Brugeradministration
| Indholdet på denne side er senest opdateret til F2 version 11. cBrain arbejder på højtryk med at levere den nyeste dokumentation af F2. I mellemtiden kan du læse om de nyeste funktioner og ændringer i vores release notes. |
En administrator med privilegiet ”Brugeradministrator” kan oprette og vedligeholde brugere i F2. Brugere oprettes med en rolle i en myndighed og kan derudover tilknyttes en enhed. En bruger skal have en ”jobrolle” for at kunne logge på F2.
Nedenfor gennemgås de forskellige dele af arbejdet med brugere, herunder hvordan en ny bruger oprettes. Når brugeren er oprettet, skal vedkommende tildeles roller, hvoraf en skal være en jobrolle. Rollerne tilknyttes enheder, og de indeholder et eller flere privilegier. Privilegierne gør brugeren i stand til at udføre forskellige handlinger i F2.
Inden brugerne kan tildeles roller, skal en eller flere rolletyper være defineret. Der skal være oprettet en rolletype, der er en ”jobrolle”.
Opret bruger
Adgang til forskellige funktioner i F2 styres via roller. Hver rolle har fået tildelt et eller flere privilegier. For at en bruger kan logge på F2, skal en af disse roller være defineret som en ”jobrolle”. Kun via en jobrolle kan en bruger tilgå F2.
Er brugeren allerede blevet oprettet ved hjælp af AD-importen, skal brugeren tildeles en rolle.
Administrator/brugeradministrator opretter brugere i F2 ved at klikke på menupunktet Enheder og brugere i båndet for fanen ”Administrator”.
En dialog med brugerens oplysninger åbner, og i denne dialog angives brugerens stamdata.
Opret bruger: Angiv oplysninger
For hver bruger skal stamdata, herunder navn, initialer, e-mailadresse, brugernavn etc. tilføjes. Det gøres på fanen ”Oplysninger”, som vist nedenfor.
Klik på OK, når de ønskede felter er udfyldt. Herefter skal brugeren have tildelt en jobrolle.
På fanen kan du også opsætte særlige forhold om adgang i F2 og import af brugerens e-mails. Disse forhold beskrives i de efterfølgende afsnit.
Feltet "Begrænset adgang"
Sæt hak i feltet ”Begrænset adgang” for at begrænse brugerens adgang til sager og akter i F2. Brugere med begrænset adgang kan kun se de sager og akter med en adgangsbegrænsning, der inkluderer brugeren eller en sikkerhedsgruppe, en enhed eller et team, som brugeren indgår i. Det betyder, at det ikke er nok kun at give brugeren adgang til akten som ellers er tilfældet i F2.
Brugere med begrænset adgang kan oprette akter og sager som normalt. For at sikre vedkommendes adgang til sin egen akt eller sag, bliver brugeren automatisk tilføjet aktens eller sagens adgangsbegrænsning. Hvis brugerens akt lægges på en eksisterende sag, hvor vedkommende ikke er en del af adgangsbegrænsningen, vil brugeren miste adgang til akten.
Feltet "Hent e-mail"
Brugen af feltet "Hent e-mail" afhænger af, hvordan F2’s e-mailimport er sat op for den pågældende bruger:
-
Automatisk e-mailimport betyder, at alle e-mails fra brugerens indbakke i Outlook importeres til brugerens indbakke i F2. Fjern hakket i feltet "Hent e-mail", hvis brugeren ikke ønsker, at deres e-mails automatisk skal overføres til F2.
-
Manuel e-mailimport betyder, at brugeren selv skal flytte e-mails i Outlook til mappen "Flyt til F2". Der skal være hak i feltet "Hent e-mail" for, at e-mails fra "Flyt til F2"-mappen importeres til brugerens indbakke i F2.
F2 opretter en akt pr. overført e-mail.
Feltet "Modtag e-mail eksternt"
Sæt hak i feltet "Modtag e-mail eksternt" for at e-mails sendt internt fra F2 til brugeren modtages i brugerens eksterne e-mailklient, fx Outlook, og ikke i brugerens indbakke i F2.
Ingen andre kommunikationsformer påvirkes af hakket i ”Modtag e-mail eksternt”. Dvs. chats, godkendelser og akter, der er ansvarsfordelt til brugeren findes fortsat kun i F2.
| Der må ikke være hak både i feltet ”Hent e-mail” og feltet ”Modtag e-mail eksternt”. Med ”Modtag e-mail eksternt” kan brugeren anvende en anden e-mailklient samtidig med F2 og selv manuelt flytte e-mails til F2 via mappen ”Flyt til F2”. |
Opret bruger: Tildel jobrolle
En ny bruger skal have tildelt en jobrolle. Jobrollen betyder, at brugeren kan logge ind i F2. Når alle ønskede felter på fanen ”Oplysninger” er udfyldt, klikkes der på OK. Fokus flyttes automatisk til fanen ”Roller”. Her skal brugeren tildeles en jobrolle enten i topenheden eller i en enhed.
Klik på Tilføj rolle på fanen ”Roller”.
| Administrator kan se, hvilke roller der har kategorien ”job” i dialogen ”Rolletyper og privilegier”, der kan åbnes via menupunktet på administratorfanen. |
Dialogen ”Tilføj rolle til [bruger]” åbner. Vælg den myndighed eller enhed, som brugeren skal tilknyttes. Den ønskede rolletype vælges i dropdown-menuen ”Rolletype”.
Klik på OK. Dialogen ”Tilføj rolle til [bruger]” lukker.
| Det er vigtigt at markere, i hvilken enhed brugeren skal have tildelt den givne rolle, da rollen og dens placering afgør, hvilke beføjelser brugeren har i den givne enhed. |
Det fremgår nu på fanen ”Roller”, at den nye bruger har fået tildelt rollen.
Klik på OK. Brugeren er nu oprettet og kan logge ind i F2.
Når en bruger er oprettet, kan den tildeles flere roller. Roller har tilknyttede privilegier, der giver brugeren adgang til at udføre forskellige opgaver i F2. Læs mere i afsnittet Roller i F2.
| Nye brugere oprettes altid med rollen ”Adressekartoteksejer”. Læs mere om roller i afsnittet Roller i F2. |
Opdatér bruger
Du kan løbende opdatere brugere i F2 som behovene opstår. Det gælder alt fra ændringer til brugerens adresse efter en flytning til en midlertidig begrænsning af adgang under en ressortomlægning.
| Afhængigt af din organisations installation, kan brugere løbende vedligeholdes gennem AD-import. Oplysninger og roller, der kun findes i F2, skal dog altid håndteres manuelt. |
Klik på menupunktet Enheder og brugere i båndet på fanen ”Administrator” i hovedvinduet.
Dialogen ”Enheder og brugere” åbner. Klik på fanen ”Brugere”. Markér den bruger, som skal opdateres, og klik på Egenskaber.
Dialogen "Egenskaber for brugeren [Navn]" åbner og viser fanen "Oplysninger". Her ser du samme felter som ved oprettelse og kan se de oplysninger, de eventuelt blev udfyldt med. Opdatér oplysningerne som relevant, og klik OK for at gemme dine ændringer.
Du kan også skifte til fanen "Roller" for at tildele eller fratage brugeren roller.
Deaktiver bruger
Det er ikke muligt at slette en bruger i F2. I stedet kan en bruger deaktiveres. Klik på menupunktet Enheder og brugere i båndet på fanen ”Administrator” i hovedvinduet for at deaktivere en bruger.
Dialogen ”Enheder og brugere” åbner. Klik på fanen ”Brugere”. Markér den bruger, som skal deaktiveres, og klik på Deaktiver.
En advarselsdialog åbner, inden brugeren deaktiveres. Herefter står brugerens navn i kursiv. Dette viser, at vedkommende er deaktiveret.
| En bruger skal ikke kun deaktiveres i F2, men også i Active Directory for at være endeligt deaktiveret. Deaktiveres brugeren ikke begge steder, men kun i F2, aktiveres brugeren via AD-importen igen. |
| Skal en bruger straks fratages adgang til F2, kan det være nødvendigt både at deaktivere dem og at logge dem ud. Sidstnævnte gøres med funktionen Log bruger ud. |
Log bruger ud overalt
Du kan logge en bruger ud af alle F2-sessioner på tværs af enheder, hvis du har privilegiet "Brugeradministrator". Det kan eksempelvis være relevant, hvis det af sikkerhedsmæssige årsager ønskes, at brugeren logger ind på ny, såsom ved mistanke om uautoriseret adgang til brugerens adgangskode.
Gå til fanen Administrator, og klik på menupunktet Log bruger ud.
Vælg den ønskede bruger i dialogen, og klik Udfør.
Aktivér bruger
Aktivér en deaktiveret bruger ved at klikke på menupunktet Enheder og brugere i båndet på fanen ”Administrator” i hovedvinduet.
Dialogen ”Enheder og brugere” åbner. Klik på fanen ”Brugere”. Markér den bruger, som skal aktiveres, og klik på Aktiver.
En advarselsdialog åbner. Klik på Ja for at gennemføre aktiveringen af brugeren.
| Er brugeren deaktiveret i F2 version 10 eller tidligere, skal du gøre som beskrevet her. |
| En bruger skal ikke kun aktiveres i F2, men også i Active Directory for at være endeligt genaktiveret. Aktiveres brugeren ikke begge steder, men kun i F2, deaktiveres brugeren af AD-importen. |