Preview af vedhæftede dokumenter
F2 genererer et preview af alle dokumenter, der er vedhæftet akten. Markeres et vedhæftet dokument i dokumentområdet på akten, vises et preview af dokumentet i stedet for skriveruden nederst i aktvinduet.
| Preview viser altid kommentarer og ændringsmarkeringer i Word-dokumenter. Det betyder også, at print via PDF viser disse, medmindre de fjernes i det originale Word-dokument. |
Store, vedhæftede billeder skaleres ned, så billedet automatisk tilpasses aktens preview og vises i fuld størrelse. Se eksempel nedenfor.
Aktens dokumentområde
Til højre i aktvinduet er dokumentområdet, hvor aktdokumentet og aktens vedhæftede dokumenter ligger. Marker et dokument i dokumentområdet, for at se et preview af dokumentet i aktens skriverude. Dobbeltklik på et dokument for at redigere det. Dokumentet åbner i det relevante program.
I dokumentområde kan du ændre rækkefølgen på dokumenterne. Træk i et dokument for at flytte det. Rækkefølgen kan være vigtig, for eksempel hvis du udskriver den samlede akt som PDF.
Udvid dokumentområdet
Dokumentområdet kan udvides ved klik på Udvid dokumentområdet nederst i dokumentområdet.
Området kan igen minimeres ved klik på Minimer dokumentområdet.
Du kan ændre bredden på dokumentområdet ved at trække i dets grå kant med markøren. Når aktvinduet åbnes, har dokumentområdet som standard den senest valgte bredde for den pågældende aktvisningstype. I dialogen "Personlige indstillinger" kan du vælge, om F2 skal huske bredden af dokumentområdet.
Ikoner for vedhæftede dokumenter
Ikonet for et vedhæftet dokument, der vises i dokumentområdet, afhænger af brugerens installerede programmer. F2 viser altid ikonet for det program, som brugerens computer har som standardprogram for en given filtype. Det er også det program, et vedhæftet dokument åbnes i, når det åbnes fra F2.
Højrekliksmenu på vedhæftet dokument
Højreklik på et dokument i dokumentområdet for at vælge funktioner til at redigere og arbejde med dokumentet. Menupunkterne i højrekliksmenuen afhænger af, hvilket type dokument du klikker på, og hvilke moduler og konfigurationer der er del af din F2-installation.
I det følgende forklares de enkelte funktioner i højrekliksmenuen.
| Funktion | Beskrivelse | ||
|---|---|---|---|
”Ret dokument” |
Er aktiv, når du har rettighed til at rette dokumentet. Funktionen åbner den vedhæftede fil i det relevante redigeringsprogram, eksempelvis Word, Excel eller PowerPoint. Du skriver, gemmer og lukker i redigeringsprogrammet. Når dokumentet lukkes, opdateres dokumentet automatisk på akten. Læs mere om redigering af dokumenter. |
||
”Vis i skrivebeskyttet tilstand” |
Åbner den vedhæftede fil i skrivebeskyttet tilstand i det relevante redigeringsprogram, eksempelvis Word, Excel eller PowerPoint. Da dokumentet er i skrivebeskyttet tilstand, kan du ikke opdatere dokumentet i F2 ved brug af denne funktion. |
||
"Anonymisér dokument" |
Åbner dokumentet i Cleardox, hvor du kan arbejde med anonymisering af dokumentet. Dokumentet skal være i PDF-format.
|
||
”Vis PDF” |
Åbner dokumentet som PDF-fil. |
||
”Eksportér fil…” |
Åbner et Windows Stifinder-vindue, som gør det muligt at gemme en kopi af dokumentet på din computer.
|
||
”Erstat indhold” |
Åbner et Windows Stifinder-vindue, og lader dig erstatte det vedhæftede dokument med et andet dokument. Det er ikke muligt at erstatte indhold, hvis dokumentet er i redigeringstilstand. |
||
”Indsæt min underskrift” |
Indfletter en eventuel underskriftsfrase i dokumentet. Kræver modulet F2 Underskrevet Godkendelse. |
||
”Tjek ud”/”Tjek ind”/”Annuller tjek ud”/”Åbn tjek ud mappe” |
Gør det muligt at tjekke et vedhæftet dokument ud af F2 til den lokale computer og arbejde videre uden for F2 for senere at tjekke dokumentet ind igen. Funktionen anvendes, når der skal arbejdes offline med dokumenter. Læs mere i afsnittet Tjek dokumenter ud og ind. |
||
”Slet” |
Sletter det vedhæftede dokument på akten. Funktionen åbner en dialog, hvor du har mulighed for at oprette en ny version af akten. Det gør det muligt at finde dokumentet på den tidligere version af akten. Det er kun muligt at slette et dokument, hvis brugeren har rettigheder til at redigere i akten, og akten ikke er låst. |
||
"Vedhæft som PDF" |
Danner og vedhæfter en PDF-kopi af et vedhæftet dokument direkte fra aktvinduet. Kopien får samme titel som det oprindelige dokument. Dens placering følger systemindstillingen for, om vedhæftede dokumenter placeres øverst eller nederst i dokumentområdet. |
||
”Upload ny PDF…” |
Giver mulighed for at uploade en PDF-fil som PDF-version af det vedhæftede dokument. Dette anvendes typisk, når et originalt dokument er adgangsbeskyttet, men der stadig er behov for at have en PDF-version, der fortæller lidt om indholdet af dokumentet, som alle kan se. |
||
”Gendan PDF” |
Giver mulighed for at tvinge systemet til at lave en ny PDF-version af dokumentet. Dette kan være relevant, hvis den nuværende PDF-version ikke ser ud som forventet. |
||
"Vælg afsendelsesformat" |
Er akten en e-mail, kan du vælge i hvilket format vedhæftede dokumenter skal afsendes i. Du kan vælge imellem:
Valg af afsendelsesformat kræver modulet Metadata Remover. |
||
"Vis dokumentversioner" |
Åbner vinduet "Dokumentversioner", som viser en liste over tilgængelige versioner af dokumentet. Læs mere om Dokumentversioner. |
||
"Annuller brugers redigering" |
Er kun vist, hvis en anden bruger er i gang med at redigere dokumentet. Funktionen annullerer brugerens mulighed for at gemme dokumentet i F2. Læs mere om at annullere og overtage arbejdet med et dokument. |
||
”Egenskaber” |
Åbner dialogen "Egenskaber", der viser dokumentets egenskaber. |
||
”Kopier link til dokument” |
Kopierer et link til dokumentet og placerer det i udklipsholderen. |
Tjek dokumenter ud og ind
Et dokument kan tjekkes ud af F2 og lægges lokalt på computeren. Når dokumentet tjekkes ud, har du mulighed for at arbejde på det, mens F2 er offline. Det kræver "Skriveadgang til dokumenter" at kunne tjekke et dokument ud.
Sæt akten med det relevante dokument i redigeringstilstand. Højreklik på det dokument, der skal tjekkes ud, og vælg Tjek ud. Dokumentet bliver lagt i mappen: %appdata%\cBrain F2\Tjek ud\\{unikt id}\. Et hængelåssymbol på det udtjekkede dokument i dokumentområdet viser, at det er midlertidig låst i F2. Hvis en bruger forsøger at redigere et dokument, der er tjekket ud af en anden bruger, blokerer F2 for redigering med en fejlbesked.
For at lægge det redigerede dokument tilbage i F2, åbner du dets akt i redigeringstilstand. Højreklik på dokumentet i F2 og vælg Tjek ind. F2 identificerer automatisk den lokale kopi af dokumentet og erstatter det på akten.
Det er muligt at annullere en anden brugers udtjek, hvis du eksempelvis skal overtage arbejdet med dokumentet. Højreklik på det udtjekkede, låste dokument, og klik på Annullér brugers redigering. Herefter kan dokumentet tjekkes ud på ny. Du kan annullere en brugers udtjek, uanset om akten er i læse- eller redigeringstilstand.
Forskellen på ”Eksportér fil…” og ”Tjek ud” er følgende:
-
Ved ”Eksportér fil…” vælger brugeren selv, hvor dokumentet skal placeres på den lokale computer. F2 holder ikke styr på, at dokumentet er kopieret ud af F2. Flere brugere risikerer derfor at arbejde på samme materiale på samme tid.
-
Ved ”Tjek ud” kopieres dokumentet til en bestemt F2 Windows-mappe med et unikt id. F2 holder styr på, at dokumentet er tjekket ud. Det gør det hurtigere og lettere at tjekke det rigtige, opdaterede dokument ind i F2 igen.
Dokumentversioner
F2 opretter en ny version af et dokument, hver gang en bruger redigerer og gemmer dokumentet. Den nye version bliver den aktive dokumentversion, men du har mulighed for at se tidligere versioner. I vinduet "Dokumentversioner: [Filnavn på dokument]" får du overblik over alle versioner af et vedhæftet dokument på en akt. I vinduet er det bl.a. muligt at fastholde specifikke dokumentversioner, så de ikke slettes i eventuelle oprydningsjob i F2s database. Kontakt cBrain for mere information om at opsætte automatiske oprydningsjob.
| En konfiguration styrer, om vinduet "Dokumentversioner" er tilgængeligt. Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain. |
Højreklik på et dokument, og vælg Vis dokumentversioner for at se tilgængelige versioner af det valgte dokument. Vinduet "Dokumentversioner" åbner.
I vinduet kan dokumentversionerne sorteres efter følgende kolonner:
| Kolonne | Beskrivelse |
|---|---|
"Oprettelsesdato" |
Angiver oprettelsesdato for dokumentversionenen. |
"Opretter" |
Angiver navn på den bruger, der har oprettet dokumentversionen. |
"Versionsnummer" |
Angiver hvilket nummer i rækken dokumentversionen er. Det højeste nummer angiver den nuværende aktive dokumentversion. |
"Fasthold" |
Er der et hak i denne kolonne, angiver det, at dokumentversionen bliver fastholdt og dermed ikke bliver slettet ved en eventuel oprydning i F2s database. |
Øverst i vinduet "Dokumentversioner" er funktioner til at arbejde med dokumentversionerne. I det følgende forklares de enkelte funktioner.
| Funktion | Beskrivelse |
|---|---|
"Genopfrisk" |
Opdaterer listen med de nyeste dokumentversioner. Funktionen er særlig relevant, hvis du har haft vinduet åbent i et stykke tid og andre brugere har gemt nye dokumentversioner af det pågældende dokument. |
"Åbn dokumentversion" |
Åbner den valgte dokumentversion i det relevante program. Dokumentet kan kun åbnes i læsetilstand og du kan ikke gemme eventuelle ændringer, du laver til dokumentet. Ønsker du at overskrive den aktive dokumentversion med en tidligere dokumentversion, skal du først eksportere den tidligere dokumentversion ud af F2 og derefter bruge funktionen "Erstat indhold" i højrekliksmenuen for dokumenter. |
"Eksporter" |
Åbner Windows Stifinder, hvor dokumentversionen kan gemmes på en placering på din computer, så du kan eksportere dokumentet ud af F2. |
"Fasthold" |
Fastholder dokumentversionen, så den ikke bliver slettet ved eventuelle oprydningsjobs i F2s database. Ved klik på Fasthold åbner dialogen "Fasthold dokumentversion". 
Figur 8. Dialogen ”Fasthold dokumentversion”
I dialogen kan du skrive en begrundelse for, hvorfor du ønsker at fastholde dokumentversionen. Klik OK for at fastholde dokumentversionen eller Fortryd for at lukke dialogen igen uden at fastholde. |
"Frigiv" |
Frigiver dokumentversionen, så den ikke længere er fastholdt og dermed vil blive slettet ved eventuelle oprydningsjobs. Funktionen er kun aktiv, når en markeret dokumentversion er fastholdt. |
Vinduet "Dokumentversioner" kan åbnes fra højrekliksmenuen flere forskellige steder:
-
Aktvinduets dokumentområdet.
-
Preview i hovedvinduet og sagsvinduet.
-
Dokumentvisning af resultatlister
| F2 fastholder allerede automatisk dokumentversioner i forbindelse med godkendelseshandlinger. Bliver en godkendelse eksempelvis returneret, vil den returnerede version af dokumentet blive gemt. Disse dokumentversioner vises ikke i oversigten i "Dokumentversioner", men kan tilgås i godkendelsesloggen. Læs mere om dokumentversioner i godkendelser. |
Egenskaber
I dialogen "Egenskaber" vises egenskaber for det pågældende dokument. Du kan redigere i nogle af egenskaberne, såsom dokumentets titel og information om arkiveringsform og arkivplacering.
| Akten, som dokumentet er vedhæftet, skal være i redigeringstilstand, før du kan redigere i dokumentets egenskaber. |
På fanebladet "Generelt" findes følgende felter:
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
"Titel" |
Angiver titel på dokumentet. Du kan redigere i titlen. |
"Beskrivelse" |
Angiver en beskrivelse af dokumentet. |
"Eksternt ID" |
Angiv et eksternt id. |
"Inkludér ved automatisk oprettelse af svar ved endelig godkendelse" |
Dokumenter kan opsættes til at blive inkluderet på en automatisk oprettet akt, når et godkendelsesforløb godkendes endeligt. Dette kræver modulet F2 Underskrevet Godkendelse. |
På fanebladet "Detaljer" findes følgende felter:
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
"ID" |
Angiver internt id for dokumentet. |
"Filtype" |
Angiver filtypen på dokumentet. |
"Størrelse" |
Angiver filstørrelsen på dokumentet. |
"Arkiveringsform" |
Angiv om dokumentet er rent elektronisk og dermed 100 % arkiveret i F2, eller om dele af dokumentet (eller eventuelt hele indholdet) er arkiveret fysisk. Det kan eksempelvis være tilfældet ved modtagelse af store indbundne bøger eller kort i meget stort format, som ikke er velegnet til indskanning. Du kan vælge mellem:
|
"Arkivplacering" |
Er arkiveringformerne ”Helt eller delvist digitalt” og ”Papir” valgt i feltet "Arkivplacering", kan du her angive, hvor dokumentet kan findes, for eksempel ”Arkivet, reol 4, hylde 3, plads 5”. |
Nederst på fanebladet ”Detaljer” vises informationer om PDF-versionen af det vedhæftede dokument.
Her ses, om PDF-versionen er lavet af F2 eller uploadet af en bruger. Fanen viser også, hvornår PDF-versionen er lavet samt en status på PDF-genereringen af det vedhæftede dokument.