Møder i F2 Manager 2
På F2 Manager 2 har du adgang til sager, akter og dokumenter, der er overført til appen i forbindelse med møder og projekter. Materialet er tilgængeligt i den periode, der er valgt i F2 Desktop, når sager og møder synkroniseres via mødetyperne ad hoc-møder og F2 Møder.
Tryk på Møder nederst i båndet på F2 Manager 2 for at få vist en oversigt over dine møder.
I venstre side vises listen af møder (1). Du kan søge efter møder med kalenderen og søgefeltet over kalenderen (2). Når du trykker på en dag, vises møder for denne dag øverst. Dine efterfølgende møder i den pågældende uge vises nedenunder i kronologisk rækkefølge. Når du trykker på et møde i listen, vises dagsordenen i et preview i højre side (3). På båndet over previewet er funktioner til at læse mødet (4). Over båndet er metadata for det valgte møde i form af titel, mødetidspunkt og antallet af dagsordenspunkter (5).
Mødetyper
F2 opererer med to forskellige mødetyper: ad hoc-møder og møder, der er oprettet gennem modulet F2 Møder. Begge mødetyper optræder på F2 Manager 2 i samme visning bortset fra, at aktdokumentet vises som et særskilt dokument på dagsordenen for møder oprettet med F2 Møder.
Et ad hoc-møde overføres til F2 Manager 2, når en sag synkroniseres til iPad’en fra F2 Desktop.
Møder oprettes i F2 Desktop og er tilgængelige gennem modulet F2 Møder. I modsætning til ad hoc-møder, der automatisk overføres i forbindelse med, at en sag synkroniseres til F2 Manager 2, bruges F2 Møder med henblik på oprettelse og planlægning af møder i F2 Desktop uafhængigt af F2 Manager 2. Dagsordenspunkters tilstand skal sættes til "Udkast" eller "Endeligt" for, at de synkroniseres til F2 Manager 2.
Mødelisten
Møder vises i mødelisten med titel, mødetidspunkt og antallet af dagsordenspunkter. Listen er sorteret efter mødetidspunkt. Møder markeret som heldagsmøder i F2 Desktop findes øverst på listen.
Søg efter møder
For at finde et specifikt møde, vælger du dagen for mødet i kalenderen. I appens "Indstillinger" kan du vælge, om møder kun skal vises for den valgte dag eller for en uge ad gangen. Brug pilene for at navigere mellem ugerne. I søgefeltet over mødelisten kan du søge efter møder på den dag, du har valgt eller på fremtidige møder, der ligger efter dags dato. Du kan vælge om søgningen skal inkludere afholdte møder med knappen Medtag afholdte møder. Knappen vises når du har indtastet noget i søgefeltet. Søg på mødetitel, mødedeltageres navne, dagsordenspunkters titel og akt-ID samt vedhæftede dokumenters titel.
Funktioner i båndet ved møde
Du finder menupunkter til at arbejde med mødet i båndet over previewet.
Når båndet er kort, samler menupunkterne sig under dropdown-menuen "Mere".
Funktionerne gennemgås her:
| Funktion | Beskrivelse |
|---|---|
"Fuld skærm" |
Vis det valgte indhold på hele skærmen. |
"Opdel skærm" |
Vend tilbage til standardvisningen. |
"Vis alle punkter" |
Fold alle dagsordenspunkter ud. |
"Skjul alle punkter" |
Fold alle dagsordenspunkter sammen. |
Læs og annotér dagsorden
Hvert møde har en dagsorden, som består af akter, der danner de enkelte dagsordenspunkter. Du kan læse og annotere dagsordenspunkterne og deres vedhæftede dokumenter.
Når du trykker på et møde i listen i venstre side, vises dagsordenen i previewet i højre side. Dagsordenspunkterne er foldet sammen, og antallet af vedhæftede dokumenter vises ud for vedhæft-ikonet på hvert punkt. Tryk på et dagsordenspunkt for at folde det ud og se punktets vedhæftede dokumenter. Ulæste dokumenter er markeret med fed. Over dagsordenen står mødedeltagere og eventuel beskrivelse af mødet.
Tryk på Fuld skærm i båndet for at vise dagsordenen på hele skærmen. Tryk på Opdel skærm for at vende tilbage til standardvisningen.
Tryk på Vis alle punkter for at folde alle dagsordenspunkter ud på det valgte møde. Tryk på Skjul alle punkter for at folde dagsordenspunkterne sammen igen.
Læs dagsordenspunkt og dokumenter
Når et dagsordenspunkt er foldet ud, kan du læse dets vedhæftede dokumenter. Tryk på et dokument for at åbne det eller tryk på Åbn dagsordenspunkt for at åbne selve dokumentet, der hører til dagsordenspunktet. Dagsordenspunktdokumentet er aktdokumentet på den pågældende akt.
Når du åbner et dagsordenspunkt eller et dokument på dagsordenspunktet, åbnes dagsordensvisningen.
I dagsordensvisningen vises dagsordenen som en liste i venstre side. Vedhæftede dokumenter til et dagsordenspunkt foldes ud i listen, når du trykker på punktet. Antallet af vedhæftede dokumenter for et dagsordenspunkt vises ud for vedhæft-ikonet på punktet. Ulæste dokumenter er markeret med fed i listen.
Tryk på et dagsordenspunkt eller et vedhæftet dokument for at vise det i previewet i højre side.
Tryk på Fuld skærm i båndet for at vise det valgte dokument på hele skærmen. Tryk på Opdel skærm for at vende tilbage til dagsordensvisningen.
Dagsorden for møder oprettet med F2 Møder
Møder på F2 Manager 2, der er oprettet med F2 Møder viser dagsordenspunkter på en anden måde end møder oprettet som ad hoc-møder. Når en akt tilknyttes et dagsordenspunkt i F2 Møder, vedlægges akten og dens dokumenter som bilag til dagsordenspunktet. Det er derfor muligt at til- eller fravælge om aktdokumentet for den eller de akter, der tilknyttes dagsordenspunktet skal vises som et dokument på F2 Manager 2. Dagsordenspunktdokumentet viser en eventuel beskrivelse, der er tilføjet til dagsordenspunktet.
Annotér dagsordenspunkt og dokumenter
Du kan annotere dagsordenspunktet og dets vedhæftede dokumenter. Tryk på det ønskede dokument i dagsordensvisningen, og tryk på Annotér i båndet for at åbne det valgte dokument i annoteringstilstand.
I annoteringstilstand er kassen med annoteringsværktøjer som standard i bunden af skærmen. Du kan flytte kassen ved at trykke på den og rykke den til det ønskede sted. F2 Manager 2 husker, hvor du har placeret kassen, når du åbner et dokument i annoteringstilstand.
Tryk på det ønskede værktøj i kassen for at anvende det. Læs mere om værktøjerne.
Tryk på Fortryd i værktøjslinjen øverst for at fortryde dine seneste annoteringer og gå tilbage til dagsordensvisningen.
Tryk på Gem i værktøjslinjen øverst for at gemme dine seneste annoteringer og gå tilbage til dagsordensvisningen.
Du kan også lave tekstannoteringer i dokumentet. Tryk på tekstboksikonet 
i værktøjslinjen for at åbne en tekstboks i dokumentet.
Tryk på tekstboksen, og skriv din tekst ved hjælp af tastaturet. Du kan ændre tekstboksens størrelse ved at trække i den lille blå plet i højre side. Du flytter tekstboksen ved at trykke på den, mens du rykker dens position i dokumentet.
Tryk på det runde menuikon i øverste højre hjørne af tekstboksen for at åbne en menu, hvor du kan vælge skrifttype, skriftstørrelse, tekstfarve og baggrundsfarve. Fra menuen kan du fjerne tekstboksen igen ved at trykke på Fjern.
Tryk på blyantsikonet i værktøjslinjen for at vise kassen med de andre annoteringsværktøjer.
Hvis dokumentet allerede indeholder annoteringer, kan du skifte mellem dem med knapperne Forrige annotering og Næste annotering.
Dokumentet med annoteringerne gemmes som PDF-fil på F2 Manager 2 og i F2 Desktop. Når du åbner dokumentet igen på F2 Manager 2, kan du vælge at se PDF-filen med dine annoteringer eller du kan vælge at skjule annoteringerne og se det originale dokument.
PDF-filen med annoteringerne kan tilgås fra F2 Desktop, hvor alle annoterede dokumenter fra møder samles på én sag. Filnavnet for PDF’en bliver "[Oprindelig titel] (annoteret af [brugernavn])".
I listen i dagsordensvisningen markerer et blyantsikon, at dokumentet er annoteret.
| Er der sket ændringer i det originale dokument efter du har annoteret det, såsom hvis en anden bruger har opdateret dokumentet i F2 Desktop, skal du være opmærksom på, at du kan komme til at overskrive dine oprindelige annoteringer, hvis du annoterer den nye version af det originale dokument. |
Adgang til annoterede dokumenter i F2 Desktop
F2 samler automatisk alle annoterede dokumenter fra møder i en sag med titlen ”F2 Manager arkiv for [Brugernavn]”, uanset hvilken sag dokumenterne oprindeligt var tilknyttet. Dokumenterne er i PDF-format. F2 opretter en akt for hvert dagsordenspunkt, som har et annoteret dokument tilknyttet. Hvis et dagsordenspunkt har flere annoterede dokumenter tilknyttet, bliver dokumenterne gemt på samme akt.
Det er som udgangspunkt kun brugeren selv, der har adgang til sagen ”F2 Manager arkiv for [Brugernavn]” og sagens annoterede dokumenter, da adgangsniveauet for akterne automatisk sættes til "Involverede" og sagen adgangsbegrænses til brugeren selv. Annoteringerne forbliver således private og kan ikke fremsøges af andre brugere. Som med andre akter i F2 er det muligt at dele akterne med andre brugere, eksempelvis ved at ændre adgangsniveauet eller ved at chatte akten.
| Det er via en konfiguration muligt at vælge, at sagen ikke skal adgangsbegrænses. Akterne på sagen har stadig adgangsniveauet "Involverede". |
Chat på dagsordenspunkt
Du kan chatte på de enkelte dagsordenspunkter, der ligger på F2 Manager 2. Når du chatter på et dagsordenspunkt, chatter du på den akt, der ligger til grund for punktet. Er der en chat på et dagsordenspunkt, vises den på fanen "Chat" over previewet af dagsordenspunktet. Fra båndet kan du oprette en ny chat.
Du har en samlet oversigt over alle dine chats på F2 Manager 2 i chatlisten.
Opret ny chat på dagsordenspunkt
Tryk på Ny chat i båndet for at oprette en chat på det valgte dagsordenspunkt.
En dialogboks åbner, hvor du kan tilføje chatdeltagere. F2 Manager 2 foreslår dine hyppigst brugte chatdeltagere. Når du begynder at skrive i feltet "Søg efter deltagere", søger F2 Manager 2 efter brugere i F2’s partsregister. Du kan tilføje flere chatdeltagere på én gang.
Når du har tilføjet dine ønskede deltagere, trykker du på OK for at oprette chatten. Tryk på Fortryd, hvis du ikke ønsker at oprette chatten.
Når du trykker OK åbner chatvinduet.
Dine valgte chatdeltagere vises øverst i chatvinduet. Du kan skrive din besked i skrivefeltet nederst. Tryk på send chat-ikonet for sende din besked.
Chatten er også tilgængelig på chatlisten.
Se chat på dagsordenspunkt
Når der er en eller flere chats på et dagsordenspunkt, vises fanen "Chat" over previewet af dagsordenspunktet. Er der en ulæst chat på et dagsordenspunkt, vil fanen "Chat" være markeret med fed på det pågældende punkt og selve chatten vil også være markeret med fed.
Tryk på en chat for at åbne chatvinduet.
I listen i dagsordensvisningen markerer et chatikon også, hvis der er chattet på et dagsordenspunkt og hvor mange chats der er på det pågældende punkt.
