Afsend Digital Post via e-Boks
| Indholdet på denne side er senest opdateret til F2 version 11. cBrain arbejder på højtryk med at levere den nyeste dokumentation af F2. I mellemtiden kan du læse om de nyeste funktioner og ændringer i vores release notes. |
Klargøring af en Digital Post til e-Boks starter med angivelsen af en modtager. Denne skal være oprettet i F2’s partsregister med et CPR- eller CVR-nummer. Det skyldes, at der kun kan sendes Digital Post via e-Boks i F2, hvis modtageren har et CPR- eller CVR-nummer.
Det er inden afsendelse muligt at undersøge, om modtageren er tilmeldt e-Boks, ved at klikke på feltet Hent modtagerens tilmeldingsstatus. Se figuren nedenfor.
Digital Post kan også sendes til flere modtagere på én gang ved at kopiere akten og flette til sagens parter. Dette er yderligere forklaret i afsnittet Masseafsendelse af Digital Post.
Afsendelse af Digital Post via e-Boks er på få væsentlige områder forskellig fra den måde, der normalt sendes e-mails på i F2.
Når en akt skal sendes som en almindelig e-mail, skrives e-mailteksten i aktdokumentet (aktens skriverude), og der vedhæftes eventuelle bilag til e-mailen. Ved afsendelse ser modtageren teksten i aktdokumentet.
Når der sendes Digital Post via e-Boks i F2, sendes aktdokumentet ikke med. I stedet udgør det første bilag i akten selve e-mail-teksten, som modtageren ser.
Rækkefølgen af de bilag, som vedlægges akten, er derfor afgørende for en korrekt håndtering af Digital Post sendt via e-Boks.
Titlen på akten bliver brugt som titlen på Digital Post-forsendelsen, når den modtages. Titler på dokumenter bliver til titler for dokumenter, der er vedhæftet Digital Post.
Fremgangsmåden for at sende Digital Post via e-Boks i F2 er:
-
Opret en akt med e-Boks-visning, som beskrevet ovenfor.
-
Vedhæft et Word-dokument, som udgør selve e-mailen, og skriv teksten i dokumentet.
-
Vedhæft eventuelle yderligere dokumenter efter det første Word-dokument (selve e-mailen) på akten.
Ret bilagstitler inden afsendelse
F2 giver mulighed for at rette titlen på vedhæftede bilag før afsendelse. Dette er vigtigt, hvis flere bilag har samme titel, da e-Boks i så fald vil afvise forsendelsen.
Nedenstående advarsel vises ved forsøg på at sende Digital Post, der indeholder flere bilag med samme titel.
Ud over den særlige håndtering af Digital Post-forsendelser er der også nogle begrænsninger hos e-Boks i forbindelse med afsendelse fra F2:
-
De vedhæftede dokumenter skal kunne konverteres til PDF-filer, da kun PDF-filer håndteres via e-Boks.
-
Den samlede forsendelsesstørrelse må højst være 10 MB.
-
Titlen på forsendelsen må maks. udgøre 50 tegn.
-
Akten må højst indeholde et hoveddokument og 10 bilag.
Akten sendes fra F2 som Digital Post via e-Boks ved klik på Send. Herefter leveres den i modtagers indbakke i e-Boks. Det forudsætter dog, at modtageren er tilmeldt e-Boks og har accepteret at modtage Digital Post fra afsender via e-Boks.
Af aktens status fremgår det, at den er placeret i afsendelseskø. Det er ikke muligt at fjerne akten fra afsendelseskøen, trække den tilbage eller flytte rundt på akter i køen. Det er muligt at ændre aktens status, gemme akten og gå videre til næste. Akten ligger i afsendelseskø, indtil den er afleveret af e-Boks.
Følg forsendelse sendt som Digital Post via e-Boks
Det er muligt at se, hvornår den afsendte akt er blevet afleveret som Digital Post hos modtageren via e-Boks. Det gøres ved at klikke på ”Mine sendte akter” i listevisningen i F2’s hovedvindue og derefter åbne den akt, som blev sendt som Digital Post. På den åbne akt står status for forsendelsen øverst, som vist nedenfor.
Klik på Opdater som vist ovenfor for at se, om forsendelsen er modtaget i e-Boks eller ej. Det giver blandt andet mulighed for at dokumentere, om brevet er kommet frem til modtageren.
Hvis modtageren ikke har tilmeldt sig e-Boks eller har valgt ikke at modtage Digital Post fra afsenderen via e-Boks, fejlmarkeres akten med en advarselstrekant 
. Akten sendes også tilbage til afsenderens indbakke med besked om, at modtageren ikke er tilmeldt e-Boks.
Åbnes en fejlmarkeret e-Boks-akt, fremgår det på selve akten, at den ikke er afsendt til modtager.
| Det er muligt at opsætte en overvågning af e-Boks-forsendelser i F2. Opsætningen sker på den enkelte organisations server i samarbejde med cBrain, så eventuelle fejlede e-Boks-forsendelser rapporteres direkte til organisationens F2-ansvarlige. |
Masseafsendelse af Digital Post
Det er muligt at sende Digital Post via e-Boks til mange modtagere på én gang. Det gøres ved at tilføje modtagerne på sagen i feltet ”Sagens parter”, som vist nedenfor.
Ved masseafsendelse af Digital Post skal feltet ”Til” på akten ikke udfyldes. Klik i stedet på pil-ned ved Kopier akt og vælg Flet til sagsparter.
Dialogen ”Flet til sagsparter” åbner. Her kan du vælge, hvem af sagens parter der skal modtage Digital Post.
Klik på OK for at begynde fletningen. F2 opretter en ny akt for hver valgt part på sagen, lægger akterne på sagen og sætter de relevante parter som modtagere på akterne. Hvis der er sat hak i feltet ”Send til modtager”, afsendes de også med det samme.
Med modulet F2 Flettekoder er det også muligt at flette oplysninger ind i breve, såsom navne og datoer, ved masseafsendelse.