Administration og vedligehold

Du kan redigere og slette eksterne parter gennem partsregisteret. Det kræver dog privilegiet "Partsredaktør" for "Ekstern part" at redigere eller slette de fælles eksterne parter. Arbejdsgangen er ens uanset typen af ekstern part.

Interne parter, dvs. brugere og enheder, vedligeholdes af en administrator med de relevante privilegier. Nogle af de funktioner, som gennemgås på denne side, kan også være tilgængelige for interne parter.

Højreklik på en part i partsregisterets resultatliste. Er parten en knude for andre parter, kan du højreklikke i listevisningen. Højrekliksmenuen er ens for eksterne parter uanset, hvordan du tilgår den.

Figur 1. Højreklik på ekstern part

I højrekliksmenuen på en ekstern part har du forskellige vedligeholdsmuligheder:

Brug Skift billede eller Fjern billede for at sikre, at parten repræsenteres med et passende billede.
Er parten placeret det forkerte sted i hierarkiet, kan du flytte den til en anden knude med Flyt parter.
Tjek og opdatér evt. partens oplysninger ved at vælge Egenskaber. Dette åbner partsegenskabsdialogen.
Vælg Slet parter for fuldstændigt at fjerne parten fra F2’s partsregister.

Hold Ctrl nede, og vælg flere parter i resultatlisten, før du højreklikker for at flytte eller slette flere parter samtidigt.

Tilføj eller skift billede

I partsregisteret er det muligt at tilføje, skifte og fjerne billeder på interne og eksterne parter. Billeder tilføjes og skiftes ved at vælge Skift billede i højrekliksmenuen på parten i partsregisteret.

Figur 2. Højreklik på part

I dialogen ”Skift billede” kan du vælge et billede fra et lokalt eller eksternt drev på computeren ved klikke på knappen Gennemse. Vælg størrelsen af det valgte billede med zoom-knapperne - og +. Klik herefter på OK. Billedet er nu tilføjet eller skiftet.

Figur 3. Dialogen ”Skift billede”

Flyt parter

Du kan flytte parter rundt mellem knuder under den type, de tilhører. Det betyder, at du eksempelvis kan flytte parter fra knuden "Private" til knuder, du har oprettet under kategorien, og tilsvarende for knuder af fælles eksterne parter, du har privilegiet "Partsredaktør" for.

Når du højreklikker på en eller flere parter i partsregisteret (1) og vælger Flyt parter, åbner dialogen "Flyt parter". Her kan du se det hierarki, du kan vælge en knude fra (2), og du kan søge efter en specifik knude, hvis du kender oplysninger som navn eller e-mail (3). Vælg den nye placering (4) og klik på OK for at foretage flytningen.

Figur 4. Flyt 3 valgte parter til en underknude til "Ekstern part"

Opsæt "Ikke til stede" for enheder

Du kan opsætte "Ikke til stede" for enheder. Højreklik på en enhed i partsregistret for at få adgang til funktionen.

Figur 5. Opsæt 'ikke til stede' for en enhed

Klik på Opsæt 'ikke til stede' for at åbne det tilsvarende dialogvindue. Aktivér 'ikke til stede' for enheden ved at sætte hak i tjekboksen og angiv den ønskede periode. Du kan indtaste en dato eller vælge en fra kalenderen. Derudover kan du også skrive et autosvar, som brugere vil modtage, når de forsøger at kontakte enheden under fraværsperioden.

Hver afsender modtager autosvaret kun én gang.

Figur 6. Dialogvinduet "Opsæt 'ikke til stede'"

Funktionen er tilgængelig, hvis du har privilegiet "Brugeradministrator", "Enhedsadministrator" eller "Decentral enheds- og brugeradministrator" for enheden eller en overordnet enhed. Du kan også få adgang til funktionen, hvis du har en jobrolle i enheden ved hjælp af en konfiguration. Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain.

Partsegenskabsdialogen

Du kan danne dig overblik over både interne og eksterne parters oplysninger gennem partsegenskabsdialogen. Her vedligeholder du også eksterne parters oplysninger, hvis du har adgang til det. Dialogen kan åbnes fra alle steder, en part optræder i F2, ved at højreklikke på vedkommende og vælge Egenskaber.

I dialogen er en række faner, der viser den valgte parts oplysninger. Fanernes navne og indhold afhænger af, om der vises en bruger, en enhed eller en ekstern part.

Brugere vises med følgende faner:

Fanen Generelt viser grundlæggende oplysninger, herunder brugernavn og kontaktoplysninger.
Fanen Privat viser adresse og CPR-nummer.
Fanen Andet viser brugerens eventuelle ejerskab over e-mailkonti og opsætning som part i F2.

Enheder vises med følgende faner:

Fanen Generelt viser grundlæggende oplysninger, herunder placering i organisationen og kontaktoplysninger.
Fanen Adresse viser adresse og hjemmeside.
Fanen Opsætning viser enhedens eventuelle synkroniserings- og e-mailindstillinger.

Eksterne parter, både fælles og private, vises med følgende faner:

Fanen Generelt viser grundlæggende kontaktoplysninger, herunder telefonnummer og adresse.
Fanen Identifikation viser oplysninger fra CPR og andre eksterne registre.
Fanen Andet viser opsætning som part i F2 og yderligere kontaktinformationer, herunder hjemmeside.

Hvis din organisation har en integration til CPR, er det også fra denne dialog, at du henter de seneste oplysninger.

Når partsegenskabsdialogen tilgås fra en akt, viser F2 øverst i dialogen en besked om, at parten siden tilføjelsen til akten kan være opdateret samt et link til parten i partsregisteret.

Figur 7. Partsegenskaber på henholdsvis akt og i partsregister

Det kan konfigureres, hvilke felter i partsegenskabsdialogen der skal være synlige og redigerbare. Både synligheden og redigerbarheden af enkelte felter kan afhænge af faktorer såsom privilegier, roller og licenser. Det er for eksempel muligt at gøre feltet "Adresse" redigérbart for den aktuelle bruger. Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain.