Standardindstillinger
| Indholdet på denne side er senest opdateret til F2 version 11. cBrain arbejder på højtryk med at levere den nyeste dokumentation af F2. I mellemtiden kan du læse om de nyeste funktioner og ændringer i vores release notes. |
Menupunktet ”Standardindstillinger” giver adgang til at definere og oprette standardindstillinger for brugere. Standardindstillinger omfatter personlige indstillinger, kolonneindstillinger, listeindstillinger og båndopsætninger.
Standardindstillinger defineres med udgangspunkt i en brugers eksisterende indstillinger og båndopsætninger. Det er muligt at vælge hele eller dele af personlige, kolonne- og listeindstillinger samt båndopsætninger som indhold i en standardindstilling. De oprettede standardindstillinger kan hentes af brugeren selv. Administrator kan også tildele bestemte standardindstillinger til udvalgte brugere og roller.
| Opret en række dummy-brugere for de typer af brugere, der findes i din organisation. Ved at opsætte standardindstillingerne og tildele dem til brugerne på denne måde, bliver det lettere at holde styr på, hvad de aktuelle standardindstillinger præcis er. |
En bruger med privilegiet ”Indstillingsadministrator” kan oprette, administrere og tildele standardindstillinger til andre brugere. Disse administratorer kan også knytte specifikke roller til standardindstillinger. Det betyder, at nye brugere automatisk får de indstillinger, der er tilknyttet deres rolle, mens eksisterende brugere bevarer deres. Der kan på den måde laves standardindstillinger, der er forskellige fra rolle til rolle.
Hvis en bruger har flere roller, er det rollens prioritering, der er afgørende for, hvilke standardindstillinger der tildeles. Det er således muligt at genbruge forskellige standardindstillinger på tværs af organisationen.
Menupunktet Standardindstillinger på fanen ”Indstillinger” i F2’s hovedvindue åbner dialogen ”Standardindstillinger”.
Dialogen ”Standardindstillinger” bruges til at administrere og tildele udvalgte personlige, kolonne- og listeindstillinger samt båndopsætninger til brugere eller roller.
Dialogen har tre faner:
-
”Standardindstillinger”. Alle brugere har adgang til denne fane. Læs mere under Standardindstillinger.
Administrer standardindstillinger
Det følgende afsnit beskriver fanen ”Administrer standardindstillinger”.
Her kan en bruger med privilegiet ”Indstillingsadministrator” oprette, administrere og tildele standardindstillinger til andre brugere.
Fanen har følgende menupunkter:
| Funktion | Formål |
|---|---|
|
Tilføj en ny standardindstilling. Læs mere i afsnittet Opret ny standardindstilling. |
|
Rediger den markerede standardindstilling. I dialogen ”Redigér standardindstillinger” kan navn og synlighed ændres. Klik på Næste for at ændre de enkelte indstillinger. 
Figur 4. Dialogen ”Redigér standardindstillinger”
|
|
Slet den markerede standardindstilling i listen permanent. |
|
Hent brugerens seneste indstillinger, og opdatér dermed den markerede standardindstilling. |
|
Tildel den markerede standardindstilling til udvalgte brugere eller rolletyper. Læs mere i afsnittet Tildel standardindstilling til bruger eller rolletype. |
Fanen viser følgende kolonner:
| Kolonne | Beskrivelse |
|---|---|
”Standardindstillinger” |
Viser navnet på standardindstillingen. |
”Indstillingstype” |
Viser standardindstillingens type. |
”Fra bruger” |
Angiver navnet på den bruger, hvorfra standardindstillingen er kopieret. |
”Synlig” |
Viser, om standardindstillingen er synlig og kan hentes af brugere. |
”Senest opdateret” |
Angiver, hvornår standardindstillingen senest er opdateret. |
Opret ny standardindstilling
De følgende afsnit beskriver, hvordan nye standardindstillinger oprettes og tildeles. Der findes fire typer af standardindstillinger:
-
Personlige indstillinger
-
Kolonneindstillinger
-
Listeindstillinger
-
Båndopsætninger.
Klik på Ny standardindstilling på fanen ”Administrer standardindstillinger” for at åbne nedenstående dialog.
Opret en ny standardindstilling ved at angive følgende:
-
Navn på den nye standardindstilling.
-
Navn på den bruger, hvis indstilling skal gøres til en standardindstilling.
-
Vælg type.
-
Sæt hak i feltet ”Synlig for brugerne”, så brugere kan hente standardindstillingen.
Klik herefter på Næste. Afhængig af standardindstillingens type vises en af fire dialoger:
-
Dialogen ”Personlige indstillinger”. Læs mere i afsnittet Ny personlig indstilling.
-
Dialogen ”Vælg kolonneindstillinger”. Læs mere i afsnittet Nye kolonneindstillinger.
-
Dialogen ”Vælg listeindstillinger”. Læs mere i afsnittet Nye listeindstillinger.
-
Dialogen ”Opsæt værktøjslinjen og båndet”. Læs mere i afsnittet Nye båndopsætninger.
Ny personlig indstilling
Er typen ”Personlige indstillinger” valgt, vises dialogen ”Personlige indstillinger”. Her til- og fravælges de indstillinger, som skal inkluderes i den nye standardindstilling.
Det er muligt at vælge, at alle indstillinger fra den valgte bruger skal inkluderes i en ny standardindstilling. Klik på slideren over fanerne i venstre side af dialogen (1). Når slideren er blå, er alle indstillinger valgt.
Det er muligt at vælge, at alle indstillinger på en given fane skal inkluderes i en ny standardindstilling. Klik på den relevante fane i oversigten til venstre. Klik dernæst på slideren, hvor der står "Alle indstillinger på denne side" i dialogens højre hjørne (2). Derved bliver alle slidere for den valgte fane blå. Det viser, at indstillingerne medtages i den nye standardindstilling.
Det er endvidere muligt at vælge, at enkelte indstillinger på en given fane skal inkluderes i en ny standardindstilling. Klik på den relevante fane. Klik dernæst på sliderne ud for de indstillinger (3), der skal inkluderes i den nye standardindstilling. Indstillinger med blå slidere inkluderes i den nye standardindstilling.
Afslut med klik på OK. Herefter tilføjes den nye standardindstilling af typen "Personlige indstillinger" til de tilgængelige standardindstillinger.
| Tildeling eller hentning af standardindstillinger slår først igennem efter genstart af F2. |
Nye kolonneindstillinger
Er typen ”Kolonneindstillinger” valgt, vises dialogen ”Vælg kolonneindstillinger”. Vælg her, hvilke lister, mapper m.m., der skal medtages i den nye standardindstilling.
Kolonner for alle visninger af resultatlisten medtages, når du opretter en standardindstilling af typen "Kolonneindstillinger". Det vil sige, at standardindstillingen vil inkludere kolonnerne i resultatlisten, både når den vises som akter, som sager, som dokumenter og som bestillinger. Det betyder for eksempel, at hvis den bruger, som standardindstillingen er baseret på, ikke har valgt nogen kolonneindstillinger for resultatlisten vist som dokumenter, så vil de brugere, der får tildelt standardindstillingen, heller ikke have det.
Afslut med klik på OK. Herefter tilføjes den nye standardindstilling af typen "Kolonneindstillinger" til de tilgængelige standardindstillinger.
| Det er ikke muligt at tildele eller hente kolonner enkeltvis. |
| Tildeling eller hentning af standardindstillinger slår først igennem efter genstart af F2. |
Nye listeindstillinger
Er typen ”Listeindstillinger” valgt, vises dialogen ”Vælg listeindstillinger”. Vælg her, hvilke lister, mapper mv. der skal indgå i den nye listeindstilling.
For hver valgt liste gemmes følgende:
-
Preview, som afgør, hvor previewet vises, og om det er skjult.
-
Hvorvidt visningen af resultatlisten er sat til akter, sager, dokumenter eller bestillinger.
-
Placering af sagsliste.
-
Hvorvidt avanceret søgning er slået til.
Kun de listeindstillinger, der er gemt af den bruger, hvis listeindstilling der tages udgangspunkt i, vil være synlige, når standardindstillingen tildeles eller hentes.
Afslut med klik på OK. Herefter tilføjes den nye standardindstilling af typen "Listeindstillinger" til de tilgængelige standardindstillinger.
| Tildeling eller hentning af standardindstillinger slår først igennem efter genstart af F2. |
Nye båndopsætninger
Er typen ”Båndopsætninger” valgt, vises en særlig udgave af dialogen ”Opsæt værktøjslinjen og båndet”. Båndopsætninger udgør de knapper, der er tilføjet til værktøjslinen "Hurtig adgang" i henholdsvis hoved-, akt- og sagsvinduet samt skjulte knapper i hvert af de tre vinduers bånd.
Dialogen er opdelt i fanerne "Hurtig adgang" og "Bånd".
På fanen "Hurtig adgang" kan du tilvælge de knapper som brugeren, du baserer standardindstillingen på, har tilføjet til "Hurtig adgang" i henholdsvis hoved-, akt- og sagsvinduet. Antallet af valgte knapper vises for hvert af de tre vinduer.
På fanen "Bånd" kan du vælge at skjule de knapper som brugeren, du baserer standardindstillingen på, har skjult i båndet i henholdsvis hoved-, akt- og sagsvinduet. Antallet af skjulte knapper vises for hvert af de tre vinduer.
Hvis du er i færd med at tildele båndopsætninger baseret på en bruger, som du er logget ind med, vises knappen Hent min opsætning i dialogen "Opsæt værktøjslinjen og båndet". Klik på knappen for at indlæse din seneste opsætning af værktøjslinjen og båndet.
Tildel standardindstilling til bruger eller rolletype
En standardindstilling kan tildeles på to måder:
-
"Tildel til brugere" anvendes til at tildele standardindstillinger til brugere, enheder, distributionslister og/eller teams.
-
"Tildel til rolletype" anvendes til at tildele en standardindstilling til brugere med en bestemt rolletype. Det kan eksempelvis være en bruger med rollen ”Teknisk administrator” enten i en specifik enhed, distributionsliste og/eller team eller til alle brugere med den givne rolletype.
Markér den ønskede standardindstilling i listen på fanen ”Administrer standardindstillinger”. Klik derefter på Tildel standardindstilling.
En ny dialog åbner. Her kan du vælge enten ”Tildel til brugere” eller ”Tildel til rolletype”.
Er ”Tildel til brugere” valgt, som på billedet ovenfor, skal du udfylde feltet ”Brugere” med de brugere, enheder, distributionslister og/eller teams, som skal tildeles standardindstillingen.
Er ”Tildel til rolletype” valgt, som på billedet nedenunder, skal du vælge rolletype fra en dropdown-menu i feltet ”Rolletype”. Derefter skal du vælge de enheder, distributionslister og/eller teams, som skal tildeles standardindstillingen.
I dialogen "Tildel standardindstilling" er det muligt at skrive en meddelelse til de brugere, der skal modtage standardindstillingen. Afslut med klik på Tildel standardindstilling.
En Windows-notifikation i nederste højre hjørne af din skærm viser herefter, at standardindstillingen er tildelt den eller de valgte brugere.
Når brugere tildeles en ny standardindstilling, modtager de en akt i deres indbakke.
På denne akt fremgår følgende:
-
At brugerens eksisterende indstilling er opdateret med en standardindstilling.
-
Tidspunkt og dato for opdateringen.
-
Eventuel meddelelse fra administrator.
| Tildeling eller hentning af standardindstillinger slår først igennem efter genstart af F2. |
Nye brugere
Dette afsnit beskriver fanen ”Nye brugere” i dialogen ”Standardindstillinger”.
Her kan en bruger med privilegiet ”Indstillingsadministrator” knytte en standardindstilling til en rolletype. Det betyder, at nye brugere automatisk får den standardindstilling, der er tilknyttet deres specifikke rolletype.
På denne måde kan for eksempel rolletypen ”Kontorchef” tilknyttes en anden standardindstilling end en bruger med en rolle af typen ”Sagsbehandler”.
Menupunkterne på fanen ”Nye brugere” er følgende:
| Funktion | Formål |
|---|---|
|
Gemmer ændringer og/eller rolletypers tilknytning til standardindstillinger. |
|
Knytter en specifik standardindstilling til en specifik rolletype. |
|
Sletter den markerede tilknytning mellem standardindstilling og rolletype, således at brugere, der får tildelt den specifikke rolle, ikke længere tildeles den tilhørende standardindstilling. |
|
Rykker op og ned på rolletyperne i listen, så de dermed prioriteres i forhold til hinanden. Rækkefølgen er afgørende for, hvilken standardindstilling en ny bruger med flere roller tildeles. Den rolletype, der ligger øverst, er altid den højst prioriterede. |
Fanen viser følgende kolonner:
| Kolonne | Beskrivelse |
|---|---|
”Rolletype” |
Viser, hvilken rolletype den pågældende standardindstilling er tilknyttet. |
”Standardindstilling” |
Viser navnet på den standardindstilling, der er knyttet til rolletypen. |
”Indstillingstype” |
Viser standardindstillingens type. |
Knyt standardindstilling til rolletype
Klik på Knyt standardindstilling til rolletype for at knytte en standardindstilling til en specifik rolletype.
En dialog åbner. Her skal du vælge en rolletype og derefter en standardindstilling, der skal tilknyttes rolletypen.
Afslut med klik på OK. Den valgte standardindstilling er dermed knyttet til den valgte rolletype.
Vær opmærksom på følgende, når du tilknytter standardindstillinger til rolletyper:
-
Standardindstillinger knyttet til rolletyper påvirker kun nye brugere. Eksisterende brugere, der får tilknyttet en standardindstilling til deres jobrolle, påvirkes ikke.
-
Hvis en ny bruger får en rolletype med en tilknyttet standardindstilling, tildeles brugeren automatisk denne standardindstilling.
-
Hvis en ny bruger får flere rolletyper, der hver har standardindstillinger tilknyttet, tildeles brugeren standardindstillingerne for den højst prioriterede rolletype. Dette er uafhængigt af, hvilken rolle brugeren logger ind med.
-
Brugere kan til enhver tid ændre deres egne indstillinger, uafhængigt af hvilke standardindstillinger de tildeles.