F2’s enhedsstruktur
| Indholdet på denne side er senest opdateret til F2 version 11. cBrain arbejder på højtryk med at levere den nyeste dokumentation af F2. I mellemtiden kan du læse om de nyeste funktioner og ændringer i vores release notes. |
Det er vigtigt, at du besidder en generel baggrundsviden omkring F2 for at forstå de administrative opgaver. Her henvises til basisdokumentationen af F2.
I det nedenstående gives en kort forklaring af, hvordan F2 organiserer myndigheder og enheder i en træstruktur. Alle brugere i F2 organiseres i det, der i F2-terminologi kaldes enheder. En bruger vil altid være tilknyttet en enhed.
Der skal være defineret mindst én enhed i organisationen, for at en bruger kan oprettes. Grunden hertil er, at en brugers rettigheder til at læse og redigere sager, akter og dokumenter afhænger af enhedsopbygningen. Enhedsopbygningen kan, i grove træk, afspejle den fysiske organisation, dog typisk ikke i alle facetter.
Enhedsopbygningen i F2:
-
Topenhed/Organisation: Denne enhed er den øverste enhed i F2 og etableres sammen med installationen af F2. Der kan kun være én topenhed pr. F2-installation. Det kan eksempelvis være et ministerium eller en koncern. Navnet på denne topenhed tilpasses den enkelte organisations navn ved installationen.
-
Myndighed: Denne enhed repræsenterer en juridisk enhed i F2. Der eksisterer fuld adskillelse mellem myndigheder i en F2-installation. Der er ingen begrænsninger i antallet af myndigheder, der kan oprettes i F2. En myndighed kan eksempelvis bestå af et departement og et antal styrelser eller en koncern med flere datterselskaber.
-
Enheder: Inden for en myndighed kan der etableres et ubegrænset antal enheder og underenheder, som med fordel kan afspejle den overordnede organisation i en myndighed. På hver akt kan adgangen defineres til at være den pågældende brugers enhed. Dette har betydning for andre brugeres adgang til at se og bearbejde akter og dokumenter.
| Topenheden/organisationen er kun synlig under fanen ”Andre myndigheder” og ikke under fanen ”Egen myndighed”. |
Opret en myndighed
En myndigheds interne struktur udgøres af enheder, som oprettes i dialogen ”Enheder og brugere”. Du kan oprette yderligere myndigheder under topenheden/organisationen.
Klik på Enheder og brugere i båndet ”Administrator” i F2’s hovedvindue for at oprette en myndighed. Dialogen "Enheder og brugere" åbner. Klik herefter på fanen Andre myndigheder.
I dialogen er oprettet topenheden/organisationen kaldet ”Dok Organisation”. Denne organisation har myndigheder under sig kaldet ”Digital Myndighed” og ”Doc Authority”.
Klik på Opret i dialogen for at oprette endnu en myndighed under "Dok Organisation". Dialogen ”Opret enhed” åbner.
I dialogen angiver du relevante informationer om myndigheden.
-
Angiv navn.
-
Vælg enhedstypen ”Myndighed”.
-
Systemet vælger placering efter enheden er oprettet.
-
Udfyld yderligere felter efter behov.
Indstil e-mailindstillinger for myndigheden på fanen ”E-mailindstillinger”.
Læs om e-mailopsætning i afsnittet E-mailhåndtering.
Når du har udfyldt de nødvendige felter i dialogen, klikker du på OK. F2 spørger, om du er sikker på, at du vil oprette myndigheden, da myndigheder ikke kan slettes igen, når først de er oprettet.
Klikker du på Nej, oprettes myndigheden ikke, og dialogen ”Opret enhed” vises igen.
Klik på Ja for at oprette den pågældende myndighed. Du kan derefter oprette enheder og brugere i den nyoprettede myndighed.
Opret enhed under en myndighed
Organisationsstrukturen afspejles i F2 som en række enheder. Enheder oprettes og vedligeholdes af administrator eller brugeradministrator.
Formålet med enhederne er blandt andet, at F2 ved, hvor brugere skal placeres, når matchende roller og enheder synkroniseres vha. synkroniseringsnøgler ved fuld AD-integration. Ved standard AD-integration opretter administrator selv brugere i de enkelte enheder.
Brugernes tilknytning til en enhed har betydning for deres læse- og skriveadgang til akter, hvor adgangen er sat til den pågældende enhed.
Administrator tilgår enheder ved at klikke på menupunktet Enheder og brugere i båndet for fanen ”Administrator”.
Dialogen ”Enheder og brugere” åbner. I denne dialog kan en bruger med privilegiet ”Enhedsadministrator” oprette, redigere, flytte og fjerne eller deaktivere enheder.
Fanen ”Enheder” viser, hvilke enheder den pågældende myndighed indeholder. De er defineret i en træstruktur. Foldes myndigheden ud, vises hvilke enheder, der er oprettet i træstrukturen. Disse kan på samme måde foldes ud for at se yderligere underliggende enheder.
En ny enhed oprettes ved at markere den ønskede ”overenhed” i træet og klikke på Opret.
Hermed åbnes dialogen ”Opret enhed”.
I denne dialog udfyldes relevante oplysninger.
-
Navn på enhed.
-
I feltet ”Enhedstype” vælges den enhedstype, som denne enhed skal repræsentere. Se nedenfor, hvordan enhedstyper håndteres.
-
Enheder oprettes i samme dialog som ved oprettelse af myndigheder.
Læs mere om e-mailopsætning under fanen ”E-mailindstillinger” i afsnittet E-mailhåndtering.
En organisationsstruktur under en myndighed kan indeholde mange enheder.
Redigér enhed
Du kan redigere en enhed, hvis du eksempelvis skal opdatere enhedens navn. Markér den ønskede enhed i dialogen "Enheder og brugere", og klik på Egenskaber.
Dialogen "Egenskaber for enheden [Navn på enheden]" åbner. Her kan du redigere de relevante oplysninger. Klik på OK for at gemme dine ændringer. Klik på Fortryd, hvis du ikke ønsker at gemme dine ændringer.
Flyt enhed
Du kan flytte en enhed fra dens placering i organisationsstrukturen. Det kan eksempelvis være relevant, hvis en underenhed skal flyttes til en anden enhed.
| Du kan kun flytte en enhed til en anden placering inden for samme myndighed. |
Markér den ønskede enhed i dialogen "Enheder og brugere", og klik på Flyt.
Dialogen "Flyt part" åbner. Her markerer du den enhed, du ønsker at flytte enheden til, og klikker på OK. Klik på Fortryd, hvis du ikke ønsker at flytte enheden alligevel.
Fjern enhed
Du kan fjerne eller deaktivere en enhed, hvis den ikke længere skal anvendes.
| Har en enhed været i brug, det vil sige tilknyttet en akt eller en sag som part, kan enheden ikke fjernes, men kun deaktiveres. |
Markér den ønskede enhed i dialogen "Enheder og brugere", og klik på Fjern.
Afhængigt af enhedens tilstand har du følgende muligheder:
| Enhedens tilstand | Mulighed |
|---|---|
Enheden indeholder ingen aktive underenheder eller brugere, og enheden har aldrig været i brug. |
Enheden kan fjernes. Dialogen "Fjern enhed" åbner, hvor du kan klikke Ja til at fjerne enheden. Klik på Nej for at beholde enheden. |
Enheden indeholder enten aktive underenheder og/eller brugere, og enheden har aldrig været i brug. |
Enheden kan ikke fjernes, da den indeholder aktive parter. Dialogen "Enheden kan ikke slettes" åbner. Klik på OK for at lukke den. Du kan herefter vælge at flytte de aktive underenheder eller brugere til en anden enhed, og derefter kan du fjerne enheden. |
Enheden har været i brug. |
Enheden kan ikke fjernes, men kun deaktiveres. Dialogen "Parter deaktiveres" åbner. Klik på OK for at deaktivere enheden. Enheden kan efterfølgende aktiveres igen. |
Opret enhedstyper for de konkrete enheder
F2 kategoriserer enheder i enhedstyper. F2 indeholder en definition af nogle faste enhedstyper, som oprettes i forbindelse med F2-installationen.
Visse af disse enhedstyper kan ikke slettes efterfølgende, da de bruges af F2. Navnene kan dog være forskellige afhængigt af den enkelte organisation. Der kan på et senere tidspunkt tilføjes nye enhedstyper, og enhedstyper, som ikke er i brug, kan slettes igen.
Administrationen af enhedstyper tilgås ved at klikke på ”Enhedstyper” i båndet for administratorfanen i F2’s hovedvindue.
Klik på Enhedstyper for at få vist nedenstående dialog. Her kan typer af enheder administreres.
Eksempler på enhedstyper, der kan vælges imellem:
-
Myndighed
-
Organisation
-
Afdeling
-
Kontor
-
Område
-
Sekretariat.
Enhedstyper som team og sikkerhedsgruppe bruges til at fordele brugere i teams og sikkerhedsgrupper på tværs af myndigheden.
Når de ønskede enhedstyper er oprettet, kan de bruges i forbindelse med oprettelse af enheder (den organisatoriske opdeling).
Decentral enhed
En enhed af typen ”Decentral enhed” fungerer som øvrige F2-enheder, men synkroniseres i modsætningen til almindelige enheder ikke med Active Directory (AD).
En decentral enhed kan anvendes til samarbejde på tværs af enheder om projekter, hvortil der også kan knyttes en ekstra e-mailadresse.
Decentrale enheder oprettes af en bruger med privilegiet ”Decentral enhed- og brugeradministrator”.
Brugere, som skal tilknyttes en decentral enhed, skal have mindst en af nedennævnte tre roller:
-
Decentral rolle: Er en jobrolle, der giver en bruger adgang til at logge ind og arbejde i en decentral enhed.
-
Decentral læseadgang: Er en jobrolle, som giver adgang til at fremsøge alle akter, der ellers kun er tilgængelige for brugere i en given decentral enhed, hvis disse akters adgang er sat til enhed. Rollen er tilsvarende rollen ”Læseadgang til anden enhed”.
-
Decentral læse-/skriveadgang: Er en jobrolle, som giver læse- og skriveadgang til akter, der ellers kun er tilgængelige for brugere i en given decentral enhed, hvis disse akters adgang er sat til enhed eller til ”Alle” (hvis den ansvarlige enhed er den decentrale enhed). Rollen er tilsvarende rollen ”Skrive og læseadgang til anden enhed”.
Et eksempel på, hvornår det kan være relevant med brug af decentrale enheder:
En organisation har en række enheder, som arbejder uafhængigt af centraladministrationen. Disse enheder ønsker selv at kunne administrere en enhedsstruktur på tværs af standard F2 enheder. F2-administratoren giver en eller flere brugere i organisationen privilegiet ”Decentral enhed- og brugeradministrator”, som kan vedligeholde de decentrale enheder.