Beskrivelse af oprydningsjobs

Når brugere vælger at slette akter i F2’s brugergrænseflade, placeres de i første omgang på listen "Mine slettede akter" og forsvinder fra listerne "Min indbakke", "Mit skrivebord", "Mit arkiv", "Mine sendte akter", samt søgelister oprettet ud fra disse. Der er to mulige måder at slette en akt:

Læs mere om muligheder for sletning af akter i brugergrænsefladen.

Der er to oprydningsjobs som håndterer akter, der har ligget på listen "Mine slettede akter" i et fastsat antal dage. Det ene oprydningsjob soft-sletter akter, som lever op til et af kravene for soft-sletning. Det andet oprydningsjob fjerner akters synlighed for brugeren, hvis de ikke lever op til nogle af kravene for soft-sletning.

Jobbet soft-sletter akter, som har befundet sig et fastsat antal dage i brugerens liste "Mine slettede akter" i F2, hvis de lever op til et af følgende krav:

Brugeren kan genskabe slettede akter ved at finde akterne i "Mine slettede akter", inden oprydningsjobbet soft-sletter akterne.

Læs mere om oprydningsjobbet, der håndterer delte akter, som ikke slettes for alle.

En bruger kan blandt andet dele en akt ved at maile eller chatte den til andre brugere.

Når en akt er delt, kan den som udgangspunkt ikke soft-slettes. Det er kun muligt, hvis brugeren har privilegiet "Kan slette delte akter for alle" og vælger "Slet for alle".

I alle andre tilfælde er det kun muligt at fjerne aktens synlighed på egne søgelister. Det sker allerede, når akten placeres i "Mine slettede akter". Dette oprydningsjob fjerner akten fra "Mine slettede akter", hvis den ikke kan soft-slettes med oprydningsjobbet Softslet akter fra "Mine slettede akter". Jobbet rydder på den måde op i søgelisten "Mine slettede akter". Andre brugere kan fortsat tilgå akten, ligesom at brugeren, der har slettet akten, kan fremsøge den i "Arkivet". Hvis andre brugere deler akten med brugeren, der har slettet akten, vil akten igen blive vist på brugerens søgelister.

Delte akter, hvis synlighed er fjernet for en individuel bruger, er ikke soft-slettede. Derfor fjernes de heller ikke permanent af oprydningsjobbet Fjern soft-slettede akter permanent. Hvis der kun er én af de brugere, som akten er delt med, der ikke har slettet akten, anses den dog ikke længere for at være delt. Vælger denne bruger at slette akten, soft-slettes den af jobbet Soft-slet akter fra "Mine slettede akter".

Jobbet fjerner soft-slettede akter fra databasen.

En akt er soft-slettet, når den er slettet fra "Mine slettede akter" i F2 og derved også fjernet fra brugergrænsefladen. Akten kan blive soft-slettet på to måder:

Hvis akten er delt med andre brugere, kan den som udgangspunkt ikke soft-slettes. Derfor fjerner dette oprydningsjob heller ikke akten permanent fra databasen, selvom den forsvinder fra "Mine slettede akter". Den vil stadig være tilgængelig på søgelister for andre brugere, akten er delt med, indtil de selv sletter den, eller hvis en bruger med privilegiet "Kan slette delte akter for alle" vælger at slette akten for alle. Læs mere om oprydningsjobbet, der fjerner delte akters synlighed.

Jobbet fjerner soft-slettede dokumenter fra databasen. Et dokument soft-slettes ved, at en bruger sletter det fra brugergrænsefladen via højrekliksmenuen på vedhæftede dokumenter.

Jobbet fjerner inaktive versioner af dokumenter og deres relaterede informationer fra databasen. Det kan for eksempel være PDF-versioner af dokumenterne. Dokumentversioner, som stadig har en reference til et andet sted i F2, fjernes ikke.

F2 opretter en ny version af et dokument, efter en bruger har redigeret og gemt dokumentet. Når den nye dokumentversion er oprettet, bliver den gamle dokumentversion inaktiv.

Jobbet fjerner dokumenter, der ikke længere er i brug i brugergrænsefladen, fra databasen.

Jobbet tjekker, om der findes akter i brugergrænsefladen, der peger på et givent dokument i databasen. Hvis dette ikke er tilfældet, fjernes dokumentet fra databasen.

Eksempel:

En bruger har oprettet en akt (”akt 1”) med et dokument (”originaldokumentet”). Hun eller en anden bruger opretter en ny akt (”akt 2”) og tilføjer præcis samme dokument til den nye akt. Der oprettes ikke en kopi af dokumentet i databasen på akt 2, i stedet peger akt 2 på dokumentet fra akt 1. Hvis akt 1 slettes, bevares dokumentet fortsat i databasen, da akt 2 stadig peger på dokumentet. Hvis akt 2 også slettes, og der ikke findes andre akter, der peger på præcis dette dokument i databasen, fjerner oprydningsjobbet originaldokumentet.

Jobbet fjerner soft-slettede sager fra databasen.

En sag er soft-slettet, når en bruger har slettet den fra brugergrænsefladen. En bruger skal have særlige rettigheder for at kunne soft-slette en sag.

Jobbet fjerner chats, der ikke har haft nye indlæg i et fastsat antal dage, permanent fra databasen. Det vil sige, at chats ikke soft-slettes, før de slettes permanent i databasen.

Oprydningsjobbet er ikke aktiveret som standard. Det skal aktiveres med en konfiguration.

Jobbet fjerner linjer fra databasens log om brugeres handlinger i F2’s partsregister.

Når en bruger slår en part op i partsregistret, opretter F2 en linje i databasens log om brugerens handling. Linjen i loggen indeholder blandt andet information om, hvilken bruger der har slået hvilken part op og hvornår.

F2 logger information om følgende handlinger:

Jobbet fjerner linjer fra databasens log om partssøgninger i F2’s partsregister.

Når en bruger foretager alle typer søgninger efter en part i partsregistret, opretter F2 en linje i databasens log om, at brugeren har udført en søgning. En bruger kan eksempelvis søge efter en part med et bestemt CPR-nummer. Linjen i loggen indeholder blandt andet information om, hvilken bruger der har foretaget hvilken type søgning i partsregistret og hvornår.

Jobbet fjerner linjer fra databasens adgangslog.

Når en bruger søger efter og/eller får vist sager, akter og dokumenter i F2, opretter F2 en linje i adgangsloggen om denne handling. Det er kun linjer om udvalgte handlinger, der slettes, eksempelvis om et dokument er blevet vist. Linjen i adgangsloggen indeholder blandt andet information om, hvilken bruger der har foretaget hvilken handling på hvilket element og hvornår.

Jobbet fjerner linjer fra databasens log om masseoperationer permanent.

Når en bruger udfører en masseoperation, opretter F2 en linje herom i databasens log om masseoperationer. Der er tale om en masseoperation, hvis en bruger udfører samme handling på flere akter, sager eller dokumenter på én gang. Eksempler på masseoperationer er at fjerne akter fra en sag, at journalisere akter og at ændre den aktansvarlige.

I brugergrænsefladen findes en dialog med en oversigt over de 20 senest udførte masseoperationer. Ældre linjer fra loggen efter de første 20 opbevares i databasen. Her gemmes de til supportsager for opklaring af masseoperationer, der er slået fejl.

Jobbet fjerner brugeres logfiler og screenshots fra databasens fejllog.

Hvis en bruger oplever fejl i F2, åbner en dialog, hvori brugeren kan beskrive, hvordan fejlen opstod. Der genereres automatisk en logfil med beskrivelse af de systemmæssige hændelser, der fik fejlen til at opstå. Logfilerne anvendes ved support til undersøgelse af, hvorfor fejl opstod med henblik på afhjælpning heraf.

Jobbet fjerner linjer fra databasens log om indsendelser, der modtages i F2 via en F2-selvbetjening.

Når en borger indsender en ansøgning og lignende via en F2-selvbetjening, gemmer F2 informationer om borgeren i databasen. Eksempler på gemte informationer er borgerens identitet (fx CPR-nummer) og IP-adresse.

Jobbet fjerner en brugers adgang til akter, som brugeren kun har haft adgang til i kraft af de udløbne på vegne af-rettigheder.

I F2 kan man tildele brugere rettigheder til at udføre alle handlinger og/eller at behandle godkendelser på vegne af en anden bruger. Rettighederne kan opsættes til at gælde i en bestemt periode. Når perioden er udløbet, fjerner jobbet læse- og skriveadgang til akter og godkendelser for den bruger, der har haft på vegne af-rettighederne. Rettigheder og perioden for deres gyldighed tildeles under opsætning af "På vegne af".

Jobbet sletter på vegne af-rettigheder samme dag, som de udløber. Oprydningsjobbet kan ikke konfigureres.

Jobbet sletter PDF-filer, der er slået fejl under genereringen i F2 og derfor kun er delvist oprettede. Dokumenter bliver automatisk lavet til PDF-filer i F2, så de for eksempel kan blive vist i modulerne F2 Manager og F2 Manager 2. PDF-filer, der kun er delvist oprettede, er ikke tilgængelige i brugergrænsefladen. Processen foregår derfor kun på serveren.

Oprydningsjobbet sletter delvist oprettede PDF-filer permanent, når de er mere end 24 timer gamle. Jobbet fjerner ikke originaldata.

Oprydningsjobbet kan ikke konfigureres.

Jobbet fjerner midlertidige kopier af dokumenter fra databasen, som F2 har oprettet for at køre optimalt i forbindelse med dannelse af rapporter.

Midlertidige kopier er ikke tilgængelige i brugergrænsefladen. Processen foregår derfor kun på serveren.

Oprydningsjobbet sletter midlertidige kopier permanent, når de er mere end 24 timer gamle. Jobbet fjerner ikke originaldata.

Oprydningsjobbet kan ikke konfigureres.

Jobbet fjerner brugersessioner, der er løbet ud.

Når en bruger logger ind i F2, opretter F2 en brugersession. Dvs. at der oprettes en registrering i databasen af, at brugeren er forbundet med F2. Når brugeren logger ud af F2, udløber sessionen.

Oprydningsjobbet sletter udløbne brugersessioner samme dag, som de udløber.

Oprydningsjobbet kan ikke konfigureres.

Jobbet fjerner dokumentlåse, der er løbet ud eller ikke længere eksisterer.

F2 opretter en dokumentlås på visse elementer, når en bruger åbner og redigerer elementerne. Dokumentlåsen forhindrer andre brugere at redigere samme element samtidigt.

Følgende elementer låses med en dokumentlås, når en bruger redigerer dem:

Jobbet fjerner dokumentlåse, der er udløbet. Som standard udløber en dokumentlås efter 12 timer. Herefter kan andre brugere ”overtage” låsen og redigere det pågældende element.

Oprydningsjobbet sletter udløbne dokumentlåse samme dag, som de udløber.

Jobbet fjerner også dokumentlåse uden en eksisterende brugersession. At brugersessionen ikke længere eksisterer, vil sige, at den er blevet fjernet af jobbet Fjern brugersessioner, der er løbet ud.

Oprydningsjobbet kan ikke konfigureres.

Jobbet fjerner dokumentlåse, der blev oprettet til en bruger, som er blevet deaktiveret. Se Fjern dokumentlåse, der er løbet ud for en beskrivelse af dokumentlåse.

Oprydningsjobbet sletter dokumentlåse fra deaktiverede brugere samme dag, som brugeren deaktiveres.

Oprydningsjobbet kan ikke konfigureres.

Jobbet fjerner statusser, som bruges af modulet Metadata Remover, når de er løbet ud. Statusser fra Metadata Remover udløber, når de dokumenter modulet har renset, er blevet afsendt.

Oprydningsjobbet sletter udløbne statusser fra Metadata Remover samme dag, som de udløber.

Oprydningsjobbet kan ikke konfigureres.