Akt- og dokumentsamarbejde
| Indholdet på denne side er senest opdateret til F2 version 11. cBrain arbejder på højtryk med at levere den nyeste dokumentation af F2. I mellemtiden kan du læse om de nyeste funktioner og ændringer i vores release notes. |
Dokumenter og den akt, de ligger på, kan åbnes i redigeringstilstand uafhængigt af hinanden. Det betyder, at forskellige brugere kan redigere i akten og dens dokumenter samtidigt. Det er dog ikke muligt for brugere at redigere samme objekt (akt eller dokument) samtidigt.
| Det er en begrænset række filtyper, der kan redigeres på denne måde. Filtyperne fra Office-pakken er inkluderet som standard. Filtyperne kan konfigureres i samarbejde med cBrain. |
Redigér akter og dokumenter separat
Når du sætter en akt eller et dokument i redigeringstilstand, er det kun den pågældende akt eller dokument, der åbner til redigering. Det betyder for eksempel, at du kan arbejde med et vedhæftet dokument, mens en anden bruger samtidigt kan redigere aktens metadata uden at påvirke dit arbejde.
Et eksempel: Hanne skal skrive et brev til en borger. Hun højreklikker på det dokument, der udgør selve brevet, og vælger Ret dokument for at begynde sit arbejde. Imens finder Bent ud af, at adgangsniveauet på akten er forkert. Han klikker derfor Ret i aktvinduets bånd for at kunne redigere selve akten og dens metadata. Hanne får også hjælp af Conny med et bilag til brevet. Conny dobbeltklikker på bilagsdokumentet, og vælger at åbne det i redigeringstilstand for at arbejde med indholdet. Hannes arbejde med brevet bliver ikke påvirket.
Det kræver skriveadgang til dokumenter at redigere aktens vedhæftede dokumenter og fuld skriveadgang til akten for at redigere dens metadata. Læs mere under adgangsrettigheder.
| Sætter du en akt i redigeringstilstand, sætter du også dens akt- og eventuelle godkendelsesdokument i redigeringstilstand. Det er derfor ikke muligt for én bruger at redigere eksempelvis aktdokumentet, mens en anden redigerer aktens metadata. |
F2 bruger et blyantikon 
til at indikere, at et vedhæftet dokument redigeres af en anden bruger. Du kan se ikonet på vedhæftede dokumenter i alle vinduer. Hold markøren over dokumentet for at se et tooltip om, hvem der redigerer dokumentet, og hvornår de begyndte deres arbejde.
Et eksempel: Haral arbejder på et bilag til et Word-dokument. Han vil gerne skrive en reference til bilaget ind i dokumentets tekst, men kan se i aktens dokumentområde, at der allerede er en bruger, der redigerer dokumentet. Han holder markøren over dokumentet, og et tooltip fortæller ham, at kollegaen Hanne begyndte at redigere akten for et par timer siden. Haral ved derfor, at åbner han Word-dokumentet for at redigere det, risikerer Hanne at miste to timers arbejde. Da Hanne er færdig med at redigere dokumentet og har gemt og lukket det, forsvinder blyanten på ikonet med det samme hos Haral. Han kan derfor se, at det er sikkert at åbne og redigere dokumentet.
Du kan også vælge at overtage arbejdet med et dokument fra en anden bruger.
Overtag arbejdet med en akt
Når en anden bruger har sat akten i redigeringstilstand, skifter menupunktet Ret til Overtag redigering i båndet. Du kan derfor se, at akten redigeres, og du får muligheden for at overtage arbejdet. Hvis du overtager arbejdet med en akt, kan den anden bruger ikke gemme sine ændringer.
Du skal have fuld skriveadgang til en akt for at overtage den fra en anden bruger, som redigerer den.
| Chat gerne din kollega først, inden du overtager redigering af vedkommendes akt. |
Klik på Overtag redigering for at overtage arbejdet med en akt, inklusive dens akt- eller godkendelsesdokument.
I dialogen Akten redigeres af en anden bruger kan du se, hvem der redigerer akten, og hvornår de begyndte. Klik Overtag redigering for at fortsætte.
| Har du har overtaget redigeringen ved en fejl, er det muligt at gøre det om. Klik på Fortryd i båndet for at give brugeren, du overtog akten fra, mulighed for igen at gemme sit arbejde. |
Når du overtager redigeringen, bliver den anden bruger straks notificeret af F2 om, at du har overtaget akten.
Brugeren, du overtog fra, kan ikke gemme sine ændringer, men kan klikke Fortryd i aktens bånd for at fortryde sine ændringer. Herefter kan akten lukkes.
Hvis den anden bruger forsøger at gemme sine ændringer, efter du har afsluttet din redigering af akten, fortæller F2, at der er en ny version af akten. Brugeren kan klikke Ja i dialogen for at fortryde sine ændringer og vise den seneste version af akten.
Hvis brugeren vælger at klikke Nej i dialogen, vil brugerens tekst stadig være synlig. Dermed får brugeren mulighed for at gemme sin tekst et andet sted. Dialogen dukker op igen, når brugeren lukker akten. Nu kan brugeren klikke Ja i dialogen og få vist de seneste ændringer.
Du kan også vælge at overtage arbejdet med et af aktens vedhæftede dokumenter.