Oprydningsjobs i F2
F2 rydder automatisk op i data ved hjælp af såkaldte oprydningsjobs. Et oprydningsjob er en automatisk fjernelse af forskellige typer af data fra databasen, og de udføres hver nat. Oprydningsjobs udføres af to grunde. For det ene bidrager oprydningen til, at F2 kan yde optimalt. For det andet sørger oprydningen for, at data i organisationens database overholder organisationens politik for sletning af data og gældende lovgivning.
Se beskrivelserne af de enkelte oprydningsjobs i F2 for uddybende information.
De oprydningsjobs, som vedrører organisationens data, kan konfigureres til at matche organisationens politik for sletning af data.
| Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain. |
Forskellige typer oprydningsjobs
Der er forskellige typer af oprydningsjobs i F2. F2 skelner mellem oprydningsjobs, som gør data utilgængeligt i brugergrænsefladen, og oprydningsjobs, som sletter data permanent fra databasen.
Soft-sletning og reel sletning af data
Det er vigtigt at skelne mellem, om data kun slettes fra F2’s brugergrænseflade, eller om det slettes permanent fra databasen. Når en bruger sletter data (for eksempel en akt eller et dokument) fra brugergrænsefladen, er der tale om soft-sletning. Soft-sletning af data betyder, at en bruger hverken kan tilgå eller genskabe denne data i F2’s brugergrænseflade.
En soft-sletning er ikke en reel sletning, da data fortsat befinder sig i databasen. Først når soft-slettet data fjernes fra databasen, er der tale om reel sletning.
F2 har nogle oprydningsjobs, som fjerner soft-slettet data fra databasen, det vil sige, at de sletter data reelt. Alle jobbene kører hver nat. Nogle oprydningsjobs sletter altid data samme nat. De oprydningsjobs, som vedrører organisationens originaldata, sletter dog kun data efter det antal dage, konfigurationen af jobbet har fastsat.
Organisationen bør aktivt tage stilling til standardværdierne på de enkelte jobs for permanent fjernelse af soft-slettet data. Læs mere om standardværdier for fjernelse af data fra databasen.
Læs mere, om brugerens muligheder for sletning i F2:
| Metadata om soft-slettet data kan fremgå af rapporter oprettet i modulet F2 Analytics. Det er tilfældet, hvis en genereret rapport ikke frasorterer data om soft-slettede elementer. Selvom metadata fremgår af en rapport, er det stadig ikke muligt at få adgang til det soft-slettede element. Elementet er fortsat utilgængeligt i brugergrænsefladen. |
Standardværdier for fjernelse af data fra databasen
En række oprydningsjobs indeholder standardværdier for, hvor længe data forbliver i databasen, inden det bliver soft-slettet eller slettet permanent. Standardværdierne gælder for eksempel for dokumenter, der slettes af brugeren i brugergrænsefladen. Når brugeren sletter dokumentet, bliver det soft-slettet. En standardværdi kan være det antal dage, der skal gå, efter brugeren har soft-slettet dokumentet fra brugergrænsefladen, til oprydningsjobbet sletter dokumentet permanent fra databasen.
Standardværdiernes formål er at sikre, at organisationen overholder gældende lovgivning om, hvor længe en organisation må opbevare data, for eksempel personhenførbar data. Organisationen bør aktivt tage stilling til standardværdierne for fjernelse af data fra databasen ved de enkelte jobs.