Administrér skabeloner til administratorgodkendelser
En administratorgodkendelse tilknyttes en brugerrettighed ud fra en administratorgodkendelsesskabelon. Du opretter den administratorgodkendelsesskabelon, du vil anvende. Derefter knytter du administratorgodkendelsen til en brugerrettighed med skabelonen.
Administratorgodkendelsesskabeloner administreres sammen med F2’s øvrige godkendelsesskabeloner i vinduet "Godkendelsesskabeloner". I vinduet kan du oprette, redigere og slette skabeloner.
| Læs anbefalingerne inden du opretter administratorgodkendelsesskabeloner. |
Din handling skal igennem en overordnet administratorgodkendelse, hvis du vil lave ændringer til skabeloner, der er i brug, eller fjerne en tilknyttet administratorgodkendelse. Skabelonen til den overordnede administratorgodkendelse oprettes også i vinduet "Godkendelsesskabeloner".
Det kræver privilegiet "Skabelonadministrator" at kunne oprette og administrere godkendelsesskabeloner.
Opret administratorgodkendelsesskabelon
Klik på Godkendelsesskabeloner på fanen "Indstillinger" i hovedvinduet for at åbne vinduet "Godkendelsesskabeloner".
Klik på Ny godkendelsesskabelon i vinduet for at oprette en ny administratorgodkendelsesskabelon.
Vinduet "Ny godkendelsesskabelon" åbner. Her tilføjer du dine ønskede trin for godkendelsen. Du kan angive brugere og enheder som godkendere. Det er også muligt at angive en kopimodtager på hvert trin. Læs mere om, hvordan du opsætter godkendelsesforløb.
| En administratorgodkendelsesskabelon må ikke have tomme godkendelsestrin. Der skal udfyldes mindst én godkender på hvert trin, du tilføjer til skabelonen. |
| Du kan angive, at administratorgodkendelsen skal være markeret som haster ved at sætte hak i "Haster" øverst i vinduet. Derudover kan du angive relative frister for både hele godkendelsen og på de enkelte trin. |
Klik på Gem ny skabelon nederst i vinduet for at gemme din opsætning som skabelon.
Dialogen "Gem som skabelon" åbner. Her angiver du et navn for skabelonen i feltet "Navn". Feltet "Eksternt ID" udfyldes herefter automatisk. En administratorgodkendelsesskabelon skal altid placeres i øverste niveau i F2-myndigheden. Sæt hak i tjekboksen "Skabelonplacering" for at vise F2’s enhedsstruktur, og vælg placering for skabelonen.
Klik på OK for at gemme skabelonen.
Dialogen lukker, og du vender tilbage til vinduet "Ny godkendelsesskabelon". Her kan du lave en ny skabelon og gemme den, eller du kan lukke vinduet ved at klikke på Luk.
Anbefalinger ved opsætning af administratorgodkendelsesskabeloner
Her følger anbefalinger, du kan anvende, når du opsætter administratorgodkendelsesskabeloner. Anbefalingerne kan bruges både inden og i forbindelse med oprettelse af skabelonerne.
| Anbefaling | Formål | Tidspunkt | ||
|---|---|---|---|---|
Gennemgå alle enheder, roller og privilegier på F2-installationen, inden du opsætter administratorgodkendelser og skabeloner. |
Få overblik over hvilke brugerrettigheder, der er relevante at beskytte fra start af. |
Inden oprettelse af skabeloner. |
||
Opret en eller flere godkendelsestyper, der kan sættes på administratorgodkendelsesskabeloner. Godkendelsestyper oprettes som en værdiliste af en bruger med privilegiet ”Værdilisteadministrator”. |
Få nemt overblik over fx igangværende eller afsluttede administratorgodkendelser ved at bruge godkendelsestypen som søgekriterie. |
Inden oprettelse af skabeloner. |
||
Overvej, om der skal være forskellige godkendere på skabelonen for den overordnede administratorgodkendelse og skabelonen, der anvendes til beskyttelse af "på vegne af"-rettigheder. |
Undgå, at ændringer i eksisterende administratorgodkendelser bliver fastlåst ved fraværende godkendere. Det er også muligt at angive en enhed som godkender i stedet for enkeltpersoner. |
Inden oprettelse af skabeloner. |
||
Opsæt "på vegne af"-rettigheder for godkendere til brug ved ferie eller fravær.
|
Undgå, at fraværende godkendere bliver flaskehals for administratorgodkendelser. |
Ved oprettelse af skabeloner. |
||
Overvej, om relevante, højt placerede personer i jeres organisationsstruktur bør være kopimodtagere på administratorgodkendelser frem for udførende godkendere. |
Undgå, at personer bliver flaskehals for administratorgodkendelser. Som kopimodtager bliver vedkommende orienteret om administratorgodkendelser, uden at godkendelsen afventer dem. |
Ved oprettelse af skabeloner. |
||
Angiv navn for administratorgodkendelsesskabeloner, der starter med "Administratorgodkendelse" eller beskriver, hvad skabelonen skal beskytte. |
Administratorgodkendelsesskabeloner bliver nemmere at skelne fra andre godkendelsesskabeloner. |
Ved oprettelse af skabeloner. |
||
Angiv en enhed som godkender, når det er underordnet, hvem fra en enhed der behandler administratorgodkendelsen. |
Undgå, at enkeltpersoner bliver flaskehals for administratorgodkendelser. |
Ved oprettelse af skabeloner. |
Rediger administratorgodkendelsesskabelon
Du kan redigere administratorgodkendelsesskabeloner i vinduet "Godkendelsesskabeloner". Klik på Godkendelsesskabeloner på fanen "Indstillinger" i hovedvinduet for at åbne vinduet.
Vælg den skabelon, du vil redigere, og klik på Ret skabelon.
Vinduet "Ret skabelon" åbner. Her udfører du dine ændringer og klikker på Gem ændringer til skabelon nederst i vinduet.
| Du kan også vælge at gemme skabelonen som en ny skabelon ved at klikke på Gem ny skabelon. Herefter skal du give den et navn og en placering, ligesom når du opretter en ny skabelon. |
Er skabelonen tilknyttet til en brugerrettighed, kræver det, at den overordnede administratorgodkendelse igangsættes og godkendes endeligt, før ændringerne slår igennem.
| Ændringer til en skabelon slår ikke igennem på igangværende administratorgodkendelser, der anvender skabelonen. |
Slet administratorgodkendelsesskabelon
Du kan slette administratorgodkendelsesskabeloner i vinduet "Godkendelsesskabeloner". Klik på Godkendelsesskabeloner på fanen "Indstillinger" i hovedvinduet for at åbne vinduet.
Vælg den skabelon, du vil slette, og klik på Slet.
Er skabelonen tilknyttet til en brugerrettighed, kræver det, at den overordnede administratorgodkendelse igangsættes og godkendes endeligt, før sletningen slår igennem. Når sletningen er slået igennem, slettes også tilknytninger, der anvendte skabelonen.
| Sletning af en skabelon har ikke indflydelse på igangværende administratorgodkendelser, der anvender skabelonen. |
Overordnet administratorgodkendelse
Administratorgodkendelsesskabeloner og allerede tilknyttede administratorgodkendelser er beskyttet bag en overordnet administratorgodkendelse. Skal du lave ændringer til skabeloner, der er i brug eller fjerne en tilknyttet administratorgodkendelse, skal din handling igennem denne administratorgodkendelse.
Det kræver privilegiet "Kan opsætte administratorgodkendelser" at kunne oprette og redigere den overordnede administratorgodkendelse.
Den overordnede administratorgodkendelse er også beskyttet. Hvis du foretager ændringer til den skabelon, der er valgt til den overordnede administratorgodkendelse, eller du vælger en ny skabelon for den overordnede administratorgodkendelse, vil det igangsætte den overordnede administratorgodkendelse. Godkendelsen vil følge den skabelon, der er effektivt valgt, når handlingen igangsættes. Når godkendelsen er endelig godkendt, vil dine ændringer automatisk slå igennem.
Opsæt den overordnede administratorgodkendelse
Opret en administratorgodkendelseskabelon dedikeret til den overordnede administratorgodkendelse. Processen er den samme som for øvrige skabeloner. Herefter vælger du skabelonen i dialogen "Vælg skabelon for ændringer"
Klik på Vælg skabelon for ændringer på fanen "Administrator" i hovedvinduet for at åbne dialogen.
I dropdown-menuen vælger du din skabelon fra listen. Klik herefter på Gem for at gemme dit valg.
Vælger du efterfølgende en ny skabelon i dialogen, vil det igangsætte den overordnede administratorgodkendelse. Godkendelsen vil følge den skabelon, der er effektivt valgt, når handlingen igangsættes.