Opret ny sag
I F2 er en sag altid tilknyttet én eller flere akter. En sag kan oprettes, når en ny akt oprettes eller ved at tilknytte en eksisterende akt til en ny sag. Sagsnummeret, der gives sagen ved oprettelse, består af det år, sagen er oprettet i, efterfulgt af det næste nummer i rækken af sager fra det pågældende år. Eksempelvis står sagsnummeret ”2023 – 96” for sag nummer 96, der er oprettet i 2023. cBrain anbefaler at navngive sager ud fra enkeltsagsprincippet.
| Det er gennem en konfiguration muligt at slå advarsler til, der gør opmærksom på, hvis der allerede findes en sag i F2 med samme titel. Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain. |
Opret sag ved ny akt
Når du opretter en ny akt kan du knytte den til en ny eller eksisterende sag direkte fra dialogen "Ny akt".
Opret en ny sag ved skrive enten ”+” eller ”Ny sag” i feltet "Sag", og tryk derefter på Enter.
Dialogen ”Ny sag” åbner, og her udfyldes sagens titel og relevante metadata, som journalplan, handlingsfacet, kassationskode og sagsforløb. Afhængigt af F2’s opsætning kan der også være mulighed for at vælge en sagsskabelon, som kan påvirke, hvilke metadatafelter der er tilgængelige i dialogen. Røde felter er obligatoriske at udfylde.
Klik på OK for at oprette sagen.
| Afhængigt af F2’s opsætning, den pågældende organisations retningslinjer eller den valgte sagsskabelon kan nogle felter i dialogen "Ny sag" være obligatoriske at udfylde. Der kan også være felter, der er præ-udfyldte. |
Opret sag på eksisterende akt
Du kan knytte en eksisterende akt til en ny sag. Det kan for eksempel være relevant at gøre for indkomne emails fra eksterne parter. Du kan oprette sagen i aktvinduet eller via højrekliksmenuen i hovedvinduet.
| Ved at lægge e-mails til eksterne parter på en sag inden afsendelse sikrer du, at e-mailsvar bliver knyttet til samme sag. |
Tilknyt eksisterende akt til ny sag fra aktvinduet
Sæt akten i redigeringstilstand og skriv enten ”+” eller ”Ny sag” i feltet ”Sag”. Tryk på Enter og dialogen ”Ny sag” åbner (se figuren ovenfor).
Udfyld dialogen ”Ny sag” med de relevante metadata, og klik på OK, og sagen oprettes. F2 foreslår at bruge aktens titel som sagens titel, når du opretter en sag på en eksisterende akt. Dette kan ændres til en sagsrelevant titel, både inden den nye sag oprettes og efter oprettelsen.
Når akten efterfølgende gemmes ved klik på Gem, er akten tilknyttet den nye sag.
| Afhængigt af F2’s opsætning, den pågældende organisations retningslinjer eller den valgte sagsskabelon kan nogle felter i dialogen "Ny sag" være obligatoriske at udfylde. Der kan også være felter, der er præ-udfyldte. |
Tilknyt eksisterende akt til ny sag fra hovedvinduet
Du kan knytte en eksisterende akt til en ny sag ved at markere den eller de pågældende akter i resultatlisten i hovedvinduet og vælge Tilknyt akter til sag i højrekliksmenuen.
Herefter åbner dialogen ”Tilknyt akter til sag”. Skriv enten ”+” eller ”Ny sag” i feltet ”Sag”. Ved tryk på Enter åbner dialogen ”Ny sag”.
Udfyld dialogen ”Ny sag” med de relevante metadata, og klik på OK, og sagen oprettes.
| Afhængigt af F2’s opsætning, den pågældende organisations retningslinjer eller den valgte sagsskabelon kan nogle felter i dialogen "Ny sag" være obligatoriske at udfylde. Der kan også være felter, der er præ-udfyldte. |
Klik på OK i dialogen ”Tilknyt akter til sag”, når sagen er oprettet, for at tilknytte akterne den nye sag. Er de valgte akter allerede tilknyttet en sag, flyttes akterne til den nye sag.
Opret sag med samme metadata som eksisterende sag
Du kan oprette en ny sag baseret på en eksisterende sag via højrekliksmenuen i hovedvinduet. Menupunktet styres med en konfiguration.
| Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain. |
Få vist resultatlisten som sager ved at klikke på Sager i hovedvinduet. Højreklik på en eksisterende sag, og klik derefter på Ny sag med samme metadata. F2 opretter dermed en ny sag med samme metadata. Metadatafelterne "Ansvarlig" og "Status" kopieres ikke.
Det er kun metadata der kopieres, og derfor oprettes den nye sag uden akter. Sagens titel er som udgangspunkt "Kopi af: [Eksisterende sagstitel]".
| Det er en god idé at tilknytte mindst én akt til sagen, inden du lukker sagsvinduet. Det kan være svært at genfinde en sag uden akter. |
Enkeltsagsprincip og navngivningsstruktur
Det anbefales at arbejde efter enkeltsagsprincippet for at sikre, at det kun er relevante akter og dokumenter, der gemmes på en sag. Denne fremgangsmåde letter samtidig afslutning og journalisering af en sag. Enkeltsagsprincippet vil sige, at du udtænker en sagstype for hver arbejdsproces i dit arbejde.
Hvis du eksempelvis arbejder med tilskudsadministration, kan det give mening at oprette en ny sag for hver afgørelse, der skal træffes. Derved kunne en simpel tilskudsadministration indeholde tre sagstyper:
-
Sagstype 1: Ansøgning om tilskud
Borgeren ansøger om tilskud. Myndigheden tildeler eller afslår ansøgningen. -
Sagstype 2: Udbetaling af tilskud
Myndigheden behandler tildelingen og gennemfører udbetalingen af tilskuddet til borgeren. -
Sagstype 3: Klage over afslag
Myndigheden modtager en klage over afslaget på tilskudsansøgningen. Hvis borgeren får medhold og bliver tildelt tilskud alligevel, oprettes der en ny udbetalingssag.
Det er en god idé at navngive sagerne efter en fast struktur. En navngivningsstruktur kunne være [myndighedsservice] - [arbejdsproces] - [borgernavn].
Ved at følge enkeltsagsprincippet og en fast navngivningsstruktur er det nemmere at oprette personlige, dynamiske søgninger i F2. Søg for eksempel efter sagstitlen "Tilskud til vilde haver - Udbetaling." Listen viser dig alle sager, hvor disse ord indgår i titlen.
