Parter

Personer og organisationer kaldes i F2 for parter. Begrebet part dækker ikke kun de personer og organisationer, en myndighed er i kontakt med, men også interne brugere og enheder i F2.

Du finder alle parter i F2 i partsregisteret. Herfra kan du og dine kolleger få overblik over organisationens parter. Det er også her, I opretter og vedligeholder eksterne parter.

Administratorer vedligeholder interne parter i dialogen ”Enheder og brugere”.

Brugen af forskellige typer parter kan variere: For eksempel kan alle parter sættes som modtager på e-mails, mens det kun er brugere og enheder, der kan indgå i teams. Typisk brug indebærer, at du på den ene eller anden måde knytter parter til akter og sager. Når dette sker, hentes partens oplysninger fra partsregistret og kopieres over på akten/sagen med de oplysninger på parten, som er gældende på kopieringstidspunktet. Det betyder, at hvis en part på et senere tidspunkt eksempelvis skifter adresse, og dette ændres i partsregisteret, ændres adresseoplysningerne ikke på de akter eller sager, hvor parten allerede er tilknyttet.

Typer af parter i F2

I F2 kan parterne groft opdeles i interne og eksterne parter. Videre kan interne parter deles op i brugere og enheder, mens eksterne parter kan opdeles i fælles og private parter.

Interne brugere: Brugere, som oprettes og vedligeholdes i F2 under enheder og brugere. Flyttes en bruger fra en enhed i F2 til en anden, slår denne ændring også igennem i partregistret.

Interne enheder: Enheder, som grupperer brugere i F2, og som oprettes og vedligeholdes under enheder og brugere. Enhederne fungerer både som modtager/afsender på e-mails, der ikke sendes til/fra en specifik medarbejder i et kontor, men også som udgangspunkt for automatisk oprettede distributionslister.

Fælles eksterne parter: Parter, som oprettes af en bruger med privilegiet ”Partsredaktør” eller automatisk. Det sker automatisk i F2, når der via F2 modtages eller afsendes en e-mail, og hvor afsender/modtager ikke er kendt af partsregistret.

Private eksterne parter: Parter, som oprettes manuelt, og hvor opretter ikke har privilegiet ”Partsredaktør”, vil oprettes under private parter. Parter, som oprettes under ”Privat”, kan kun ses og vedligeholdes af den bruger, som har oprettet dem.