Kommunikation i F2 Touch

I F2 Touch har du næsten samme kommunikationsmuligheder som i F2 Desktop. Du kan oprette e-mails, chats, noter og påtegninger. Derudover kan du oprette bestillinger og godkendelser.

Er der knyttet chats, noter, bestillinger, godkendelser og/eller påtegninger til en akt, vises ikonet for den pågældende kommunikationsform på det øverste grå bånd. Tryk på ikonet for fx chat for at navigere til aktens chats. Er der en lille blå prik ud for et ikon, betyder det, at der er ulæst kommunikation af denne type på akten.

Figur 1. Kommunikation på akten

E-mail

Du kan sende, videresende og besvare e-mails i F2 Touch.

Send e-mail

Angiv den ønskede modtager af e-mailen i feltet ”Til”. Ligesom F2 Desktop søger F2 Touch i partsregistret og foreslår parter, som matcher det indtastede. Det samme gælder for feltet ”Cc” og ”Xbc”.

Figur 2. Afsendelse af e-mail

Knappen Send øverst til højre bliver først aktiv, når du har angivet en part i feltet ”Til”.

Tryk på Send for at sende e-mailen.

Send sikkert

Du kan også anvende konfigurationen ”Send sikkert” på F2 Touch.

Figur 3. Send sikkert

Sæt hak i ”Send sikkert” i bunden af akten for at sende sikkert. Tjekboksen er kun synlig, hvis der er angivet en modtager i feltet ”Til”.

”Send sikkert” fungerer ligesom i F2 Desktop.

Link til e-mailadresse åbner ny e-mail

Ved tryk på en e-mailadresse i et aktdokument åbner F2 en ny e-mail, hvor e-mailadressen er indsat i modtagerfeltet.

Figur 4. E-mailadresse i aktdokument

Figur 5. Ny e-mail med e-mailadresse i modtagerfeltet

Chat

Du kan sende og modtage chats i F2 Touch.

Opret chat

Tryk på tilføj-ikonet og derefter på Ny chat for at åbne chatvinduet. Hvis du har angivet parter i aktens e-mailfelter, dvs. afsender, modtager, Cc- og Xbc-modtager, kan du også vælge Chat til alle for at tilføje alle disse parter til chatten.

Figur 6. Opret chat

Figuren nedenfor giver et overblik over de forskellige funktioner i en nyoprettet chat. Herunder gennemgås udvalgte funktioner.

Figur 7. Nyoprettet chat

I en åben chatsamtale tilføjes en deltager ved tryk på Tilføj deltager. Når et navn indtastes i feltet, søger F2 Touch, ligesom F2 Desktop, i partsregisteret og foreslår parter, som matcher det indtastede.

Tilføj prædefineret gruppe af chatdeltagere

Ved tryk på Tilføj deltager vises også prædefinerede grupper af chatdeltagere. Tryk på en gruppe for at tilføje alle gruppens brugere til chatten. De prædefinerede grupper omfatter brugere, der på forskellig vis er involveret på akten. Grupperne er som følger:

”Afsendere og modtagere”, hvilket svarer til funktionen ”Chat til alle”.
”Godkendere, der har godkendt” (kræver modulet F2 Godkendelse).
”Ansvarlig og supplerende sagsbehandlere”.
”Mit sekretariat”, såfremt brugeren har et tilknyttet (kræver modulet F2 Godkendelsessluse.)

Send chat

Indtast din chatbesked i skrivefeltet på det nederste grå bånd. Tryk på send-ikonet for at sende beskeden.

Figur 8. Chatsamtalens nederste bånd samt menu

Det nederste bånd indeholder desuden følgende funktioner:

Tilføj deltagere til chat
Arkivér akt
Menu.

I menuen har du følgende muligheder:

Markér chat som ikke set
Navngiv chat / Ret titel på chat
Slå notifikationer fra/til
Slå automatisk sletning fra/til (hvis konfigureret)

Læs mere om chatfunktionerne og tilgængelige konfigurationer.

Åbn chat

Du åbner en chat ved at navigere til oversigten over chatsamtaler. Alternativt via chatikonet ud for en akt i resultatlisten.

Figur 9. Oversigt over chats

En ny chat eller en chat med nye indlæg vises med en lille blå prik ved siden af chatikonet .

Chatdeltageres status og læstmarkering

Deltagerfanen på både chats og noter viser deltagernes billede eller forbogstav, deltagernes status (online, offline, ikke til stede) og eventuelle ”Ikke til stede”-oplysninger samt læstmarkering af den pågældende chat. En chat markeres som læst for en deltager på deltagerfanen, når deltageren har læst alle chattens beskeder. Hvis en chat har mere end to deltagere, viser titlen deltagernes initialer samt antal deltagere i chatten.

Figur 10. Deltagerfanen på chats og noter

Deltagernes status og læstmarkering vises også direkte i chatsamtalen.

Figur 11. Deltagernes læstmarkering og status vises i chatsamtalen

Her vises status med samme lille ikon som på deltagerfanen, eksempelvis en grøn prik for en deltager, der er online.

Desuden vises det i chatsamtalen, hvilken besked chatdeltagerne senest har læst via deres billede eller forbogstav, som vises under den pågældende besked.

Gå til ulæste chatbeskeder

I længere chatsamtaler, hvor der er modtaget flere beskeder, end der kan vises i chatvinduet på en gang, trykkes der på Gå til for at navigere til der, hvor de ulæste beskeder starter.

Figur 12. Gå til ulæste chatbeskeder

Note

Du kan oprette og åbne noter i F2 Touch.

Opret note

Tryk på tilføj-ikonet og derefter på Ny note for at føje en note til en akt og åbne notevinduet.

Figur 13. Opret note

Funktioner i notevinduet

Øverst i notevinduet kan du navigere til oversigten over deltagere og tilbage til aktvinduet.

Figur 14. Funktioner i notevinduet

I det nederste bånd er der følgende funktioner:

Skriv notebesked.
Tilføj deltagere til note.
Arkivér akt.
Menu.

Ved tryk på menuen har du følgende muligheder:

Markér note som ikke set.
Navngiv note / Ret titel på note.
Slå notifikationer fra/til.

Læs mere om notefunktionerne.

Åbn note

Du åbner en note på akten ved at navigere til oversigten over noter. Alternativt via noteikonet ud for en akt i resultatlisten.

Er en note ulæst, eller er der kommet nye indlæg i noten, vises en lille blå prik ved siden af noteikonet .

Figur 15. Oversigt over noter

Påtegning

Du kan oprette og åbne påtegninger i F2 Touch.

Opret påtegning

Tryk på tilføj-ikonet og derefter på Ny påtegning for at oprette en ny påtegning og åbne påtegningsvinduet.

Figur 16. Opret påtegning

Når du opretter en påtegning, kan du vælge påtegningstype og tilføje en beskrivelse ligesom i F2 Desktop.

Figur 17. Nyoprettet påtegning

Tryk på Gem i øverste højre hjørne for at gemme påtegningen. Den er nu tilføjet akten.

Åbn påtegning

Du åbner påtegninger på akten under overskriften ”Påtegninger”.

Figur 18. Set påtegning

Det er også her, at en påtegning markeres som ”Set”, før en sag kan afsluttes. Denne funktionalitet følger standarden fra F2 Desktop.

Besvar og arkivér chats og e-mails via push-notifikationer

Du kan besvare chats eller arkivere e-mails og akter med tilknyttede chats direkte via push-notifikationer på iOS og Android.

Enhedens styresystem bestemmer, hvordan en push-notifikation åbnes.

Besvar chat

Når du modtager en push-notifikation om en chat på en låst skærm, skal du holde fingeren nede på notifikationen i kort tid for at åbne genvejene Arkivér og Svar.

Du kan også swipe til højre og trykke på Åbn. Herefter åbner chatvinduet.

Ved tryk på Svar kan du skrive et svar direkte uden først at åbne F2 Touch. Tryk på Send, og lås op for enheden for at sende svaret.

Figur 19. Besvar chat via push-notifikation

Tryk på Arkivér for at arkivere akten med den modtagne chat.

En bruger med privilegiet "Brugeradministrator" kan logge en anden bruger ud af alle F2-sessioner. I så fald slettes også push-notifikationer hos den bruger, der logges ud.

Besvar e-mail

Når du modtager en push-notifikation om en e-mail på en låst skærm, skal du holde fingeren nede på notifikationen i kort tid for at åbne genvejene Arkivér og Svar.

Du kan også swipe til højre og trykke på Åbn. Herefter åbner aktvinduet.

Tryk på Svar for at åbne dialogen "Svar" i F2 Touch. Tryk på Send for at sende svaret på e-mailen.

Figur 20. Push-notifikation ved modtaget e-mail

Tryk på Arkivér for at arkivere e-mailen.

En bruger med privilegiet "Brugeradministrator" kan logge en anden bruger ud af alle F2-sessioner. I så fald slettes også push-notifikationer hos den bruger, der logges ud.