Opret ny akt

Indholdet på denne side er senest opdateret til F2 version 11. cBrain arbejder på højtryk med at levere den nyeste dokumentation af F2. I mellemtiden kan du læse om de nyeste funktioner og ændringer i vores release notes.

Klik på Ny akt i enten hoved-, akt- eller sagsvinduet for at oprette en akt.

Figur 1. Opret ny akt

En dialog åbner, hvor du kan angive en række informationer.

Figur 2. Oprettelse af ny akt

Udfyld følgende felter:

Felt

Beskrivelse

”Titel”

Skriv aktens titel.

”Emneord”

Du kan gennem en konfiguration tilføje muligheden for at kunne vælge emneord til en ny akt direkte fra dialogen.

Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain.

”Sag”

Tilføj en eksisterende sag til akten ved at skrive sagsnummeret eller sagstitlen i feltet. Klik på sagsikonet for at søge efter sager.

Det er også muligt at oprette en ny sag til akten. Læs mere om tilknytning af akter til sager i afsnittet Tilknyt akt til sag.

Læs mere om sager og oprettelse af sager.

Det er muligt at konfigurere bedre forslag til sager i feltet ”Sag”, så forslagene bliver mere relevante for brugeren. Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain.

”Anvend sag”

Sæt hak her for automatisk at indsætte sagsnummeret på den sag, hvis akt var markeret eller åben, da der blev klikket på Ny akt i hoved-, akt- eller sagsvinduet.

Slettes det foreslåede sagsnummer manuelt fra feltet ”Sag”, fjernes hakket automatisk i feltet ”Anvend sag”.

Aktbilag

Hvis du allerede har markeret eller åbnet en akt, når du klikker på Ny akt, får du følgende valgmuligheder:

Vedlæg ikke som aktbilag: Der vedlægges ingen akter eller aktbilag til den nye akt.
Vedlæg en kopi af bilagene: Bilag fra den markerede eller åbne akt, når ny akt vælges, kopieres til den nye akt.
Vedlæg som aktbilag: Vedlægger den markerede eller åbne akt, når ny akt vælges, som aktbilag til den nye akt. Et aktbilag består af den vedlagte akts dokumenter samt et PDF-dokument, der beskriver metadata for den vedlagte akt.
Vedlæg som PDF: Vedlægger den markerede eller åbne akt, når ny akt vælges, som et samlet PDF-dokument.

”Sæt den nye akt som svar til den aktuelle akt”

Sæt hak her for at sætte den nye akt som svarakt til den akt, der var markeret eller åben, da du klikkede på Ny akt i hoved-, akt- eller sagsvinduet.

Du kan gennem en konfiguration udstille et link i dialogen, for eksempel til organisationens retningslinjer for navngivning. Linket kan være en URL til din organisations intranet eller CMS-system, eller det kan være et f2p-link til en akt eller en sag i F2. Konfigurationer udføres i samarbejde med cBrain.

Ved klik på Opret akt åbner aktvinduet.

For at sikre at der ikke ligger akter uden titler i F2, kan en akt ikke gemmes (og heller ikke sendes), uden at den har fået en titel.

Når en akt ikke kan gemmes, vises et advarselsikon øverst i højre hjørne af aktvinduet ved siden af brugeridentifikationen. Før markøren over ikonet for at se et tooltip med årsagen til, at akten ikke kan gemmes.

Figur 3. Advarsel for nyoprettet akt uden titel

Vælg opsætning for aktvisning

Du kan vælge, hvilke typer af metadatafelter der skal vises på akten. Gå til fanen ”Indstillinger” i hovedvinduet, klik på Opsætning og vælg fanen Aktvisning i dialogen, der åbner. Her kan du vælge visningen for akter. Læs mere under Indstilling og opsætning.