadministrator” kan desuden oprette dokumentskabeloner, som er tilgængelige for hele myndigheden eller for enkelte enheder.
Klik på Dokumentskabeloner for at åbne nedenstående dialog. Her fremgår de skabeloner, der er tilgængelige for dig.
I dialogen har du følgende muligheder:
-
Administrér dokumentskabelonerne via menupunkterne (1).
-
Vælg den knude, dokumentskabelonen er placeret eller skal placeres i (2).
-
Sortér dokumentskabelonerne efter kategorierne ”Alle”, ”Tekst”, ”Regneark” eller ”Præsentation” (3).
-
Søg efter en skabelon i en valgt knude (4).
-
Vælg en dokumentskabelon i oversigten og få vist et preview af skabelonen (5).
Menupunkter i dialogen "Dokumentskabeloner"
Dialogen "Dokumenterskabeloner" indeholder syv menupunkter til administration af dokumentskabeloner.
Menupunkterne beskrives i den følgende tabel.
| Menupunkt | Beskrivelse |
|---|---|
Åbner dialogen "Ny skabelon". Vælg her det dokument fra den lokale computer eller et eksternt drev, du vil basere dokumentskabelonen på. |
|
"Egenskaber" |
Åbner dialogen "Dokumentegenskaber". Dialogen viser en række oplysninger for det dokument, du har markeret i oversigten. |
"Erstat indhold" |
Erstatter den aktuelle dokumentskabelonfil med en fil fra den lokale computer eller et eksternt drev. |
"Eksportér" |
Gør det muligt at eksportere dokumentskabelonfilen på den lokale computer eller et eksternt drev. |
"Slet" |
Sletter den valgte dokumentskabelon. |
Åbner en dialog, hvor du kan vælge en akt, hvis flettefelter du gerne vil have vist i dialogen "Flettefelter for [aktnavn]". |
|
Åbner dialogen "Dokumentversioner: [Dokumentskabelonnavn]", hvor du kan versionsstyre en dokumentskabelon. |
Tilføj ny dokumentskabelon
Dokumentskabeloner oprettes i et Office-program og hentes derefter ind i F2. Vælg skabelonens placering, og klik herefter på Ny dokumentskabelon.
Dialogen ”Ny skabelon” åbner. Klik her på Gennemse for at importere det dokument, som du vil basere dokumentskabelonen på.
Giv dokumentskabelonen en titel og angiv, hvor den skal placeres. Klik på OK for at tilføje den nye dokumentskabelon.
Dokumentskabelonens placering
Dokumentskabeloner er inddelt i knuder, som viser, hvem der kan tilgå dem. Det er disse knuder, der er skabelonernes placering. Derudover findes knuden "Alle dokumentskabeloner", som viser dig alle skabeloner, du kan tilgå. Du får derfor ikke vist fx andre enheders skabeloner under denne knude.
Du skal have privilegiet ”Skabelonadministrator” for at kunne oprette dokumentskabeloner, som er tilgængelige for hele myndigheden eller for enkelte enheder.
Dokumentskabeloner er enten personlige (1), enhedsspecifikke (2) eller standard (3). De tre niveauer af dokumentskabeloner gennemgås i tabellen nedenfor.
| Niveau | Beskrivelse |
|---|---|
Personlige |
Dine private dokumentskabeloner, som kun du kan tilgå. |
Enhed |
Dokumentskabeloner, som er tilgængelige for den pågældende enhed. Enheders dokumentskabeloner kan også tilgås af underliggende enheder. Dette afspejles i eksemplet på billedet ovenfor, hvor brugeren, der er en del af enheden HR, også har adgang til dokumentskabeloner fra enheden Administration, som HR ligger under. Brugeren har desuden adgang til dokumentskabeloner fra Dok Myndighed, som enheden Administration ligger under. Knuderne i er desuden identificeret med deres enhedstype, "Myndighed", "Afdeling" og "Kontor". Det gør det lettere at overskue den hierarkiske struktur. Enhedstypen er bestemt af en bruger med privilegiet "Enhedsadministrator" ved enhedens oprettelse. |
Standard |
F2’s standarddokumentskabeloner, som er tilgængelige for alle. |
Højrekliksfunktioner på knuder
Ved højreklik på en knude har du følgende muligheder:
-
Ny skabelon til at uploade nye Office-skabeloner. Læs mere om dette under Tilføj ny dokumentskabelon.
-
Omdøb mappe til at ændre navn på en eksisterende mappe.
-
Slet mappe til at slette en mappe.
-
Opret mappe til at organisere dokumentskabeloner.
Højrekliksfunktioner på dokumentskabeloner
Ved højreklik på en dokumentskabelon har du følgende muligheder:
-
Egenskaber åbner dialogen ”Dokumentegenskaber”, som viser en række oplysninger om dokumentskabelonen.
-
Gem kopi… af dokumentskabelonfilen på den lokale computer eller et eksternt drev.
-
Erstat indhold… erstatter den aktuelle dokumentskabelonfil med en fil fra den lokale computer eller et eksternt drev.
-
Slet sletter den markerede dokumentskabelon.
Funktionen "Vis flettefelter"
Du kan arbejde med flettekoder i dine dokumentskabeloner fra vinduet.
Klik på Vis flettefelter for at åbne et søgevindue. Vælg den akt, hvis flettefelter du gerne vil have vist, og dobbeltklik på den eller klik på OK. Herefter åbner vinduet "Flettefelter for [aktnavn]", hvor du kan se alle tilgængelige flettefelter på en akt, dens sag og dens vedhæftede dokumenter.
I vinduet har du følgende muligheder:
-
Kopiér (1) den flettekode, du har markeret i oversigten, eller genopfrisk oversigten (2) med aktens og den tilknyttede sags seneste ændringer.
-
Søg efter et flettefelt (3).
-
Filtrér flettefelterne (4), hvis du kun vil have vist én type i oversigten, for eksempel sagens flettefelter.
Dialogen "Dokumentegenskaber"
Dialogen ”Dokumentegenskaber” viser egenskaber for det pågældende dokument. Du kan redigere i nogle af egenskaberne, f.eks. dokumentets titel, beskrivelse og eksterne id.
Dialogens felter er beskrevet i tabellen nedenfor.
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
"Titel" |
Angiver titel på dokumentskabelonen. Her kan du også ændre titlen. |
"Beskrivelse" |
Angiver en beskrivelse af dokumentskabelonen. |
"Forfatter" |
Angiver brugeren, der har oprettet dokumentskabelonen. |
"Forfattet dato" |
Angiver dato for oprettelsen. |
"Arkivplacering" |
Angiver en eventuel arkivplacering. |
"Gemt af" |
Angiver brugeren, der har gemt den pågældende version af dokumentskabelonen. |
"Gemt dato" |
Angiver dato og tidspunkt for, hvornår den aktuelle version af dokumentskabelonen er gemt. |
"Filtype" |
Angiver dokumentskabelonens filtype. |
"Intern version" |
Angiver dokumentskabelonens versionsnummer. |
"Id" |
Angiver internt id for dokumentskabelonen. |
"Eksternt id" |
Angiver et eventuelt eksternt id. Feltet bruges i forbindelse med sagsforløb, som er en del af modulet Procesunderstøttelse. |
"Størrelse" |
Angiver dokumentskabelonens filstørrelse. |
"Skabelonsti" |
Angiver hvor i F2 dokumentskabelonen er placeret. |
"Flettemotor" |
Angiver den flettemotor, som skabelonen benytter. Læs mere om dette under Flettekoder. |
"Godkendt som" |
Identificerer det dokument, som dokumentskabelonen tilhører. Læs mere under Fjernprint. |
"Inkludér ved automatisk oprettelse af svar ved endelig godkendelse" |
Dokumenter kan opsættes til at blive inkluderet på en automatisk oprettet akt, når et godkendelsesforløb godkendes endeligt. Dette kræver modulet Underskrevet Godkendelse. |