Funktioner i F2 tilføjelsesprogram til Microsoft Outlook
Fra sidepanelet har du adgang til udvalgte F2-funktioner. De forskellige funktioner bliver gennemgået i de næste afsnit.
Før overførsel til F2
Efter du er logget ind, vises de muligheder, du har for den eller de valgte e-mail(s). Fra sidepanelet kan du sagsplacere e-mailen på eksisterende sager, vælge adgangsniveau og overføre dine e-mails til F2 som akter. Det er en god idé at sikre, at du har valgt den rigtige sag, adgangsniveau og eventuel journalisering, inden du overfører, da du ikke kan ændre dine valg i Outlook, når overførslen er fuldført.
| Du kan overføre e-mails fra de fleste mapper i Outlook. Kladde-mappen tillader dog ikke overførsel til F2. |
Du kan trykke på Overfør til F2 (1) uden at gøre mere, hvis e-mailen skal overføres som akt uden sagsplacering og ændring i adgangsniveau.
Adgangsniveau
Adgangsniveauet følger indstillingerne for sagshjælpen i F2. Som udgangspunkt kan du vælge følgende i dropdown-menuen "Adgang" (2):
-
Involverede
-
Enhed
-
Alle.
Sagsplacering
Akten kan tilknyttes en eksisterende sag i F2, men det er ikke muligt at oprette en ny sag direkte fra Outlook. I tilfælde hvor sagen endnu ikke er oprettet, skal du overføre e-mailen uden at placere den på en sag og oprette en ny sag i din F2-installation.
I søgefeltet "Sag" (3) kan du fremsøge eksisterende sager. Tilføjelsesprogrammet er fuldt integreret med F2. Eventuelle adgangsbegrænsninger gælder derfor også i Outlook. Hvis du ikke har adgang til en sag i F2, kan du ikke finde og placere din e-mail på den pågældende sag fra sidepanelet. Du kan vælge om akten skal journaliseres med tjekboksen Markér til journalisering.
Søgefeltet kommer med forslag, når du har indtastet mindst to tegn, men en mere præcis søgning gør det nemmere at finde den rigtige sag. Du kan både søge efter sagens navn og sagens nummer. Søgefeltet finder derefter alle sager, hvor den indtastede søgestreng optræder.
Efter overførsel til F2
Når du har valgt adgangsniveau og eventuel sagstilknytning, trykker du på Overfør til F2 for at flytte e-mailen til F2. Herefter vil den få et grønt mærkat, der indikerer, at e-mailen er overført. Den overførte e-mail placeres i din F2-indbakke.
| En e-mail fra Outlook kan kun overføres til F2 én gang. Hvis den oprettede akt i F2 bliver slettet, vil e-mailen fortsat være markeret som overført i Outlook, og det vil ikke være muligt at overføre den igen. |
Hvis en overførsel mislykkes, bliver ikonet på e-mailen rødt. Når der er et rødt ikon, er det muligt at forsøge overførslen igen.
Når du åbner en overført e-mail i Outlook, kan du se information om akten og eventuelt sagsnummer. Disse informationer findes under afsenders navn.
| Sagsnummer vises kun i Outlook, hvis sagsplaceringen er foretaget igennem sidepanelet. Ved akter, som er placeret på en sag efter overførsel til F2, vises kun akt-id. |
Ved overførte e-mails kan du også finde F2-oplysningerne i sidepanelet. Her har du også mulighed for at gå direkte til akten i F2 ved at trykke på knappen Åbn i F2.
Masseoverførsel
Du kan overføre op til 99 e-mails på samme tid. Du kan dog ikke vælge sag, adgangsniveau og journalisering individuelt. Skal e-mails f.eks. placeres på forskellige sager eller have forskelligt adgangsniveau, er du nødt til at overføre dem separat.
For at overføre flere e-mails skal du markere dem i den pågældende mappe i Outlook. Det kan du for eksempel gøre ved at holde Shift-tasten nede, mens du klikker på de e-mails, du ønsker at overføre. Hvis du kommer til at vælge en e-mail der allerede er overført, bliver denne blot ignoreret i masseoverførslen.
Ved overførsel af flere e-mails viser sidepanelet status for overførslen:
-
En kø med antallet af overførte e-mails ud af det samlede antal af e-mails til overførsel.
-
Succesbeskeder.
-
Fejlbeskeder.
-
Info beskeder, der f.eks. fortæller, hvis en mail er for stor til masseoverførsel.
Du kan arbejde videre i Outlook, mens overførslen er i gang, men du kan ikke sætte en ny overførsel i gang. Det er dog vigtigt, at sidepanelet forbliver åbent, mens overførslen er i gang. Det kan du sikre ved at fastgøre det med knappenåls-ikonet i øverste højre hjørne af sidepanelet.