Vedhæft dokumenter
Du kan vedhæfte et eller flere dokumenter, såsom Word-, Excel- og PowerPoint-filer, til en akt. Ud over dokumenterne kan du også vedhæfte en eller flere akter som aktbilag eller PDF. Vedhæftning af dokumenter og akter kræver skriveadgang til dokumenter eller fuld skriveadgang til akten. Du kan vedhæfte dokumenter og akter, selvom akten ikke er i redigeringstilstand.
Nedenstående figur viser en akt, hvor der er vedhæftet tre dokumenter og en akt som PDF (1).
I menugruppen ”Dokumenter” (2) findes funktioner til at vedhæfte dokumenter fra henholdsvis Microsoft Office-skabeloner, fra din PC og fra F2. De enkelte funktioner gennemgås i de følgende afsnit.
Håndtering og arbejde med aktdokumenter beskrives i artiklen Aktdokumentet.
Nyt dokument fra skabeloner
Menupunktet Nyt dokument fra skabeloner åbner dialogen ”Vælg dokumentskabelon", hvorfra der med udgangspunkt i tilgængelige personlige eller fælles dokumentskabeloner kan oprettes et nyt Office-dokument direkte på akten.
I venstre side af vinduet kan du se en liste over tilgængelige skabeloner, og du kan bruge søgefeltet over listen af skabeloner til at søge efter en bestemt skabelon. I højre side af vinduet kan du se et preview af skabelonen. I båndet kan du også trykke på Egenskaber for at se dokumentetskabelonens egenskaber eller Eksportér for at gemme en kopi af skabelonen uden for F2.
Vælg den ønskede dokumentskabelon og klik på Opret i båndet. Angiv en titel på dokumentet, og klik på OK.
F2 åbner dokumentet i det tilknyttede program. Er der eksempelvis tale om et tekstdokument, åbner det i Word eller lignende skriveprogram. Det er computerens opsætning, der afgør, hvilket program der åbner.
Du kan nu bearbejde dokumentet i programmet, som du ville have gjort, hvis dokumentet var åbnet fra computeren. Dokumentet er koblet til akten. Derfor kan du bare redigere dokumentet i programmet, gemme og lukke dokumentet, når du er færdig. F2 gemmer automatisk dokumentet på akten.
| Hvis Word eller et andet program holder op med at virke, vil F2 gemme fortløbende versioner, så du ikke mister din tekst eller ændringer. |
Alle brugere kan oprette deres egne dokumentskabeloner. Enheds- og fælles dokumentskabeloner oprettes af brugere med privilegiet ”Skabelonadministrator”.
Vedhæft
Ved klik på menupunktet Vedhæft åbner Windows Stifinder. Her kan du vælge en fil, som vedhæftes den åbne akt. Det er dermed identisk med funktionen Vedhæft fil, som gennemgås nedenfor.
I dropdown-menuen til ”Vedhæft” findes følgende muligheder:
I det nedenstående gennemgås de enkelte undermenupunkter.
Vedhæft fil
Denne funktion gør det muligt at finde og vedhæfte dokumenter fra din PC og eksterne medier såsom USB-drev, DVD osv.
Klik på Vedhæft fil for at åbne Windows Stifinder. Her kan du vælge den fil, som skal importeres til F2. Du kan også vedhæfte en fil ved at trække den til aktens dokumentområde.
| Mapper kan ikke overføres til F2, kun deres indhold (filer). |
Import af fil ved brug af importmappen
En fil kan importeres til F2 ved brug af importmappen i Windows Stifinder. Importmappen findes her: %AppData%\cBrain\F2\F2 Arkivmappe.
I mappen lægger du den eller de filer, du ønsker at importere. F2 opretter herefter en akt per importeret fil, hvor akttitlen får navn efter filnavnet. Du bliver sat som ansvarlig på akten.
I figuren nedenfor vises et eksempel på en importmappe i Windows, der indeholder filen ”F2 Kompendium.pdf”. Så snart fokus skiftes til F2, opretter F2 en akt med titlen ”F2 Kompendium”, hvorpå filen ”F2 Kompendium.pdf” er vedhæftet.
Vedhæft akter fra F2
Menupunktet ”Vedhæft akter fra F2” giver mulighed for at tilføje akter som bilag til en akt.
Klik på Vedhæft akter fra F2 for at åbne vinduet ”Vælg akter”. I vinduet er samme søgemuligheder som i F2’s hovedvindue. Disse anvendes til at udpege en eller flere akter, der skal vedhæftes den åbne akt.
Opbygningen af søgevinduet og vedhæftningsprocessen er yderligere beskrevet i afsnittet Vedhæft dokument fra F2. Særlig for vedhæftning af akter er, at der skal vælges format for akten, dvs. om kopierne ønskes som ”Aktbilag” eller ”PDF” i menugruppen "Format".
Vælges ”Aktbilag”, vedhæftes akten som et aktbilag. Et aktbilag indeholder aktdokumentet, en oversigt over aktens metadata i en PDF-version samt alle aktens vedhæftede dokumenter i originalt format. Et aktbilag vises i dokumentområdet som en mappe, der kan ”foldes ud” til en liste af dokumenter.
Vælges ”PDF”, vedhæftes en samlet PDF-version af akten, som indeholder aktens metadata, aktdokumentet og aktens vedhæftede dokumenter.
I afsnittet Vedhæftede akter i dokumentområdet beskrives, hvordan en vedhæftet akt ser ud.
Du kan kopiere en eller flere akter til en akt ved at markere det ønskede antal akter i hovedvinduet og trække dem over på den pågældende akt. Akterne vedhæftes som aktbilag.
Du kan bruge den samme metode, hvis du vil kopiere dokumenter fra hovedvinduet til en akt.
Vedhæftede akter i dokumentområdet
Vedhæftes en akt som PDF, vises PDF’en i dokumentområdet sammen med øvrige dokumenter.
Vedhæftes en akt som aktbilag, vises den i dokumentområdet med et mappeikon, der kan foldes ud for at vise aktdokumentet, en PDF med en oversigt over aktens metadata og aktens vedhæftede dokumenter i originalt format.
Den vedhæftede akt er en kopi af originalen.
Du kan skrive rettelser til en vedhæftet akts dokumenter. Skal ændringerne også slå igennem i originalen, højreklikker du på det pågældende dokument i dokumentområdet, og vælger Overskriv original.
Inden indholdet overskrives, beder F2 dig om at bekræfte overskrivningen.
Det er ikke muligt at vedhæfte en akt med formatet ”Aktbilag”, hvis akten, der vedhæftes, selv har et aktbilag. Forsøger du at gøre dette, spørger F2 om du vil vedhæfte akten uden dens aktbilag.
Hvis du i stedet vælger formatet ”PDF”, når akten med aktbilag vedhæftes, vil det vedhæftede aktbilag blive en del af den samlede PDF.
En e-mail kan indeholde andre e-mails som vedhæftninger, som igen kan indeholde vedhæftede akter eller dokumenter. Når en sådan e-mail bliver importeret til F2, oprettes alle vedhæftninger som dokumenter på akten. Det betyder, at strukturen fra e-mailen ikke bliver afspejlet i F2.
Vedhæft dokument fra F2
Menupunktet ”Vedhæft dokument fra F2” giver dig mulighed for at finde og kopiere vedhæftede filer fra andre akter til den aktuelle akt.
Klik på Vedhæft dokument fra F2 for at åbne vinduet ”Vælg dokumenter”. I vinduet er samme søgemuligheder som i F2’s hovedvindue. Disse anvendes til at udpege en eller flere dokumenter, der skal vedhæftes akten.
Vælg visning af "Dokumenter" over resultatlisten. Markerer du et dokument, vises det i et preview i højre side af vinduet.
Dobbeltklik på et dokument for at vedhæfte det og lukke dialogen. Det pågældende dokument kopieres og vedhæftes dermed den aktuelle akt.
Det er også muligt at tilføje flere dokumenter på samme tid. Vælg de ønskede dokumenter, og klik på Tilføj dokument(er) øverst i dialogen. Når alle de ønskede dokumenter er valgt, klikker du på OK, og de valgte dokumenter kopieres og vedhæftes akten.
I båndet på fanen ”Søgevindue” er der følgende muligheder:
| Funktion | Beskrivelse |
|---|---|
|
Når en eller flere dokumenter er markeret i resultatlisten eller placeret i feltet ”Valgte dokumenter” i dialogens bånd, klikkes der på OK for at vedhæfte dokumenterne til akten. |
|
Lukker vinduet uden at vedhæfte dokumenter til akten. |
|
Klik på Vælg flere dokumenter for at vise feltet ”Valgte dokumenter”. Når feltet er synligt, er funktionen inaktiv, uanset antallet af dokumenter i feltet. F2 skifter automatisk, hvis et eller flere dokumenter markeres, og der klikkes på Tilføj dokument(er). Fjernes alle dokumenter fra ”Valgte dokumenter”, skifter F2 automatisk tilbage til Vælg ét dokument. På den måde er det let at holde styr på, om et eller flere dokumenter er ved at blive vedhæftet. |
|
Tilføjer de markerede dokumenter fra resultatlisten. De valgte dokumenter vises i feltet ”Valgte dokumenter” i dialogens bånd. |
|
Feltet ”Valgte dokumenter” viser de dokumenter, der er valgt. Skal et dokument alligevel ikke vedhæftes akten, klikkes på krydset |
|
Fjerner alle dokumenter fra feltet ”Valgte dokumenter” i dialogens bånd. |
|
Giver mulighed for at foretage en avanceret søgning vha. metadatafelter. |
| Du kan også vedhæfte aktdokumenter fra andre akter, men vedhæftede aktdokumenter kan ikke redigeres. |
Markér flere dokumenter, og kopiér dem til en akt
Det er muligt at kopiere flere dokumenter til en akt ved at markere en eller flere dokumenter i hovedvinduet for herefter at trække dem over på akten.
Åbn F2’s hovedvindue samt den akt, som dokumentet skal kopieres over på, som vist nedenfor.
Klik på en liste såsom ”Min indbakke” i venstre side af hovedvinduet, og klik herefter på Dokumenter for at få vist samtlige dokumenter i resultatlisten.
Markér det eller de dokumenter, der skal kopieres over på akten, og træk herefter dokumenterne fra hovedvinduet over på akten med ”drag and drop”, som vist nedenfor.
Slip dokumenterne i dokumentområdet for at kopiere dem over på akten.
Vedhæft dokument fra samme sag
Menupunktet ”Vedhæft dokument fra samme sag” ligner ”Vedhæft dokument fra F2”. Der er dog den forskel, at førstnævnte funktion begrænser de dokumenter, der kan vedhæftes, så du kun ser dem, som er tilknyttet samme sag som den akt, hvorfra menupunktet åbnes.
Klik på Vedhæft dokument fra samme sag for at åbne vinduet ”Vælg dokumenter”. Vinduet viser automatisk dokumenter fra sagen, som akten er tilknyttet. Udpeg en eller flere dokumenter fra sagen, der skal vedhæftes akten.
Vinduet ”Vælg dokumenter” er nærmere beskrevet i afsnittet Vedhæft dokument fra F2 ovenfor.
Vedhæft bilag fra modtagne e-mails
"Vedhæft bilag fra modtagne e-mails" er aktivt, hvis en e-mail er oprettet som svar til en anden e-mail.
Menupunktet giver en hurtig og enkel måde at vedhæfte samtlige dokumenter, der er vedhæftet den e-mail, som den aktuelle e-mail er et svar på.